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中国科学院公文处理办法 ( 科发办字也2012页86 号 2012 年 6 月 27 日) 第一章摇 总摇 则 第一条摇 根据《 党政机关公文处理工作条例》 ,为了适应工作需要,做好公文处理 工作,使之科学化、制度化、规范化,制定本办法。 第二条摇 本办法适用于中国科学院院机关、院属各单位公文处理工作。 第三条摇 中国科学院公文是中国科学院实施领导、履行职能、处理公务的具有特 定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家及我院方针政策,公布法规和规章,指 导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。 第四条摇 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的 工作。 第五条摇 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原 则。 第六条摇 中国科学院院机关各部门、院属各单位应当高度重视公文处理工作,加 强组织领导,强化队伍建设,设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。 第七条摇 中国科学院办公厅是中国科学院公文处理的管理机构,并对中国科学院 院机关各部门、院属各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。 中国科学院院机关各部门综合处、院属各单位办公室负责本部门、本单位的公文 处理工作。 第二章摇 公文种类 第八条摇 中国科学院的公文种类主要有: ( 一) 决定。 适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者 撤销下级机关不适当的决定事项。 ( 二) 通告。 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 ( 三) 意见。 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ( 四) 通知。 适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事 项,批转、转发公文。 ( 五) 通报。 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 ( 六) 报告。 适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。 ( 七) 请示。 适用于向上级机关请求指示、批准。 ( 八) 批复。 适用于答复下级机关请示事项。 ( 九) 函。 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复 审批事项。 — 1 — ( 十) 纪要。 适用于记载会议主要情况和议定事项。 第三章摇 公文格式 第九条摇 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、 抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 ( 一) 份号。 公文印制份数的顺序号。 涉密公文应当标注份号。 ( 二) 密级和保密期限。 公文的秘密等级和保密的期限。 涉密公文应当根据涉密 程度分别标注“ 绝密冶 “ 机密冶 “ 秘密冶 和保密期限。 ( 三) 紧急程度。 公文送达和办理的时限要求。 根据紧急程度,紧急公文应当分 别标注“ 特急冶 “ 加急冶 ,电报应当分别标注“ 特提冶 “ 特急冶 “ 加急冶 “ 平急冶 。 ( 四) 发文机关标志。 由发文机关全称或者规范化简称加 “ 文件冶 二字组成。 联 合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。 ( 五) 发文字号。 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。 联合行文时,使用主 办机关的发文字号。 ( 六) 签发人。 上行文应当标注签发人姓名。 ( 七) 标题。 由发文机关名称、事由和文种组成。 ( 八) 主送机关。 公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类 型机关统称。 ( 九) 正文。 公文的主体,用来表述公文的内容。 ( 十) 附件说明。 公文附件的顺序号和名称。 ( 十一) 发文机关署名。 署发文机关全称或者规范化简称。 ( 十二) 成文日期。 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。 联合行文时, 署最后签发机关负责人签发的日期。 ( 十三) 印章。 公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关 相符。 ( 十四) 附注。 公文印发传达范围等需要说明的事项。 ( 十五) 附件。 公文正文的说明、补充或者参考资料。 ( 十六) 抄送机关。 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当 使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 ( 十七) 印发机关和印发日期。 公文的送印机关和送印日期。 ( 十八) 页码。 公文页数顺序号。 第十条摇 公文的版式按照《 党政机关公文格式》 国家标准执行。 第十一条摇 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关 国家标准和规定执行。 民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文 字。 第十二条摇 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。 特殊形式的公文用纸幅面,根据 实际需要确定。 — 2 — 第四章摇 行文规则 第十三条摇 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。 第十四条摇 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。 一般不得越级行文,特殊情 况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。 第十五条摇 向上级机关行文,应当遵循以下规则: ( 一) 原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不 抄送下级机关。 ( 二) 向党中央、国务院请示和报告工作,应当以院党组或院名义行文。 ( 三) 中国科学院院属各单位向中国科学院请示和报告工作,应当以单位或或单 位党委( 党组) 名义行文。 ( 四) 请示应当一文一事。 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 ( 五) 下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性 意见后上报,不得原文转报上级机关。 ( 六) 除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人 报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 ( 七) 受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。 第十六条摇 向下级机关行文,应当遵循以下规则: ( 一) 主送受理机关,根据需要抄送相关机关。 重要行文应当同时抄送发文机关 的直接上级机关。 ( 二) 涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文; 擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。 ( 三) 上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个 上级机关。 第十七条摇 中国科学院院机关各部门除办公厅外不得对外正式行文。 中国科学院院机关各部门一般不以文件形式向中国科学院院属各单位行文,指 导、布置和商洽工作可采用函的形式。 中国科学院院属各单位向地方政府行文一般应以函的形式,特殊情况可根据地方 政府相关规定处理。 第十八条摇 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。 第五章摇 公文拟制 第十九条摇 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 第二十条摇 公文起草应当做到: ( 一) 符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同 现行有关公文相衔接。 ( 二) 一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。 ( 三) 内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。 ( 四) 文种正确,格式规范。 — 3 — ( 五) 深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。 ( 六) 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关地 区或者部门意见,力求达成一致。 ( 七) 中国科学院院机关、院属各单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。 第二十一条摇 公文文稿签发前,应当由发文机关办公厅( 室) 进行审核。 审核的 重点是: ( 一) 行文理由是否充分,行文依据是否准确。 ( 二) 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文 机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。 ( 三) 涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。 ( 四) 文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是 否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 ( 五) 其他内容是否符合公文起草的有关要求。 需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文机关办公厅( 室) 进行初核。 第二十二条摇 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合 发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。 第二十三条摇 公文应当经本机关负责人审批签发。 重要公文和上行文由本机关 主要负责人签发。 签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。 联合发文由所有联署机关的负责人会签。 第六章摇 公文办理 第二十四条摇 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 第二十五条摇 收文办理主要程序是: ( 一) 签收。 对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收 时间。 ( 二) 登记。 对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。 ( 三) 初审。 对收到的公文应当进行初审。 初审的重点是:是否应当由本机关办 理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内 的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。 经初审不符合规定的公 文,应当及时退回来文单位并说明理由。 ( 四) 承办。 阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。 批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以 上部门办理的,应当明确主办部门。 紧急公文应当明确办理时限。 承办部门对交办的 公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。 ( 五) 传阅。 根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。 办 理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。 ( 六) 催办。 及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。 紧急 公文或者重要公文应当由专人负责催办。 — 4 — ( 七) 答复。 公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。 第二十六条摇 发文办理主要程序是: ( 一) 复核。 已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内 容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。 ( 二) 登记。 对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记 载。 ( 三) 印制。 公文印制必须确保质量和时效。 涉密公文应当在符合保密要求的场 所印制。 ( 四) 核发。 公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分 发。 第二十七条摇 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站 或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算 机信息系统进行传输。 第二十八条摇 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及本机 关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。 两个以上机关联合办理的公文,原件由主 办机关归档,相关机关保存复制件。 本机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼 职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档。 第七章摇 公文管理 第二十九条摇 中国科学院院机关、院属各单位应当建立健全本单位公文管理制 度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。 第三十条摇 中国科学院院机关、院属各单位公文由文秘部门或者专人统一管理。 中国科学院院机关、院属各单位应当建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密 规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。 第三十一条摇 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。 确定密 级后,应当按照所定密级严格管理。 绝密级公文应当由专人管理。 公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。 第三十二条摇 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的, 应当经发文机关批准。 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。 公开发布的时间、形式和渠道,由发文 机关确定。 经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 第三十三条摇 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本机关负责 人批准。 绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上 级机关批准。 复制、汇编的公文视同原件管理。 复制件应当加盖复制机关戳记。 翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。 汇编本 的密级按照编入公文的最高密级标注。 第三十四条摇 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权 范围和有关法律法规决定。 公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止 — 5 — 之日起失效。 第三十五条摇 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。 第三十六条摇 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。 销毁涉密公文 必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。 个人不得私自销毁、 留存涉密公文。 第三十七条摇 机关合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的 公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。 工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移 交、清退。 第三十八条摇 中国科学院新设立的部门或单位应当向中国科学院办公厅提出发 文立户申请。 经审查符合条件的,列为发文单位。 部门或单位合并或者撤销时,相应 进行调整。 第八章摇 附摇 则 第三十九条摇 中国科学院公文含电子公文。 电子公文处理工作根据《 中国科学 院电子公文管理办法( 试行) 》 执行。 第四十条摇 法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。 外事方面的公文,依照外 事主管部门的有关规定处理。 第四十一条摇 本办法由中国科学院办公厅负责解释。 第四十二条摇 本办法自 2012 年 7 月 1 日起施行。 中国科学院 2000 年 12 月 25 日印发的《 中国科学院公文处理办法》 同时废止。 ( 联系部门:办公厅) — 6 —