水利工程建设项目档案管理规程
水利工程建设项目档案管理规程
ICS 93.160 CCS P 55 河 DB13 北 省 地 方 标 准 DB 13/T 5329—2021 水利工程建设项目档案管理规程 Rules for the arrangement of water conservancy project archives 2021 - 01 - 21 发布 河北省市场监督管理局 2021 - 02 - 21 实施 发 布 DB13/T 5329—2021 目 次 前言..................................................................................................................................................................... II 1 范围................................................................................................................................................................. 1 2 规范性引用文件............................................................................................................................................. 1 3 术语和定义..................................................................................................................................................... 1 4 基本规定......................................................................................................................................................... 2 5 组织机构及职责任务..................................................................................................................................... 3 6 档案分类方案及编号..................................................................................................................................... 4 7 纸质文件收集与整理..................................................................................................................................... 4 8 照片文件收集与整理..................................................................................................................................... 7 9 录音录像文件收集与整理............................................................................................................................. 8 10 实物档案收集与整理................................................................................................................................... 8 11 项目文件归档............................................................................................................................................... 9 12 项目电子文件............................................................................................................................................. 10 13 档案著录..................................................................................................................................................... 11 14 档案管理..................................................................................................................................................... 12 15 档案验收..................................................................................................................................................... 13 16 档案移交..................................................................................................................................................... 15 附 录 A （资料性） 水利工程建设项目文件归档范围和保管期限.......................................................... 16 附 录 B （资料性） 竣工图编制要求...........................................................................................................22 附 录 C （规范性） 案卷编目.......................................................................................................................25 附 录 D （规范性） 档号章........................................................................................................................... 30 附 录 E （资料性） 水利工程建设项目档案管理情况登记表.................................................................. 31 附 录 F （资料性） 纸质档案案卷著录表.................................................................................................. 32 附 录 G （资料性） 纸质档案卷内文件著录表.......................................................................................... 33 附 录 H （资料性） 实物档案著录表...........................................................................................................34 附 录 I （资料性） 档案验收申请表...........................................................................................................35 附 录 J (资料性) 档案交接单...................................................................................................................36 I DB13/T 5329—2021 前 言 本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起 草。 本文件由河北省水利厅提出并归口。 本文件起草单位：沧州市水利工程质量技术中心、河北省水利工程质量安全技术中心、沧州水利勘 测设计院、中电建路桥集团有限公司、沧州水利工程处、沧州昊海水利工程质量检测有限公司、河北华 禹工程咨询有限公司等。 本文件主要起草人：王彩玲、沈秀云、樊永治、贾玉玲、刘兴旺、刘思鸣、修海臣、张子敏、樊琨、 王娅菲、杨青、马英娜、郭小刚、孟高原、袁栋栋、郝林平、王永庆、冯象千、张文凯、崔宏才、陈雷、 韩迪、沈鑫策、薛宝东、张文斌、李寿海、蒋根华、赵文广。 II DB13/T 5329—2021 水利工程建设项目档案管理规程 1 范围 本文件规定了水利工程建设项目档案管理的基本规定，组织机构及职责任务，档案分类方案及编 号，明确了纸质文件、照片文件、录音录像文件、实物档案的收集与整理，项目文件归档，项目电子 文件，档案著录、管理、验收、移交等要求。 本文件适用于新建、改建、扩建等水利工程及水利工程的除险加固、维修养护，其它工程可参照 执行。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文 件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适 用于本文件。 GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 28 建设项目档案管理规范 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 69 纸质归档文件装订规范 DA/T 78 录音录像档案管理规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 水利工程建设项目 water Conservancy projects 在质量、工期和投资目标条件约束下，涉及防洪、除涝、灌溉、发电、引水、供水、滩涂治理、 水土保持、围垦、移民、水资源保护等工程形成固定资产的一次性建设活动。 3.2 收集 collect 按照档案形成的规律，把分散的项目文件进行接收、征集的过程。 3.3 整理 tidying up 1 DB13/T 5329—2021 按照一定的原则，对项目文件进行鉴定、分类、 排列、编目、装订、编页、装盒、排架，使之有 序化的过程。 3.4 档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用于固定、反应档案类别和排列顺序的一组代码。 3.5 立卷 generating test paper 将有联系的若干份有保存价值的文件材料经过分类、编目而组成案卷的一个过程。 3.6 归档 place on file 将处理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理后交项目法人档案管理机构的过程。 3.7 水利工程建设项目档案 hydraulic Engineering 水利工程建设项目在前期立项、建设实施、生产准备、竣工验收等工程建设全过程中形成的具有 保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等不同形式的项目文件。 3.8 项目电子档案 digital project archive 项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系的电子文件及其相关过程信息的 集合。 3.9 水利工程建设项目档案验收 archives acceptance of water conservancy construction project 水行政主管部门依法组织的水利工程建设项目档案专项验收。 3.10 水利工程建设项目档案移交 file transfer of water conservancy construction project 项目法人将项目档案交运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。 4 基本规定 4.1 档案管理要求 4.1.1 档案管理应按照“统一领导、分级管理、各负其责、有效利用”的原则，实行集中统一管理。 4.1.2 档案管理应融入项目建设全过程,与工程建设管理同步实施。 4.1.3 各参建单位应通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过 程控制。 4.1.4 各参建单位均应配备满足档案管理工作需要的人员、经费、设施、设备等管理资源。 4.1.5 项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满足建设、管理、监督、运行和维护等活动在证 据、责任和信息等方面的需要。 4.2 档案保管期限 4.2.1 水利工程建设项目档案保管期限分为永久和定期两种，定期分为 30 年和 10 年。 4.2.2 同一卷内有不同保管期限的文件时，保管期限应从长。 2 DB13/T 5329—2021 5 组织机构及职责任务 5.1 组织机构 5.1.1 各级水行政主管部门应负责项目档案工作的监督、检查和指导。 5.1.2 项目法人应明确档案工作的分管领导，设立或明确与工程建设管理相适应的档案管理机构。 5.1.3 各参建单位应配备满足工作需要的档案管理人员，在工程建设期间保持相对稳定，不得随意更 换。如确因特殊原因进行工作变动的,必须对其负责的应归档文件办理交接手续。 5.1.4 项目档案人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经 过项目档案管理业务培训。 5.1.5 项目法人应建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门和参建单位参与的水利工程档案管 理工作网络，并建立沟通协调机制。 5.2 职责任务 5.2.1 项目法人职责任务 5.2.1.1 应对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准；业务上接受档案行政管理 部门和上级主管部门的监督、指导。 5.2.1.2 应在招投标文件中明确项目文件管理要求。与其他参建单位签订合同、协议时，应设立专门 章节或条款，明确项目文件管理责任，包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、 整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文 件和档案的检查、审查责任。 5.2.1.3 应建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档等情况进行考核。对 参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价；合同款完工结算、支付 审批时，应审查项目文件归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。 5.2.1.4 应负责制定符合本工程建设实际的项目文件管理和档案管理相关制度，包括档案管理办法、 档案分类大纲和分类方案、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案整编细则，并组织协调工程管 理相关部门和参建单位实施。 5.2.1.5 应负责制定项目档案工作方案，对其他参建单位进行项目文件管理和归档交底。 5.2.1.6 应按档案行政管理部门和主管部门相关规定，做好项目档案验收的准备和整改工作，并向上 级水行政主管部门进行档案管理登记。 5.2.2 5.2.2.1 5.2.2.2 5.2.2.3 5.2.2.4 5.2.2.5 5.2.3 项目法人档案管理机构职责任务 应负责监督指导工程管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作。 应组织工程管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培训。 应参加工程建设重要会议、重大活动、阶段性检查验收和竣工验收。 应负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。 应负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作。 项目法人工程管理相关部门职责任务 5.2.3.1 应负责对项目技术文件的规范性提出要求，组织对勘察、设计、监理、施工（或总承包）、 质量检测、供货等单位归档文件完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。 5.2.3.2 应负责对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。 3 DB13/T 5329—2021 5.2.4 其他参建单位职责任务 5.2.4.1 应建立符合项目法人要求的项目文件管理制度和档案管理制度，报项目法人确认后实施。 5.2.4.2 负责所承担工程项目文件的收集、整理和归档工作，接受项目法人的监督和指导。 5.2.4.3 监理单位负责对所监理项目的归档文件进行检查，履行审核签字手续，提交工程档案专项审 核报告。 5.2.4.4 实行总承包的建设项目，总承包单位应负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档 工作的组织协调。建立总承包范围内的项目档案工作组织，履行档案管理职责和任务。各分包单位应 负责其分包部分项目文件的收集、整理，提交总承包单位审核，总承包单位应签署审查意见。 6 档案分类方案及编号 6.1 档案分类方案 6.1.1 分类原则 6.1.1.1 6.1.1.2 6.1.1.3 6.1.1.4 6.1.1.5 6.1.2 应结合有关规定和工程实际编制档案分类方案。 应根据项目档案的内容、特点和形成规律统一分类标准。 应符合逻辑性、实用性、可扩展性,并保持相对稳定。 应反映项目从立项到竣工验收期间整个工程建设活动的全过程。 应满足信息化要求。 分类方法 按照项目档案形成阶段、区段、标段、专业、内容等特征进行分类。 6.2 档案编号 6.2.1 编号原则 6.2.1.1 应遵循唯一性、合理性、连续性、稳定性、扩充性和简单性的原则。 6.2.1.2 应保持整个项目档案的有机联系，档案编号体系连续完整，归档权限分明，有利于项目档案 的分类整理、归档、统计、检索、保管和利用。 6.2.1.3 应按类别确定，不分保管期限、不分年度编制，且不应有空号。 6.2.2 编号方法 按照工程建设各阶段、参建单位的分标方案、项目划分及归档文件类别，结合监理（施工）标段 代号、合同编号统一编制。 7 纸质文件收集与整理 7.1 收集 7.1.1 项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全。水利 工程建设项目文件归档范围及保管期限表见附录 A。 7.1.2 项目法人应依据附录 A 的表 A.1，结合项目建设内容、特点、管理模式等特征制定符合项目实 际的项目文件归档范围和保管期限表。 4 DB13/T 5329—2021 7.1.3 项目划分多个标段时，不同标段项目档案应分别收集。 7.1.4 项目文件应在办理完毕后及时收集，并实行预立卷制度。 7.1.5 收集的文件应格式规范、内容准确、文字清晰、页面整洁、编号规范、签字及盖章完备。 7.1.6 归档的文件应为原件，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况。 7.1.7 对表格类文件应格式统一，填写规范，不需填写的部分写“无”或“/”或“以下为空白字样”。 7.1.8 文件（第一套）必须为正本、原件，因故用复制件归档时，应加盖复制件提供单位的公章或档 案证明章，确保与原件一致。 7.2 7.2.1 整理 整理要求 7.2.1.1 按照“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，项目文件应由形成单位进行整理。 7.2.1.2 涉及多个单位共同形成或请示与批复的项目文件，各单位均应收集整理，为避免重复归档， 宜参照附录 A 的表 A.1 进行项目文件整理。 7.2.1.3 应兼顾项目档案的种类、数量及厚度，以“卷（册）”为保管单位分类整理 7.2.1.4 竣工图是水利工程档案的重要组成部分，一般由施工单位负责编制，须符合竣工图编制要求 见附录 B。 7.2.2 分类组卷 7.2.2.1 组卷应保持卷内文件材料之间的有机联系，组卷合理，整理规范，符合档案管理要求，便于 保管和利用。 7.2.2.2 项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中招标投标、合同协议文件按招 标的标段、合同组卷；勘察设计文件按阶段、专业组卷；施工技术文件按单位工程、分部工程或阶段、 结构、专业组卷；信息系统开发文件按应用系统组卷；设备制造、采购文件按专业、系统、台套组卷； 监理（监造）文件按监理（监造）的合同标段、事由结合文种组卷；科研文件按科研项目（课题）组 卷；试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。 7.2.3 排列 7.2.3.1 案卷按工程建设程序、项目划分、专业和内容排列。 7.2.3.2 项目前期文件、项目管理文件按主题、事由排列；施工文件按综合管理、施工技术支撑、施 工（安装）记录、检测试验、评定验收排列；信息系统开发文件按需求、设计、实施、测试、运行、 验收排列；设备文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列； 监理 （监造）文件按依据性、工作性文件顺序排列；科研项目文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成 果、结题验收排列；生产准备、试运行、竣工验收文件按主题、事由排列。 7.2.3.3 卷内文件顺序按照印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；通知 在前，回复在后；文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；批复在前，请示在后的原则进行排列。 7.2.4 案卷编目 7.2.4.1 案卷编目包括案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目录，案卷编目见附录 C。 7.2.4.2 卷内文件页码编写： a) 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号； b) 每卷单独编号，统一使用自动号码机编写页号，用阿拉伯数字从 1 依次标注； 5 DB13/T 5329—2021 c) 页号编写位置单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。 折叠后的图纸一律在右下角； d) 图册或印刷成册的文件材料，自成一卷的，如果页号连续完整，沿用原页号；如果已有页号 且不连续应重新编写页号； e) 案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目录不编写页号。 7.2.4.3 案卷封面编制： a) 案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式； b) 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。案卷封面 式样见图C.1； c) 案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设 备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称、文件标题、文种等； d) 立卷单位，应填写负责组卷单位全称或规范简称； e) 起止日期，应填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（年度应填写四位数字， 月和日应分别填写两位数字，下同）； f) 保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限； g) 密级，应填写卷内文件的最高密级，没有密级的不录； h) 档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号，需向档案馆移交 的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。分类号，应根据项目法人单位档案分类方案设 定的类别号确定。项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代 号确定。目录号，填写目录编号。案卷号，应按一定顺序填写档案排列后的流水号，录入形 式为1、2、3……。 7.2.4.4 卷内目录编制： a) 卷内目录应排列在卷内文件首页之前，卷内目录式样见图C.2； b) 序号，应填写卷内文件的排列流水号，录入格式为001、002、003……； c) 责任者，应填写文件形成者或第一责任者； d) 文件编号，应填写卷内文件的发文字号或图号，应照实抄录，不能省略，没有文号（或相关 代号）的可不填写； e) 文件题名，应填写卷内文件的标题。文件无标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要 内容，应自拟题名或补充题名，拟写标题外应加“［ ］”符号； f) 日期，应填写文件的形成日期，竣工图应填写编制日期。“一份文件材料”涉及多个日期时， 原则上填写最晚的日期；对于只有月份没有日期的文件均填写01日（月报、年报除外）； g) 页号应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号； h) 页数应填写每件文件总页数； i) 备注可根据实际填写需注明的情况。 7.2.4.5 卷内备考表编制： a) 卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，或直接印制在卷盒内底面。卷内备考表式样见图 C.3； b) 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说 明的问题。如：添加、移出文件情况、复印件问题； c) 立卷单位的立卷人和检查人应在卷内备考表上签名，年、月、日应按立卷、审核时间填写； d) 互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。 7.2.4.6 6 案卷脊背编制： DB13/T 5329—2021 a) b) c) 7.2.4.7 a) b) c) d) 7.2.5 案卷脊背印制在卷盒侧面，案卷脊背式样见图 C.4； 案卷题名、保管期限、档号，填写方法同 7.2.4.2； 案卷脊背项目可根据需要选择填写。 案卷目录编制： 案卷目录应包括案卷题名、档号、保管期限及其他特征，案卷目录式样见图 C.5； 序号，应填写登录案卷的流水顺序号。档号、案卷题名、保管期限，填写方法同 7.2.4.3； 总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和； 备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。 案卷装订 7.2.5.1 案卷排列顺序：案卷封面、卷内目录、归档文件、备考表（印制在案卷封底）。 7.2.5.2 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 7.2.5.3 案卷装订采用三孔一线的方法。孔距 90mm，位置在案卷左侧中部，距订口边 12mm～15mm。 装订要求符合 DA/T 69 的规定。 7.2.5.4 不能装订的证书、标签、商标、说明书等材料，应装于封口的档案袋中作为一卷，并附卷内 目录和备考表，在卷内备考表中说明不能装订的材料所在原案卷的档号及位置，案卷封面应用 A4 纸打 印并粘贴在档案袋正面。 7.2.5.5 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，档号章式样见附录 D。 7.2.5.6 案卷内不应有空白页，金属物要剔除。超出卷盒幅面的文件材料应叠装成 A4 纸大小。不易 装订的文件材料应进行托裱（如水泥、粉煤灰的合格证、检验报告），破损的文件材料应修复。 7.2.5.7 外文资料应保持原案卷及文件材料排列顺序、文号。同类型的案卷可按顺序装盒装满为止。 7.2.5.8 案卷不宜过厚，文字材料案卷厚度一般不超过 20mm，图纸案卷厚度一般不超过 50mm。 7.2.6 案卷装具 7.2.6.1 卷皮（案卷封面、封底）采用 150 克无酸牛皮纸，规格为 298mm×212mm。 7.2.6.2 卷盒外表面规格为：310mm×220mm×D（单位为 mm，D 表示卷盒脊背厚度，可根据需要设定）， D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm、70mm、100mm 等。 7.2.6.3 卷盒采用 220g 以上的单层无酸牛皮纸版双裱压制，封口处采用 ABS 工程塑料插仟。 7.2.6.4 卷盒式样应符合 GB/T 11822 的规定。 8 8.1 照片文件收集与整理 收集 8.1.1 各参建单位应根据档案归档范围，结合工程项目实际，对本单位形成的归档照片与纸质档案对 应收集，筛选优化、互为印证。 8.1.2 照片、数码照片、说明（含主要人物、时间、地点、事由、背景、摄影者等要素）应三者齐全， 缺一不可。 8.1.3 对反映同一内容的若干数码照片，应选择具有代表性的收集，收集照片应具备主题鲜明、影像 清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 8.1.4 收集归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片的内 容和 EXIF 信息进行修改和处理。 7 DB13/T 5329—2021 8.2 整理 8.2.1 对反映同一内容的数码照片应选择有代表性的照片印制成纸质标准照片，并按照片编号装入照 片册内，入册立卷。 8.2.2 纸质照片应与数码照片编号相对应，注明互见号。 8.2.3 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式整理存储。 8.2.4 存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别 （封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。 8.2.5 照片分类，按施工标段、单位工程、形成阶段、专业、内容等特征进行组卷。 8.2.6 照片排列，按类别分类，结合时间、重要程度等进行排列。 8.2.7 照片案卷，由封面、卷内目录、芯页、备考表和封底组成。 8.2.8 照片编号，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。 8.2.9 照片册的封面、扉页、照片档案总说明、册内照片目录、芯页、册内备考表、册脊等的整理应 符合 GB/T 11821 的规定。 8.2.10 9 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。 录音录像文件收集与整理 9.1 收集 9.1.1 录音录像文件应客观、系统地反映主题内容，画面完整、端正，声音和影像清晰。 9.1.2 经摄录设备直接形成的具有保存价值的录音录像文件应收集、保存，录像电子文件应是音频、 视频封装为一体的音视频文件。 9.1.3 以摄录设备直接形成的录音录像文件为素材，遵循活动时序与客观事实编辑制作的录音录像文 件应收集、保存。 9.1.4 有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的，应挑选一件影像清晰、人物端正、声音 清楚、画面构图平衡的进行收集、归档。 9.2 整理 9.2.1 以件为管理单位整理录音录像电子文件。 9.2.2 录音录像文件记录载体应按录音录像文件记录的工作活动时间顺序排列。 9.2.3 录音录像档案应按建设项目内容、专题等划分类别、拟写题名。录音录像制品多的立档单位应 按类别，并结合时间顺序，刻录一张或多张光盘存储排列、编号，编写光盘名称入册归档。如果一张 录音录像档案光盘录制了多人讲话或多个节目时，应在题名（光盘名称）中逐一注明；如果一个活动 录制多盘录音、录像档案，则应在题名（光盘名称）后面加上括号注明录音、录像档案光盘的顺序号 （用汉字 1、2、3……表示）。 10 实物档案收集与整理 10.1 10.1.1 8 收集 主要收集范围有奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书以及其他有保存价值的实物。 DB13/T 5329—2021 10.1.2 实物档案应保持整洁，无破损。 10.1.3 说明。 归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行 10.1.4 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入项目照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的 标识关系。 10.1.5 10.2 对具有归档保存价值的实物，应及时整理、归档，一般不应跨年度。 整理 10.2.1 实物档案宜按种类进行分类整理。 10.2.2 实物档案宜做好相应的编目工作,并在实物上粘贴对应的档号。 10.2.3 归档实物的保管期限一般为永久保存。 11 项目文件归档 11.1 11.1.1 归档要求 水利工程建设项目文件的归档时间，应根据实际情况分阶段归档。 11.1.2 涉及国家重大水利工程，项目法人应建立项目档案资料管理登记制度，按时向上级主管单位 报送水利工程建设项目档案管理情况登记表见附录 E，对未验收的项目，每年年底前均需再次填报。 11.1.3 项目法人各部门形成的项目文件组卷完毕，经部门负责人审查合格后，提交项目法人档案管 理机构归档。项目前期文件应在相关工作结束后归档。 11.1.4 勘察设计、监理（监造）项目文件应在项目合同完工验收后归档。 11.1.5 施工文件组卷完毕，经施工单位自查后（实行总承包的项目，分包单位应先提交总承包单位 进行审查），依次由监理单位、项目法人进行审查；在项目合同完工验收后归档，建设周期长的项目 可分阶段或按单位工程、分部工程归档。 11.1.6 科研文件、信息系统开发文件应在验收后归档；试运行文件应在试运行结束后归档。 11.1.7 录音录像文件可采用在线和离线两种归档方式。基于电子档案管理系统整理、著录的录音录 像电子文件，以在线方式归档；记录或存储录音录像文件，目录数据的原始载体以离线方式归档。以 在线方式归档的，应基于电子档案管理系统完成归档程序。以离线方式归档的，应结合计算机文件大 小、载体容量等因素适时制作离线归档载体，将应归档的录音录像电子文件、目录数据等按原有存储 结构复制到一次写光盘或移动硬盘，并按规则为离线归档载体编号、标示。 11.2 11.2.1 归档份数 项目法人可结合工程实际，确定不同项目文件归档份数。 11.2.1.1 项目法人与运行管理单位应各保存 1 套较完整的项目文件资料（当二者为一个单位时，应 异地保存 1 套）。 11.2.1.2 工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位只保存与其管理范围有关的项目文件资料。 11.2.2 当有关文件资料需由若干单位保存时，原件应由产权单位保存，其它单位保存复制件。 11.2.3 国家确定的重要江河、湖泊建设的流域控制性工程，跨流域的大型水利工程，流域内跨省级 行政区域、涉及省际边界的大型水利工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交 1 套完整的水利工 程建设项目文件。 9 DB13/T 5329—2021 12 项目电子文件 12.1 收集 12.1.1 项目法人应负责项目电子文件管理的组织协调，根据纸质文件归档情况，确定项目电子文件 归档范围。 12.1.2 电子文件由内容、结构和背景组成，电子文件内容信息及其元数据构成完整的电子文件。内 容是以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示电子档案的主题信息；背景是描述生成电子文件的 职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息；结 构是电子文件内容信息的组织和存储方式，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、字处理和 图形工具软件等数据；元数据是描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其整个管理过程的数 据。 12.1.3 项目法人应建立与业务系统相衔接的电子文件管理系统，管理信息系统应具备电子文件管理 及归档功能，并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能够在形 成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及 其元数据。 12.1.4 电子文件应以单份文件或一个复合文件为一个保存单位。 12.1.5 电子文件形成后，不应被非正常修改、获取或删除。 12.1.6 文件。 形成电子文件的业务系统和个人应随时保存电子文件，并根据文件重要程度，定期备份电子 12.1.7 电子文件的离线备份应存储于移动硬盘、光盘、磁带等能够脱机保存的存储媒体上。 12.2 存储格式 电子文件归档格式应符合GB/T 18894的规定。 12.3 整理 12.3.1 电子文件整理应遵循工程文件材料形成的规律和计算机信息系统运行环境，保存电子文件内 在的电子文件与纸质文件之间的有机联系，通过计算机文件元数据建立电子文件与元数据的关联。 12.3.2 电子档案应按其属类及档号纳入立档单位档案组卷类目体系，并置于整个案卷目录范围内最 后一卷，分类统一管理。 12.3.3 电子文件及其元数据、电子文件及其组件要齐全、完整，电子文件与纸质文件要同步鉴别编 目、立卷，并且电子文件的组件、分类、排列、编号、录入、编目应符合纸质文件整理要求。 12.3.4 同一类型的电子文件存储格式应统一，签章手续完备，符合电子档案的真实性、可靠性、完 整性、可用性及安全保密性要求，便于保管和快速多元检索利用。 12.4 归档 12.4.1 电子文件归档一般采用物理归档。项目文件归档时可釆取在线归档或离线归档的方式向档案 管理机构移交经过整理的项目电子文件，并在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一 致,且二者应建立关联。 12.4.2 10 归档电子文件必须保持原始状态，不得进行技术修改，内容要真实、完整、准确。 DB13/T 5329—2021 12.4.3 项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测，包括内容是否齐 全完整、格式是否符合要求。 12.4.4 项目电子文件信息包经过形成部门鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标识。 归档标识中应含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。 12.4.5 釆取离线方式归档时，应将带有归档标识的电子文件拷贝至耐久性好的存储介质上，存储介 质应设置成禁止写入的状态。储存介质依次为光盘、磁带、硬磁盘等。 12.4.6 存储电子档案的介质或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、 密级、保管期限、存入日期等。存储介质为光盘的，归档标签应符合 DA/T 38 的规定。 12.4.7 图像电子文件、视频电子文件应主题突出、曝光准确、影像清晰。图像电子文件分辨率应达 到 300dpi 以上，视频电子文件宜采用 200 万以上像素拍摄。 13 档案著录 13.1 著录要求 13.1.1 各立档单位在编制档案目录时，应对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录。 13.1.2 各立档单位应对档案内容和形式特征进行案卷和卷内文件著录。 13.2 纸质档案著录项目 13.2.1 纸质档案案卷著录项目包括全宗号、档号、分类号、项目名称、案卷号、套数、案卷题名、 总件数、总页数、保管期限、密级、起始日期、终止日期、纸质数量、立卷单位、立卷人、立卷日期、 检查人、检查日期、备注等。纸质档案案卷著录表式样见附录 F。 13.2.2 纸质档案卷内文件著录项目包括全宗号、分类号、项目名称、案卷号、套数、卷内顺序号、 文件题名、文件编号、责任者、日期、页号、页数、立卷单位、保管期限、密级、备注等。纸质档案 卷内文件著录表式样见附录 G。 13.3 照片档案著录项目 13.3.1 照片档案案卷著录项目包括全宗号、分类号、项目名称、案卷号、套数、案卷题名、总张数、 总页数、保管期限、密级、起始日期、终止日期、立卷单位、立册人、检查人、立册时间、备注。照 片档案案卷著录表式样参照附录 F。 13.3.2 照片档案卷内文件著录项目包括全宗号、分类号、项目名称、案卷号、套数、照片组号、组 题名、组内张数、照片号、底片号、参见号、责任者、题名、拍摄时间、摄影者、文字说明、页号、 页数、文件格式、立卷单位、保管期限、密级、备注。照片档案卷内文件著录表式样参照附录 G。 13.4 电子档案著录项目 13.4.1 电子档案案卷著录项目包括全宗号、分类号、项目名称、案卷号、套号（A、B、C）、案卷题 名、总件数、总页数、保管期限、密级、起始日期、终止日期、立卷单位、立册人、检查人、立册时 间、备注。电子档案案卷著录表式样参照附录 F。 13.4.2 电子档案卷内文件著录项目包括全宗号、分类号、项目名称、案卷号、光盘号、套号、光盘 顺序号、题名、刻录人、刻录日期、摄录时间、责任者、录音者、录像者、文字说明、页号、页数、 文件格式、载体类型、时长（分钟）、立卷单位、保管期限、密级、备注。电子档案卷内文件著录表 式样参照附录 G。 11 DB13/T 5329—2021 13.5 录音录像档案著录项目同 13.4。 13.6 实物档案著录项目 实物档案著录项目包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注，实 物档案著录表式样见附录H。 14 档案管理 14.1 档案整理 14.1.1 项目法人档案管理机构依据水利工程档案分类方案对全部水利工程档案进行统一汇总整理和 排列上架 14.1.2 项目法人档案管理机构应建立水利工程项目档案管理卷，对项目建设过程中形成的能够说明 水利工程档案管理情况的有关材料组成专门案卷，包括项目概况、管理办法、分类方案、整理细则、 归档范围和保管期限表、标段划分、参建单位归档情况、档案收集整理情况、交接清册等。 14.1.3 14.2 项目电子档案可参照纸质档案的分类方案进行整理。 档案数字化 14.2.1 档案数字化应结合实际，可包含但不限于以下内容:项目立项、勘察设计、征地移民、合同协 议、项目管理文件，重要隐蔽工程验收、缺陷处理文件、竣工图、单位工程验收、合同验收、竣工验 收文件, 重要设备文件等。 14.2.2 委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位应与数字化加工单位签订保密协议，明确 保密要求、责任及失泄密的处置措施。。 14.2.3 项目法人应开展纸质载体水利工程档案数字化工作，档案扫描、图像处理、图像存储、目录 建库、数据挂接等应符合 DA/T 31 的规定。 14.3 档案保管 14.3.1 各参建单位应建立档案库房管理制度，并应做好防火、防盗、防水、防潮、防高温、防紫外 线照射、防尘、防有害生物（霉、虫、鼠）等防护工作，确保档案安全。 14.3.2 项目电子档案的保管、有效性保证、鉴定和利用应符合 GB/T 18894 的规定。 14.3.3 照片档案存储和保管应符合 DA/T 50 和 GB/T 11821 的规定。 14.3.4 录音录像档案存储和保管应符合 DA/T 78 的规定。 14.3.5 项目电子档案保存实行备份制度，重要电子档案应当异地异质备份。 14.3.6 应避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。对贵重的实物档案，应采取相应措施确保安 全，移出档案室应履行签字手续。 14.4 档案利用 14.4.1 项目法人应建立档案利用制度，对利用的范围、对象、审批办法等做出规定，严控涉密档案 借阅利用，严格执行水利部重大水利工程图纸资料管理的有关规定。 14.4.2 12 利用档案原件一般在阅览室查阅，并反馈利用效果。 DB13/T 5329—2021 14.4.3 项目法人档案管理机构应根据项目建设和运行管理的需要编制必要的编研材料，如专题文件 汇编、项目大事记、常用图集、专题研究等。 14.4.4 14.5 利用者应在权限允许范围内对档案进行检索和利用，未经授权不得擅自复制。 档案统计 项目法人档案管理机构应对档案接收、保管、利用等情况进行统计，并建立统计台账。 14.6 档案鉴定和销毁 项目档案的鉴定应符合DA/T 28的规定，对已到保管期限的档案，依据国家有关规定开展鉴定销毁 工作。 15 档案验收 15.1 验收分类 15.1.1 大中型水利工程在工程竣工验收前要进行档案专项验收。 15.1.2 其它水利工程建设项目档案验收可参照档案专项验收程序与工程竣工验收同步进行。 15.1.3 有特殊要求的档案验收应从其规定。 15.2 验收条件 15.2.1 项目主体工程、辅助工程和公用设施，已按批准的设计文件要求建成，各项指标已达到设计 能力并满足一定运行条件。 15.2.2 各参建单位已按要求完成了工程建设全过程项目文件的收集、整理和归档工作。 15.2.3 项目法人收到监理单位提交的专项审核报告。 15.2.4 项目法人基本实现了对项目档案的集中统一管理，且按要求完成了自检工作。 15.3 15.3.1 验收自检 档案验收自检应由项目法人组织。 15.3.2 监理单位对提交的项目档案进行审核，达到验收标准要求后提交监理单位的专项审核报告， 专项审核报告包括工程概况、工程档案审核工作的组织（监理单位履行审核责任的组织情况）、工程 档案审核情况（施工单位档案管理情况；对监理和施工单位移交的水利工程档案审核、把关情况，审 核档案的范围、数量）、主要问题与整改情况、综合评价（对档案内容与整理质量的综合评价）、仍 存在的问题、审核结果。 15.3.3 项目法人收到监理单位递交的专项审核报告后，在档案专项验收前，应组织工程其它参建单 位对工程档案的收集、整理、保管和归档情况进行自检，并按照水利工程建设项目档案验收评分标准， 对工程档案管理及档案质量进行量化赋分，应归档文件材料质量与移交归档项已达规定合格以上分数。 15.3.4 确认工程档案的内容与质量符合验收条件后，可向上级主管部门和档案验收组织单位报送档 案自检工作报告。档案自检工作报告的主要内容包括工程概况、工程档案管理情况（文件材料收集、 整理、归档与保管情况，竣工图编制与整理情况）、档案自检工作的组织、问题的整改情况（对自检 或以往阶段验收发现问题的整改情况）、自检得分与扣分情况、目前仍存在问题、自我评价（对工程 档案完整、准确、系统性的自我评价等内容）。 13 DB13/T 5329—2021 15.4 验收申请 15.4.1 项目法人在确认已达到档案验收的条件后，应提前 3 个月，向上级主管部门和档案验收组织 单位提出档案验收申请，档案验收申请表式样见附录 I。 15.4.2 主持单位是水利部的，应按归口管理关系通过流域机构或省级水行政主管部门申请；主持单 位是流域机构的，直属项目可直接申请，地方项目应经省级水行政主管部门申请；主持单位是省级水 行政主管部门的，可直接申请。 15.4.3 水利工程建设项目档案验收组织单位收到档案验收申请报告的 5 个工作日内做出答复。 15.4.4 档案专项验收的组织单位收到申请后，可委托有关单位对其工程项目档案进行验收前的检查 评定，对具备验收条件的项目，应成立档案验收组进行验收。 15.5 15.5.1 验收组织 档案验收应由竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。 15.5.2 档案验收的组织单位，应对申请验收单位报送的资料进行审核，并在收到验收申请后的 40 个工作日内组织验收。 15.5.3 档案验收的组织单位应成立档案验收组进行验收。验收组成员由 5 人或 7 人组成，组长由组 织单位人员担任。验收组成员一般应包括档案验收组织单位的档案部门、地方档案行政管理部门、有 关流域机构和地方水行政主管部门的代表及有关专家。 15.5.4 档案验收应形成验收意见，验收意见须经验收组三分之二以上成员同意，并履行签字手续， 注明单位、职务、专业技术职称。验收成员对验收意见有异议的，可在验收意见中注明个人意见并签 字确认。验收意见应由档案验收组织单位印发给申请验收单位，并报项目法人同级地方档案行政管理 部门备案。 15.6 验收程序 15.6.1 档案验收通过召开验收会议的方式进行。验收会议由验收组组长主持，验收组成员由各参建 单位和运行管理单位的代表和相关专家组成。 15.6.2 会议主要议程 15.6.2.1 验收组组长宣布验收会议文件及验收组组成人员名单。 15.6.2.2 项目法人汇报工程概况、档案管理与自检情况。 15.6.2.3 监理单位汇报水利工程档案的审核情况。 15.6.2.4 验收组对汇报有关情况提出质询，并查看工程建设现场。 15.6.2.5 验收组检查工程档案管理情况，根据工程规模抽查已归档文件材料；抽查比例一般不得少 于项目法人应保存档案数量的 8%，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的 10%；抽查档案总量应在 200 卷以上。 15.6.2.6 验收组结合检查情况按验收标准逐项赋分，并进行综合评议，讨论、形成档案验收意见， 验收意见应包括前言（验收会议的依据、时间、地点及验收组组成情况，工程概况，验收工作的步骤、 方法与内容简述）、档案工作基本情况（工程档案工作管理体制与管理状况）、档案编制质量与数理 统计（文件材料的收集、整理质量，竣工图的编制质量与整理情况，已归档文件材料的种类与数量）、 工程档案评价（档案完整、准确、系统性）、存在问题及整改要求、得分情况及验收结论、附件（档 案验收组成员签字表）。 15.6.2.7 验收组与项目法人交换意见，通报验收情况。 14 DB13/T 5329—2021 15.6.2.8 验收组组长宣读验收意见。 15.6.3 对档案验收意见中提出的问题和整改要求，验收组织单位应加强对落实情况的检查、督促； 项目法人应在工程竣工验收前，完成相关整改工作，并在提出竣工验收申请时，将整改情况一并报送 竣工验收主持单位；对未通过档案验收的，应在完成相关整改工作后，重新申请验收。 16 档案移交 16.1 水利工程建设项目档案移交时，应办理项目档案移交手续，包括档案移交的内容、数量、图纸 张数等，并有完备的清册、签字等交接单手续，档案交接单式样见附录 J。 16.2 项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后 3 个月内完成。 16.3 停、缓建的项目档案移交，其档案由项目法人负责保存；项目法人撤销的，其项目档案应向项 目主管部门或有关档案机构移交。 15 DB13/T 5329—2021 附 录 A （资料性） 水利工程建设项目文件归档范围和保管期限 表 A.1 水利工程建设项目文件归档范围和保管期限表 类别 归档文件 一 前期文件 保存期限 1 项目建议书及审批文件 永久 2 项目评估、论证及咨询文件 永久 3 项目审批、核准及补充文件 永久 4 各阶段环境影响、水土保持、水资源、地震安全、文物保护、地质灾害、林地、消防等专项评估报告及批复文件 永久 5 压覆矿产资源、劳动安全与工业卫生、职业健康、防洪等专项评价文件 永久 6 社会稳定风险评估报告及批复文件 30 年 7 取水（砂） 、林木采伐及电网接入许可文件 永久 8 可行性研究报告、图纸及审批文件 永久 10 工程建设投资计划下达、资金拨付申请及批复 永久 11 工程建设前期其他重要文件 永久 二 征地、拆迁、移民文件 1 项目选址意见书及批复文件 永久 2 建设用地评估报告、用地申请审批文件 永久 3 建设用地地质灾害危险性评估报告 永久 4 征用土地协议、土地划拨、置换批准文件、红线图 永久 5 建设征地规划设计报告及审查文件 永久 6 建设规划用地许可证、国有土地使用证、林权证、不动产权证等 永久 7 拆迁方案、拆迁评估、拆迁补偿、拆迁实施验收文件 永久 8 移民安置规划、方案及审批文件 永久 9 淹没实物调查文件、勘测定界成果图 永久 10 征地与移民安置资金补偿、合同协议文件 永久 11 临时用地租用协议资料 永久 12 征地与移民安置项目建设的招投标、合同、安置实施、验收文件 永久 13 征地与移民安置资金补偿、决算、审计、稽查等管理文件 永久 14 移民监督评估文件 永久 15 征地与移民安置各阶段验收文件 永久 16 建设前原始地貌、征地拆迁、移民安置的音像文件 永久 三 永久 招标投标、合同协议文件 1 招标计划及审批文件、招标公告、招标书、招标修改文件、答疑文件、招标委托合同、资格预审文件 30 年 2 中标的投标书，投标澄清、修正补充文件 永久 3 未中标的投标书（或作资料保存） 4 开标记录、评标人员签字表、评标纪律、评标办法、评标细则、打分表、汇总表、评审意见 16 项目审计完成 30 年 备注 DB13/T 5329—2021 表A.1 水利工程文件归档范围和保管期限表（续） 类别 归档文件 保存期限 备注 5 评标报告、定标文件、中标通知书 永久 6 市场调研、技术经济论证采购活动记录、谈判文件、询价通知书、响应文件， 永久 7 8 供应商的推荐、评审、确定文件，政府采购、竞争性谈判、单一来源采购协商记录、质疑答复文 件 合同准备及谈判、审批文件，合同书、协议书，合同执行、合同变更、合同索赔、合同了结文件、 合同台帐文件 四 勘察、设计文件 永久 永久 永久 1 设计代表机构组建、人员任命等文件 永久 2 工程设计管理制度、质量保证体系 永久 3 工程选址，地质、水文、勘察报告，地质图，地形图，化验、试验报告，重要土、岩样及说明 永久 4 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测监测记录 永久 5 气象、地震等其它设计基础资料 永久 6 规划报告书、补充报告及审批文件 永久 7 设计方案论证、设计及审批文件 永久 8 技术设计审查文件 永久 9 招标设计报告及审查文件 永久 10 初步设计报告、图纸、投资概算及审批文件 永久 11 施工图、施工图设计审查文件、供图计划 永久 12 变更设计及联系单 永久 13 关键技术设计及实验文件 永久 14 设计现场服务记录文件 永久 15 技术秘密、专利文件 永久 16 特种设备设计计算书 永久 17 设计评价、鉴定 永久 五 建设管理文件 1 项目建设管理机构成立、人员任命、调整及批复文件、终身责任制授权委托书、承诺书 永久 2 项目各项管理的规章制度、业务规范、工作程序，质保体系文件 永久 3 勘察设计单位工程项目负责人及机构组成文件、终身责任制授权委托书、承诺书 永久 4 监理单位工程项目总监及监理机构组成文件、终身责任制授权委托书、承诺书 永久 5 施工单位工程项目经理及质量管理机构组成文件、终身责任制授权委托书、承诺书 永久 6 质量检测机构工程项目负责人终身责任制授权委托书、承诺书 永久 7 项目施工前涉及水通、电通、道路通和场地平整的文件 永久 8 开工备案文件 永久 9 工程质量安全监督书 永久 10 质量安全监督计划书 永久 11 项目划分申报、确认及调整文件 永久 12 工程质量检测计划及检测成果报告 永久 13 有关工程建设计划、实施计划和调整计划 永久 17 DB13/T 5329—2021 表A.1 水利工程文件归档范围和保管期限表（续） 类别 归档文件 保存期限 备注 14 工程建设年度工作总结 永久 15 工程建设管理大事记 30 年 16 重大设计变更申请、审核及批复文件 永久 17 工程概预算、差价管理、合同价结算、竣工决算及审计文件 永久 18 甲方供应的主要器材、消耗材料的清单和使用情况记录 永久 19 工程建设管理及各种会议记录、纪要等文件 永久 20 索赔与反索赔材料 永久 21 投资、质量、进度、安全、环保等计划、实施和调整、总结 30 年 22 通知、通报等日常管理性文件，一般性来往函件 30 年 23 质量、安全、环保、文明施工等专项检查考核、监督、履约评价文件 30 年 24 有关质量及安全生产事故处理文件 永久 25 重要领导视察、重要活动及宣传报道材料 永久 26 监管部门制发的重要工作依据性文件，涉及法律事务文件 永久 27 组织法律法规、标准规范、制度程序宣贯培训文件，信息化工作文件 10 年 28 出国考察报告及外国技术人员提供的有关文件 永久 29 工程建设不同阶段产生的有关工程启用、移交的各种文件 30 年 30 获得奖项、荣誉、先进人物等文件 永久 31 建设管理音像文件（工程原始地形、地貌，开工仪式、重要会议、重要领导视察、质量与安全生产事故 处理，专项检查、质量监督活动，新技术、新材料、新工艺等应用，竣工后新貌等） 六 永久 施工文件 1 合同工程开工通知 永久 2 施工项目部组建、印章启用、人员任命文件 永久 3 进场人员资质报审文件 永久 4 施工设备、仪器进场报审及设备仪器校验、率定文件 永久 5 工程技术要求、技术（安全）交底、图纸会审纪要 永久 6 施工组织设计、施工方案及报审文件 永久 7 施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺及报审文件 永久 8 工地实验室成立、资质、授权及外委试验协议、资质文件 30 年 9 原材料及构配件进场报验文件（出厂合格证、质量保证书、复试报告，进场试验检验台账等） 永久 10 原材料、半成品、终产品与构配件的见证取样记录及各种试验报告、试验检验台账等 永久 11 第三方检测文件（资质及检测报告等） 永久 12 项目划分报审文件 永久 13 合同及各标段开工报审文件 永久 14 设计技术（安全）交底、作业指导书、图纸会审及回复文件、强制性条文实施文件 永久 15 交桩记录及复测记录文件 永久 16 施工定位、施工放样、控制测量及报审文件 永久 17 配合比设计（含砂石骨料实验室）及商混质量保证文件 永久 18 混凝土浇筑（开仓）报审文件 永久 19 单元工程质量验收、评定报审文件（工序、三检、试验、测量、施工记录等）及验收评定台账 永久 18 DB13/T 5329—2021 表A.1 水利工程文件归档范围和保管期限表（续） 类别 20 归档文件 保存期限 备注 设备及管线焊接工艺评定报告,焊接试验记录、报告，施工检验记录、报告，探伤检测、测试记录、 报告，管道单线图（管段图） 永久 21 设备及管线强度、密闭性等试验检测记录、报告，联动试车方案、记录、报告、安装记录 永久 22 分部工程验收申请、批复，分部工程施工质量评定表、工作报告、验收鉴定书 永久 23 单位工程验收申请、批复，单位工程外观质量评定表、施工质量评定表、验收鉴定书 永久 24 工程或设备变化状态（测试、沉降、位移、变形等）的各种检测记录及分析文件 永久 25 缺陷处理方案、记录及试验、备案文件 永久 26 设计（变更）通知、设代函，有关工程变更的洽商单、联系单、报告单、申请、指示批复文件 永久 27 原材料、零部件、设备、代用变材变价的审批、技术核定单及工程变更台账文件 永久 28 合同变更索赔文件 永久 29 水土保持、环境保护实施与检测文件 永久 30 施工期间有关投资、质量、进度、安全、环保、相关事件的各类报告单、请示等文件 永久 31 施工日志、月报、年报，施工大事记 30 年 32 竣工图及竣工图编制说明 永久 33 合同工程验收申请、批复、工作报告、验收鉴定书 永久 34 施工音像文件（进场时的初始地形、地貌、各阶段节点、隐蔽、重要部位、缺陷处理、会议及完 工新貌等） 七 永久 信息系统开发文件 1 需求调研计划、需求分析、需求规格说明书、需求评审 30 年 2 设计开发方案、概要设计及评审、详细设计及评审文件 30 年 3 数据库结构设计、编码计划、代码编写规范、模块开发文件 30 年 4 信息资源规划、数据库设计、应用支撑平台、应用系统设计、网络设计、处理和存储系统设计、 安全系统设计、终端、备份、运维系统设计文件 30 年 5 信息系统标准规范文件 10 年 6 实施计划、方案及批复文件 永久 7 源代码及说明、代码修改文件、网络系统、二次开发支持文件、接口设计说明书 30 年 8 程序员开发手册、用户使用手册、系统维护手册 30 年 9 安装文件、系统上线保障方案，测试方案及评审意见、测试记录、报告，试运行方案、报告 30 年 10 信息安全评估、系统开发总结、验收交接清单、验收证书 30 年 八 设备制造、采购文件 1 设备制造单位质量管理体系，设备制造计划、方案及报审文件 永久 2 原材料、外购件等质量证明及报审文件 永久 3 设备设计、出厂验收文件，设备防腐、保护措施等文件 永久 4 设备制造技术核定单、联系单、会议纪要、强制性条文实施文件 永久 5 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 永久 6 工艺设计、说明、规程、试验、技术报告 永久 7 设备制造探伤、检测、测试、鉴定的记录、报告 永久 19 DB13/T 5329—2021 表A.1 水利工程文件归档范围和保管期限表（续） 类别 归档文件 保存期限 备注 8 设备变更、索赔文件 永久 9 设备台账、设备图纸，设备出厂试验报告、产品质量合格证明、安装及使用说明、维护保养手册 永久 10 自制专用设备任务书、设计、检测、鉴定文件 永久 11 进口设备报关（商检、海关等）文件 永久 12 特种设备生产安装维修许可、监督检验证明、安全监察文件 永久 13 设备制造音像文件（设备制造过程各关键节点、重要部位及完工面貌等） 永久 九 1 监理（监造）文件 监理(监造)项目部组建、印章启用、监理资质、总监任命及监理人员岗位证书及监理人员变更文 件 永久 2 监理(监造)规划，监理(监造)大纲及报审文件，监理(监造)实施细则 永久 3 监理管理制度及质量、进度、投资、信息、安全控制文件 永久 4 开工通知、开工令、暂停令、返工令、复工令审批文件、图纸会审、图纸签发单 永久 5 图纸会审、图纸签发单 永久 6 委托工程质量检测机构合同和资质 永久 7 监理平行检测、试验记录、抽检文件 永久 8 监理检查、复检、旁站记录、见证取样记录 永久 9 质量缺陷、事故处理、安全事故报告 永久 10 监理(监造)通知单、回复单、工作联系单，来往函件 永久 11 监理（监造）例会、专题会等会议纪要、备忘录 永久 12 监理(监造)日志、月报、年报 30 年 13 监理工作总结、质量评估报告、专题报告 永久 14 工程计量支付文件 永久 16 联合测量及复测文件 永久 17 监理组织的重要会议、培训文件 永久 18 监理音像文件 永久 十 科研文件 1 科研项目（技术咨询服务）立项文件，科研项目计划、批准文件 永久 2 科研项目（技术咨询服务）合同、协议、任务书 永久 3 研究大纲、方案、计划、调查研究、开题报告 永久 4 试验方案、记录、图表、数据、照片、音像 永久 5 实验计算、分析报告、阶段报告 永久 6 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 30 年 7 实验操作规程、事故分析报告 30 年 8 技术评审、考察报告、研究报告、结题验收报告，会议文件 永久 9 成果申报、鉴定、获奖及推广应用材料 永久 10 获得的专利、著作权等知识产权文件 永久 十一 试运行文件 1 启动程序、试运行大纲及批复文件、启委会成立文件和启委会会议纪要、设备命名、应急预案等 永久 2 技术准备计划、方案及审批文件 永久 20 DB13/T 5329—2021 表A.1 水利工程文件归档范围和保管期限表（续） 类别 归档文件 保存期限 备注 3 试生产、试运行管理、技术规程、规范 30 年 4 试生产、试运行方案、操作规程、作业指导书、运行手册、应急预案 30 年 5 试车、验收、运行、维护记录 30 年 6 试生产产品质量鉴定报告 30 年 7 试运行发现的缺陷处理台账及记录，事故分析记录、报告 永久 8 试生产工作总结、试运行考核报告 永久 9 技术培训文件 10 年 10 产品技术参数、性能、图纸 永久 11 环保、水保、消防、职业安全卫生等运行检测、监测记录、报告 30 年 十二 竣工验收文件 1 项目各项管理总结 永久 2 工程项目施工质量评定表 永久 3 工程建设管理工作报告、设计工作报告、施工管理工作报告、监理工作报告、运行管理工作报告 永久 4 项目安全鉴定报告、质量检测评审鉴定文件、质量安全监督报告 永久 5 评估报告、阶段验收报告（拦河、蓄水导（截）流验收、引（调）排水工程通水验收、水电站（泵 站）机组启动验收、通航建筑物工程通航验收下闸蓄水验收等） 永久 6 工程决算及审计报告 永久 7 环境保护、水土保持、移民安置、消防、档案等专项验收申请及批复文件 永久 8 竣工验收大纲、验收申请、验收报告及批复 永久 9 验收组织机构、验收会议文件、签字表，验收意见、备忘录、验收证书 永久 10 运行申请、批复文件、运行许可证书 永久 11 项目评优报奖申报材料、批准文件及获奖证书 永久 12 项目后评价文件 永久 13 项目专题片、验收工作音像材料 永久 21 DB13/T 5329—2021 附 录 B （资料性） 竣工图编制要求 B.1 编制依据 B.1.1 施工单位应将设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、 施工及质检记录等涉及变更的全部文件进行汇总，经监理审核后，作为竣工图编制的依据。 B.1.2 竣工图编制应依据工程技术规范，按单位工程、分部工程、专业编制，并配有竣工图编制说明 和图纸目录。竣工图编制说明包括竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依 据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。 B.2 B.2.1 竣工图编制基本要求 工程竣工时应编制竣工图，竣工图一般由施工单位负责编制。 B.2.2 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号， 指明该图所在位置并在竣工图编制说明中注明；不同的建筑物、构筑物应分别编制竣工图。 B.2.3 竣工图应完整、准确、规范、修改到位,签字手续完备，真实反映项目竣工时的实际情况，图 面整洁，文字和线条清晰，纸张无破损。 B.3 使用施工图编制竣工图 B.3.1 用施工图编制竣工图的，应使用新图纸，白图或蓝图均可，但不得使用复印的白图和拼接图编 制竣工图。 B.3.2 按施工图施工没有变更的，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章 式样见下图 B.1。 单位为毫米 图B.1 竣工图章式样 22 DB13/T 5329—2021 B.3.2.1 竣工图章为红色印章，应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。 B.3.2.2 竣工图章中竣工图位置应直接刻制上工程项目全称加“竣工图”字样。 B.3.3 一般性图纸变更且能在原施工图上修改补充的，可直接在原图上修改，并加盖竣工图章。修改 处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达或标注清楚的，应在标题栏上 方或左边用文字简练说明。 B.3.4 竣工图的更改方法：杠改（文字、数字）、划改（线条）、圈改（局部图形） o B.3.4.1 图上更改处说明应在图纸的空白处，引出说明的细实线约为 45 角，说明线与图框平行，引 出线不交叉，不遮盖其它线条。 B.3.4.2 有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的， 应在修改处进行杠改，当修改内容较多时， 可采用注记说明。新增加的文字说明，可在涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 B.3.4.3 图纸更改标记、次数用字母 a、b、c……表示。更改几处可用阿拉伯数字 1、2、3……。如 b3 表示第二次更改的第三处。 B.4 重新绘制竣工图 B.4.1 有下述情形之一的均应重新绘制竣工图： B.4.1.1 涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变。 B.4.1.2 图面变更面积超过 20%。 B.4.1.3 合同约定对所有变更均需重绘或变更面积超过合同约定比例。 B.4.2 重新绘制竣工图按原图编号，图号末尾加注“竣”字，或在新图标题栏内注明“竣工阶段”。 重新绘制竣工图图幅、比例和文字字号及字体应与原施工图一致。 B.4.3 施工单位重新绘制的竣工图，标题栏应包含施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、 比例尺、编制日期等标识项，并逐张加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章，竣工图审核 章为红色印章，应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。竣工图审核章式样见下图 B.2。 单位为毫米 图B.2 竣工图审核章式样 B.5 竣工图的审核与签署 23 DB13/T 5329—2021 B.5.1 竣工图编制完成后，监理单位应对竣工图编制的完整、准确、系统和规范情况进行审核，并在 竣工图章或竣工图审核章中签字确认。 B.5.2 竣工图章、竣工图审核章中的内容应填写齐全、清楚，由相关责任人签字，不得代签。经项目 法人同意，可盖执业资格印章代替签字。 B.5.3 B.6 涉外项目，外方提供的竣工图应由外方相关责任人签字确认。 其他要求 B.6.1 竣工图按建筑物、单位工程、专业、结构、图号排列。一个单位工程的图纸数量少可组成一卷， 卷内图纸的排列按原设计图纸的目录进行；图纸的数量较多，可按不同的专业组成若干案卷，不同专 业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷。 B.6.2 图纸有目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图纸目录的，先排施工总平面布置图，后排 局部图，排完一个专业项目再排另一个专业项目。竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应 重新填写目录。 B.6.3 图纸幅面折叠后一般应为 A4(210mm×297mm)的规格，折叠后图纸的正面内容应在里面，标题 栏露在外面，有关图纸折叠方法应符合 GB/T 10609.3 的规定。 B.6.4 成套的图纸不装订，文件材料中夹带的图纸随文件材料一起装订。散装的图纸也不装订，但应 逐件编号，每张图左上角空白处应加盖档号章。档号填本卷图纸的档号，序号填每张图纸在本卷图纸 中的排列顺序，用“几分之几”表示，如 1/20 表示本卷共有 20 张图纸，此为第一张。 B.6.5 既有文字材料又有图纸的案卷，如果文字是针对整个工程或某个专业进行的说明或指示，文字 材料在前，图纸在后；如果文字是针对某一图幅或某一问题或局部的一般说明，图纸在前，文字材料 在后。 B.6.6 竣工图套数应满足工程项目法人、运行管理单位、有关部门或主管单位的需要，或按合同条款 约定和有关规定执行。 24 DB13/T 5329—2021 附 录 C （规范性） 案卷编目 说明： 1—单位统一为毫米； 2—比例1：2。 图C.1 案卷封面式样 A B 25 DB13/T 5329—2021 说明： 1—单位统一为毫米； 2—比例1：2。 图C.2 卷内目录式样 26 DB13/T 5329—2021 说明： 1—单位统一为毫米； 2—比例1：2。 图C.3 卷内备考表式样 27 DB13/T 5329—2021 说明： 1—D=10、20、30、40、50、60； 2—单位统一为毫米； 3—比例1：2。 图C.4 案卷脊背式样 28 DB13/T 5329—2021 说明： 1—单位统一为毫米； 2—比例1：2。 图C.5 案卷目录式样 29 DB13/T 5329—2021 附 录 D （规范性） 档号章 说明： 1—单位统一为毫米； 2—比例1:1。 图D.1 档号章式样 D.1 档号章为红色印章，应使用红色印泥。 D.2 主要用途：此章加盖在成册的书本式文件封面右上角，在档号位置填写本卷的档号，序号不填； 散装的图纸加盖在折叠后的施工图和竣工图的右上角；已装订成册的图册，在图册封面右上角加盖档 号章。 D.3 散装的图纸档号章填写内容：档号为本卷的档号，序号填每张图纸在本卷图纸中的排列顺序，用 “几分之几”表示，例如：一卷如有 10 张图纸，填写为 1/10，2/10，3/10……10/10 的形式。 30 DB13/T 5329—2021 附 录 E （资料性） 水利工程建设项目档案管理情况登记表 表 E.1 水利工程建设项目档案管理情况登记表式样 项目名称 项目法人 项目建设地址 邮编 项目主管部门 批准概算总投资 万元 计划工期 年 月---- 年 月 主要单位工程名称 现已完成单位或单项工程 主要设计单位 主要施工单位 主要设备安装单位 主要监理单位 项目档案管理情况 项目档案工作负责人 隶属部门 通信地址及邮编 联系电话 项目建档时间 专职档案人员数量 库房面积/档案工作其他用房面积 主要设施设备 现有档案数量（正本） 卷（册） 图纸张数 张 档案日常监督 年度指导次数 指导的上级单位 项目法人（盖章） 年 项目主管单位（盖章） 月 日 年 月 日 注 1：涉及国家重大水利工程的档案管理登记表，由项目主管单位报水利部，对未验收的国家重大水利工 程，应每年年底前填报一次。 注 2：本表一式 3 份，1 份报水利部，另 2 份分别由项目法人、主管单位保存。 31 DB13/T 5329—2021 附 录 F （资料性） 纸质档案案卷著录表 表 F.1 纸质档案案卷著录表式样 全宗号 32 项目 代号 档号 分类号 项目名称 案卷号 套数 案卷题名 总件数 总页数 保管 期限 密级 起始 终止 纸质 日期 日期 数量 立卷单位 立卷人 立卷日期 检查人 检查 日期 备注 DB13/T 5329—2021 附 录 G （资料性） 纸质档案卷内文件著录表 表 G.1 纸质档案卷内文件著录表式样 全宗号 项目 代号 档号 分类号 项目名称 案卷号 套数 卷内 顺序号 文件题名 文件编号 责任者 日期 页号 页数 立卷单位 保管期限 密级 备注 33 DB13/T 5329—2021 附 录 H （资料性） 实物档案著录表 表 H.1 实物档案著录表式样 件号 34 题名 （文字说明） 材质 型制 年度 类别 参见号 备注 DB13/T 5329—2021 附 录 I （资料性） 档案验收申请表 表 I.1 档案验收申请表式样 项目名称 审批机关 立项时间 投资规模 建设时间 项目法人 （建设单位） 设计单位 施工单位 监理单位 计划档案 计划竣工 验收日期 验收时间 联 系 人 联系电话 地址/邮编 电子邮箱 申请单位 自检意见 （单位盖章） 年 月 日 验收组织 单位意见 （单位盖章） 年 月 日 35 DB13/T 5329—2021 附 录 J （资料性） 档案交接单 表 J.1 档案交接单式样 移交单位 接收单位 （部门） （档案管理机构） 工程项目名称 档案编号 载体类型 套别 档案数量 纸质档案（归档文件、施工图、竣工图） 、照片档案、光盘（硬盘）、实物 其中：不同载体档案数量 总盒数（盒） 档案数量（卷） 纸质档案（卷） 图纸 （张/卷） 照片档案（张/册） 光盘（硬盘）（张/册） 第1套 第2套 ... 移交说明 接收意见 单位负责人签字： 移交单位 （部门） （盖章） 年 单位负责人签字： 月 日 （盖章） 接收单位 档案工作人员签字： 年 档案工作人员签字： 月 日 年 注：本表一式2份，分别由移交单位和接收单位保管。 _________________________________ 36 年 月 日 月 日 案卷 卷内 目录（套） 目录（套）