附件2档案整理要求.doc

附件 2 档案整理要求 一、档案整理要求 1.图像处理：对档案扫描后的图像进行处理，图像的排列顺序与纸质档案排序要求一 致；图像清晰，亮度适中，分辨率 300DPI；无坏死文件，无黑屏；图像页码连续，无 错页；图像须进行纠偏处理；图像偏斜每行首尾不超过 1° 2.高清图像制作：在原始图像质量基础上：图像的排列顺序与原始图像排序要求一致； 图像去掉污斑、黑点、黑边，肉眼观看能达到清晰、平直、干净；版面要进行自动居 中操作；图像同原始图像相比不能过浓或过淡，字迹清晰。 3.页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影 响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。不足 A4 纸大小的 档案，应用 A4 纸粘贴后再进行扫描。 4.装盒上架：将整理好的档案添加好目录及备考表后，按照顺序装盒，并且按照从上 到下从左到右的顺序上架排放好。 二、档案装订要求 1.遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案按照原有的装订进行，不可更换 装订的位置。 2.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不 折叠就尽量不折叠。 3.认真核对档案页码，总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误的地方 及时纠正。 4.经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐进行装订 还原，不得有漏装掉页情况出现。 5.在整理过程中，如果发现文件无装订边，在装订时会造成危害文件字符时，应适度 接边后再装订。 6.装订期间，不得复制、拍照将档案内容进行复制。 7.在装订操作期间，装订人员手机等具有拍照、摄像功能的设备调入统一存放，不得 带入装订区。 三、档案扫描要求 1.使用专业扫描仪扫描，纸质档案扫描精度为 300DPI，格式为 JPG 彩色。照片档案扫 描精度为 600DPI，格式为 JPG 彩色。 2.对影响扫描质量的档案原件如折皱不平、卷边、折角、遮字、筒子页等情况，先进 行熨平或压平处理，然后再扫描。熨平或压平处理要一张一张的进行，操作面应为没 有字的档案背面，操作时要小心谨慎，不能对档案原件造成损害。 3.扫描图像页面应与档案实际页面相符，确保扫描图像内容完整、清晰；扫描图像的 画幅数与应扫描档案的画幅数一致，无漏扫、重扫或多扫。应根据档案原件纸张情况 调节适宜的扫描参数，确保扫描图像清晰、美观，且图像的背景色调不能太深，要求 能用黑白激光打印机打印出清晰的扫描图像。 四、图像质检及处理优化要求 1.对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不偏斜为准。但对原档案因印 刷技术、打印技术或复印技术的原因而造成的档案原件偏斜情况，当扫描时纸张摆放 是正的，而图像里档案内容本身是偏斜，这种情况下纠偏应适当地进行，纠偏应以予 于档案原貌为原则，在保证所有档案信息完整的前提下，以及确保图像美观情况下进 行；对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。 2.对图像进行必要的去黑边、裁边处理，去除多余的白边。裁边应在页边最外延处裁 剪数字图像，不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边，以保持档案原貌。 3.对图纸等大幅面档案要求使用大幅面扫描仪一次扫描成图，以保证档案数字图像的 整体性。 4.对图像的纠偏、去黑边及裁边处理应采用人工操作的方法一幅一幅地进行，不得采 用软件批量处理的方法进行，以确保扫描每一幅图像内容完整、清晰及美观。 5.图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，应重新扫描；对于漏扫、重扫、多扫等 情况，应及时改正；扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 6.对存在折皱不平、卷边、折角、遮字的扫描图像应予以重扫。 7.仔细检查每一卷或每一件档案扫描图像上的书写页码的连续性和完整性，如存在断 码或重码的情况应修改后重新扫描。 8.图像命名格式符合采购人及档案管理部门关于纸质档案数字化及档案管理系统的相 关技术要求。 五、图像与数据挂接 1.以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像 存储为一份图像文件。将图像文件存储到采购人指定的系统相应文件夹时，要认真核 查每一份图像文件的名称与数据库中该份文件是否相同，图像文件的页数与档案目录 数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否 相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性 和唯一性，建立起对应的关联关系，确保挂接的准确。 2.通过质检环节确认为“合格”后的目录数据库与图像数据库，通过的挂接模块按步 骤操作实现批量、快速挂接，使加工的数据成果在档案管理系统中有效检索和显示。 挂接后，采用人工抽检的方式，按不低 10%比例进行挂接的准确性检查。 六、数据光盘刻录及备份 1.使用档案级光盘和档案级刻录机将数据成果刻录成光盘，刻录的盘片必须保证质量 优良，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错（有任何差错必须重新刻录） 。 光盘封面要注明清楚光盘编号、光盘内容、全宗号、保管期限、责任者、档案馆代码、 光盘刻录时间等信息，以便于以后的数据利用。光盘盘面的记载项目内容应用油性笔 书写或用光盘打印机打印，字号不能太大，字迹要工整、匀称、清晰。 2.数据验收合格后，供应商须刻录档案级光盘一式三份、固态移动硬盘提交给采购人。 七、保密及其他要求： 1.中标人必须遵守国家及采购方有关保密规章、制度，履行相应的保密职责，任何情 况下不能非法下载、留存、持有、使用、传播任何档案信息。采购人的保密规章、制 度没有规定或者规定不明确之处，中标人亦应本着谨慎、诚实的态度，采取任何必要 的措施，保护其于项目实施期间接触到的任何属于采购人或者虽属于第三方但采购人 承诺有保密义务的档案相关材料，以保证其秘密不得泄露。 2.中标人因项目实施工作上的需要所持有或保管的一切记录着采购人档案信息的文件、 资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以及其他任何形式的载体， 项目实施完成后均移交采购人，这些载体物的所有权归采购人。 3.中标人造成档案、文件实体遗失及损坏的，采购人将按《中华人民共和国档案法》 相关规定依法追究中标人法律责任，并进行经济处罚。 4.中标人的工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场；不得以任何 形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。 5.不在私人通信中涉及秘密；不在电话、公共场所和家属、子女、亲友面前谈论有关 档案秘密；未经采购人同意不得带人进行扫描场地参观或学习。 6.中标人在工作中必须与采购人做好档案的安全交接，并做好整个项目流程各个环节 工作的详细登记，完工后全部移交给采购人。 7.档案遗失、污损的赔偿要求。 ①中标人造成档案遗失的，按 2000 元／宗（件）赔偿。 ②中标人不遵守工作规则造成档案污损档案的，先进行修复，并按 200 元／页赔偿； 无法修复的，按 2000 元/宗（件）赔偿，每宗（件）赔偿金额最多不超过 5 万元。 ③赔偿金归采购人所有。 8.中标人不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人，否则采购人有权即刻终止合 同，并要求中标人赔偿相应损失。