e-STUDIO4540C扫描功能手册.pdf
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©2012东芝泰格有限公司 版权所有 根据版权法，在没有得到东芝泰格的书面许可的情况下，严禁以任何形式复制本手册。 前言 感谢您购买东芝多功能彩色数码复印机或多功能数码复印机。本手册说明如何使用设备的扫描和互联网传真功能。在使用 东芝多功能彩色数码复印机或多功能数码复印机前，请阅读此手册。请把本手册放在触手可及的地方，并用它来配置一个 能最佳使用 e-STUDIO 功能的环境。 公司拥有手册的最终解释权。手册中的不当之处在所难免，敬请谅解。相关图片请以实际安装后的图片为准。 如何阅读本手册 本手册中的符号 本手册中，我们在描述一些重要内容时，使用以下所示的标记。请务必在使用设备前，阅读这些内容。 表示潜在的危险情况，如不避免，将导致死亡等严重伤害、或严重损坏设备或使设备及周围物体燃 烧。 ᇣᖗ ⊼ᛣ 表示潜在的危险情况，如不避免，可能导致中小程度的伤害、设备和周围物体的局部损坏或数据丢 失。 指出操作设备时您应注意的信息。 此外，本手册也使用以下标记，描述了便于操作本设备的有用信息： ᦤ⼎ 描述了有利于设备操作的便捷信息。 表示页面所描述的内容与您当前所做的有关。根据需要，参见这些页面。 本手册中的型号和系列名称 如下所示，各个型号的名称将以一个系列的名称进行代表。 型号名称 本手册中的系列名称 FC-5540C/6540C/6550C (e-STUDIO5540C/6540C/6550C) e-STUDIO6550C 系列 FC-2040C/2540C/3040C/3540C/4540C (e-STUDIO2040C/2540C/3040C/3540C/4540C) e-STUDIO4540C 系列 DP-2530/2530CNS/3020/3020CNS/3590/3590CNS/4590/4590CNS (e-STUDIO256/256S/306/306S/356/356S/456/456S) e-STUDIO456 系列 DP-5560/6560/7560/8560 (e-STUDIO556/656/756/856) e-STUDIO856 系列 FC-2050C/2550C （e-STUDIO2050C/2550C） e-STUDIO2550C 系列 FC-2051C/2551C （e-STUDIO2051C/2551C） e-STUDIO2551C 系列 选购件 关于可用的选购件，请参阅随机的 《快速开始手册》中的 “选购件” 控制面板和触摸屏的说明 y 本手册中控制面板和触摸屏的图示以 e-STUDIO4540C 系列为代表。根据机型，控制面板上某些按键的形状和位置，以 及触摸屏的尺寸会有所区别，但按键和各部分的名称和功能却是相同的。 y 根据操作环境，例如：安装不同的选购件，触摸屏显示的菜单细节可能会不同。 y 本手册中所示屏幕适用于 A/B 型纸张。如果使用 LT 型纸张，图示中按键的显示和顺序可能会与您的机器不同。 前言 1 商标 y y y y y y y y y y y y y 2 前言 Windows XP 的官方名称是 Microsoft Windows XP 操作系统。 Windows Vista 的官方名称是 Microsoft Windows Vista 操作系统。 Windows 7 的官方名称是 Microsoft Windows 7 操作系统。 Windows Server 2003 的官方名称是 Microsoft Windows Server 2003 操作系统。 Windows Server 2008 的官方名称是 Microsoft Windows Server 2008 操作系统。 Microsoft、 Windows、Windows NT 和其它微软产品的商标和产品名称是微软公司在美国和其他国家的商标。 Apple、AppleTalk、 Macintosh、Mac、Mac OS、 Safari 和 TrueType 是苹果股份有限公司在美国和其他国家的商标。 Adobe、Adobe Acrobat、Adobe Reader、Adobe Acrobat Reader 和 PostScript 是 Adobe 系统公司的商标。 Mozilla、Firefox 和 Firefox 标识是 Mozilla 基金会在美国和其他国家的商标。 IBM、AT 和 AIX 是国家商用机器公司的商标。 NOVELL、NetWare 和 NDS 是 Novell 公司在美国的商标。 TopAccess 是东芝泰格信息系统有限公司的商标。 本手册或软件中的其他公司名称和产品名称分别是其相应公司的商标。 目录 前言 ............................................................................................................................................ 1 第一章 概述 扫描功能 ..................................................................................................................................... 6 扫描功能 ................................................................................................................................ 6 扫描速度 ................................................................................................................................ 9 模板 ..................................................................................................................................... 10 互联网传真功能 ........................................................................................................................ 11 第二章 基本操作 在触摸屏上浏览扫描菜单 .......................................................................................................... 14 默认设置 ................................................................................................................................... 16 扫描到电子归档 ........................................................................................................................ 17 扫描到文件................................................................................................................................ 18 扫描到电子邮件 ........................................................................................................................ 26 扫描到USB ............................................................................................................................... 33 Web服务(WS)扫描 ................................................................................................................... 38 使用保存的扫描数据 ................................................................................................................. 40 使用保存为电子归档文件的扫描数据 ................................................................................... 40 使用保存为文件的扫描数据 ................................................................................................. 40 查看扫描作业状态和日志 .......................................................................................................... 42 查看扫描作业状态................................................................................................................ 42 查看扫描作业日志................................................................................................................ 42 第三章 常用功能 更改扫描设置 ............................................................................................................................ 46 指定色彩模式 ....................................................................................................................... 46 指定分辨率 .......................................................................................................................... 47 选择原稿模式 ....................................................................................................................... 47 更改方向 .............................................................................................................................. 49 扫描双面原稿 ....................................................................................................................... 50 指定原稿尺寸 ....................................................................................................................... 50 更改压缩倍率 ....................................................................................................................... 51 删除空白页 .......................................................................................................................... 52 消除图像黑边框 ................................................................................................................... 53 调整曝光 .............................................................................................................................. 54 调整对比度 .......................................................................................................................... 54 调整背景浓度 ....................................................................................................................... 54 调整锐度 .............................................................................................................................. 55 调整色彩平衡 ....................................................................................................................... 55 预览扫描 ................................................................................................................................... 56 指定电子邮件地址..................................................................................................................... 58 使用两种功能进行扫描（双重方式）.......................................................................................... 72 加密PDF文件 ............................................................................................................................ 75 目录 3 第四章 使用模板 注册扫描模板 ............................................................................................................................ 78 使用扫描模板 ............................................................................................................................ 84 第五章 其它扫描方式 使用TOSHIBA e-STUDIO远程扫描驱动程序来扫描图像.......................................................... 96 使用TOSHIBA e-STUDIO WIA驱动程序来扫描图像 ................................................................ 97 第六章 互联网传真 互联网传真的注意事项............................................................................................................ 100 查看触摸屏上的传真菜单 ........................................................................................................ 101 发送互联网传真 ...................................................................................................................... 103 发送互联网传真 ................................................................................................................. 103 另存为文件（互联网传真并保存）...................................................................................... 106 设置高级功能 ..................................................................................................................... 111 接收互联网传真 ...................................................................................................................... 115 可用的文件格式 ................................................................................................................. 115 接收互联网传真 ................................................................................................................. 115 查看互联网传真作业状态和日志 ............................................................................................. 116 查看互联网传真作业状态 ................................................................................................... 116 查看互联网传真作业的发送日志 ........................................................................................ 117 查看互联网传真作业的接收日志 ........................................................................................ 118 在地址簿中保存联系人信息 ............................................................................................... 118 索引 ....................................................................................................................................................................... 119 4 目录 1. 概述 本章概述扫描和互联网传真功能。 扫描功能 ..................................................................................................................................... 6 扫描功能 .................................................................................................................................................................6 扫描速度 .................................................................................................................................................................9 模板 ......................................................................................................................................................................10 互联网传真功能 ........................................................................................................................ 11 1 概述 扫描功能 使用设备，可将放置在自动双面输稿器或原稿玻璃上的原稿轻松扫描为图像数据。该图像数据可存储在设备的电子归档 盒、共享文件夹中，或进行电子邮件发送。 扫描功能 设备支持 5 个扫描功能：“扫描到电子归档”、“扫描到文件”、“扫描到电子邮件”、“扫描到 USB”和 “Web 服务扫 描”。 ⊼ᛣ 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 扫描到电子归档 - 扫描到文件 （本地 MFP） - 指定多个网络文件夹 （远端 1/ 远端 2） - 保存扫描件为 XPS 文件 - 预览扫描 - 使用双重功能进行扫描 （双重方式） - 通过互联网传真将发送数据作为文件保存在设备的共享文件夹中 （互联网传真并保存） 扫描到电子归档 扫描到电子归档允许您将扫描内容作为电子归档文件存储在设备中。通过创建归档盒和文件夹，可管理保存的电子归档文 件。使用 e-Filing Web Utility，可打印电子归档文件或进行合并创建新的文件。使用 TWAIN Driver/File Downloader，可获 取该数据并将其导入到计算机中。 ⊼ᛣ y 该功能仅适用于安装了硬盘的设备。 y 根据使用的机型或操作环境，电子归档的最大容量会不同。在TopAccess的[设备]标签上可查看电子归档和共享文件 夹的可用总容量。 y 请删除电子归档中保存的无用文件。 y 通过 Windows 操作系统的客户端计算机可访问电子归档盒。 如需了解更多有关扫描到电子归档的内容，请参见以下章节： 第 17 页 “扫描到电子归档” ᦤ⼎ 有关电子归档的详情，请参见 e-Filing Guide。 6 扫描功能 1 概述 1.概述 扫描到文件 使用扫描到文件功能，可将扫描图像作为 PDF、 XPS、 TIFF 或 JPEG 文件，保存到设备的共享文件夹或网络文件夹。通 过这些文件夹，可复制保存的数据并在计算机上进行使用。 如果将扫描图像保存在网络文件夹中，那么，操作系统的类型 （例如：Windows）就没有关系，您可选择可通过 FTP、 SMB、 NetWare IPX、 NetWare IP 或 FTPS 访问的网络文件夹。 ⊼ᛣ y 请删除共享文件夹中保存的无用文件。 y 根据使用的机型或操作环境，共享文件夹的最大容量会不同。在TopAccess的[设备]标签上可查看电子归档和共享文 件夹的可用总容量。 y 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 扫描到文件 （本地 MFP） - 指定多个网络文件夹 （远端 1/ 远端 2） - 保存扫描件为 XPS 文件 - 预览扫描 - 使用双重功能进行扫描 （双重方式） Ң㔥㒰᭛ӊ།ࠊ᭛ӊ ᠿᦣࠄ᭛ӊ 㔥㒰᭛ӊ། ݅ѿ᭛ӊ། Ң䆒ⱘ݅ѿ᭛ӊ།ࠊ᭛ӊ ᅶ᠋ッ䅵ㅫᴎ Windows䅵ㅫᴎ 如需了解更多有关扫描到文件的内容，请参见以下章节： 第 18 页 “扫描到文件” ᦤ⼎ 您也可使用复印并保存功能，将复印数据保存在共享文件夹中。有关详情，请参阅 《复印功能手册》。 扫描到电子邮件 使用扫描到电子邮件功能，可将扫描图像发送到指定的电子邮件地址。扫描图像将转化为 PDF、 XPS、 TIFF 或 JPEG 文 件，并作为电子邮件附件发送。 扫描功能 7 1 概述 ⊼ᛣ 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 保存扫描件为 XPS 文件 - 预览扫描 - 使用双重功能进行扫描 （双重方式） ᠿᦣࠄ⬉ᄤ䚂ӊ 䗮䖛SMTP᳡ࡵ఼ থ䗕⬉ᄤ䚂ӊࠄѦ㘨㔥 Ѧ㘨㔥 SMTP᳡ࡵ఼ 如需了解更多有关扫描到电子邮件的内容，请参见以下章节： 第 26 页 “扫描到电子邮件” 扫描到 USB 扫描到 USB 允许您将扫描的图像作为 PDF， XPS， TIFF 或 JPEG 文件保存到 USB 存储器中。 ⊼ᛣ y 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 保存扫描件为 XPS 文件 - 预览扫描 - 使用双重功能进行扫描 （双重方式） y 当在以下机型上使用 USB 存储设备时，连接前置 USB 线到设备上，然后连接 USB 存储器到 USB 端口。 - e-STUDIO2550C 系列 ᠿᦣࠄUSB USB USBᄬ఼ټ Media 更多有关扫描到 USB 的内容，请参阅： 第 33 页 “扫描到 USB” 8 扫描功能 1 概述 1.概述 Web 服务 (WS) 扫描 Web 服务 (WS) 扫描借助于 Windows Vista/Windows 7/Windows Server 2008 的功能，通过网络扫描客户端计算机上的图 像。可将设备上扫描的图像导入到客户端计算机，并通过支持 Windows 图像获取 (WIA) 扫描驱动程序的应用程序进行浏 览。 ⊼ᛣ 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 保存扫描件为 XPS 文件 ॳ〓 Փ⫼ࠊ䴶ᵓ䗮䖛Փ⫼WIAݐᆍ ᑨ⫼ᑣ䖯㸠䖰᪡ᴹᠻ㸠ᠿᦣDŽ ᇚᠿᦣڣᇐܹWIAݐᆍᑨ⫼ᑣЁDŽ Windows Vista Windows 7 Windows Server 2008 ᦤࠡᅝ㺙偅ࡼᑣDŽ 如需了解更多有关 WS 扫描的内容，请参见以下章节： 第 38 页 “Web 服务 (WS) 扫描” 扫描速度 根据所选的色彩模式和分辨率设置，扫描速度会不同。 下表列出了各种情况下大致的扫描速度 （进行 A4/LT 纸张打印时）。 色彩模式 黑白 分辨率 扫描速度 4540C 系列 6550C 系列 456 系列 856 系列 57 页 / 分钟 77 页 / 分钟 57 页 / 分钟 80 页 / 分钟 400 dpi 53 页 / 分钟 66 页 / 分钟 52 页 / 分钟 71 页 / 分钟 600 dpi 45 页 / 分钟 62 页 / 分钟 45 页 / 分钟 66 页 / 分钟 57 页 / 分钟 77 页 / 分钟 57 页 / 分钟 77 页 / 分钟 400 dpi 53 页 / 分钟 66 页 / 分钟 52 页 / 分钟 48 页 / 分钟 600 dpi 45 页 / 分钟 53 页 / 分钟 45 页 / 分钟 23 页 / 分钟 100 dpi 150 dpi 200 dpi 300 dpi 57 页 / 分钟 77 页 / 分钟 43 页 / 分钟 77 页 / 分钟 400 dpi 53 页 / 分钟 66 页 / 分钟 23 页 / 分钟 48 页 / 分钟 600 dpi 45 页 / 分钟 53 页 / 分钟 23 页 / 分钟 23 页 / 分钟 100 dpi 150 dpi 200 dpi 300 dpi 灰度 100 dpi 150 dpi 200 dpi 300 dpi 彩色 / 自动彩色 扫描功能 9 1 概述 色彩模式 黑白 分辨率 扫描速度 2550C 系列 2551C 系列 50 页 / 分钟 50 页 / 分钟 400 dpi 35 页 / 分钟 35 页 / 分钟 600 dpi 25 页 / 分钟 25 页 / 分钟 50 页 / 分钟 50 页 / 分钟 100 dpi 150 dpi 200 dpi 300 dpi 灰度 100 dpi 150 dpi 200 dpi 300 dpi 彩色 / 自动彩色 400 dpi 35 页 / 分钟 35 页 / 分钟 600 dpi 25 页 / 分钟 25 页 / 分钟 100 dpi 150 dpi 200 dpi 300 dpi 50 页 / 分钟 50 页 / 分钟 400 dpi 35 页 / 分钟 35 页 / 分钟 600 dpi 25 页 / 分钟 25 页 / 分钟 可在 “扫描设置”屏幕上更改色彩模式和分辨率设置。有关详情，请参见以下章节： 第 46 页 “指定色彩模式” 第 47 页 “指定分辨率” 模板 一旦注册了模板，通过调用预先的扫描设置，可轻松进行扫描。使用智能扫描套件，可将 meta 数据 （XML 文件）附加到 扫描文件中并进行电子邮件发送，同时选择是否保存在设备的共享文件夹中。 有关如何注册和使用扫描功能的模板的说明，请参见以下章节： 第 77 页 “使用模板” 10 扫描功能 1 概述 互联网传真功能 使用互联网传真功能，可将扫描拷贝文件作为带有 TIFF-FX(Profile S) 文件附件的电子邮件进行发送。由于互联网线路将 代替电话线路，通信成本将大为下降。 在互联网传真中，将指定电子邮件地址来代替电话号码，从而将扫描拷贝文件发送到互联网传真设备或客户端计算机。 如同接收传统的传真一样，当接收互联网传真时，设备会自动输出。 ⊼ᛣ y 网络管理员必须对网络设置进行配置后，才能使用互联网传真功能。如需帮助，请咨询网络管理员。 y 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 预览扫描 - 通过互联网传真将发送数据作为文件保存在设备的共享文件夹中 （互联网传真并保存） 如下图所示，使用互联网传真功能，您可执行各种不同的发送操作。 y 互联网传真设备到互联网传真设备 通过互联网或内联网，设备可发送文件拷贝到其它互联网传真设备。文件拷贝将作为电子邮件进行发送。 Ѧ㘨㔥 ݙ㘨㔥 䚂ӊ᳡ࡵ఼ 䚂ӊ᳡ࡵ఼ ⬉ᄤ䚂ӊথ䗕 ሔඳ㔥 y 互联网传真机与客户端计算机之间 通过互联网或内联网，设备可将文件拷贝作为电子邮件发送到客户端计算机。客户端计算机也可发送电子邮件到设备。 Ѧ㘨㔥 ݙ㘨㔥 ᅶ᠋ッ䅵ㅫᴎ 䚂ӊ᳡ࡵ఼ 䚂ӊ᳡ࡵ఼ ᅶ᠋ッ䅵ㅫᴎ ⬉ᄤ䚂ӊথ䗕 ሔඳ㔥 有关互联网传真的说明，请参见以下章节： 第 99 页 “互联网传真” ⊼ᛣ y 当使用设备的互联网传真功能发送文件拷贝时，客户端计算机将接收到 TIFF-FX(Profile S) 图像形式的文件。 y 设备只可打印 TIFF 格式的文本文件和图像文件；只可从客户端计算机发送文本或 TIFF 图像格式的文件到设备。有关 可使用的文件格式，请参见以下章节： 第 115 页 “可用的文件格式” 互联网传真功能 11 1 概述 12 互联网传真功能 2. 基本操作 本章描述基本的扫描操作。 在触摸屏上浏览扫描菜单.......................................................................................................... 14 默认设置 ................................................................................................................................... 16 扫描到电子归档 ........................................................................................................................ 17 扫描到文件 ............................................................................................................................... 18 扫描到电子邮件 ........................................................................................................................ 26 扫描到 USB .............................................................................................................................. 33 Web 服务 (WS) 扫描 ................................................................................................................ 38 使用保存的扫描数据 ................................................................................................................. 40 使用保存为电子归档文件的扫描数据....................................................................................................................40 使用保存为文件的扫描数据 ..................................................................................................................................40 查看扫描作业状态和日志.......................................................................................................... 42 查看扫描作业状态.................................................................................................................................................42 查看扫描作业日志.................................................................................................................................................42 2 基本操作 在触摸屏上浏览扫描菜单 当按下控制面板上的 [ 扫描 ] 键，触摸屏显示扫描菜单。 ⊼ᛣ 如果使用部门管理或用户管理功能来管理设备，就必须输入部门代 码或用户信息，例如：用户名和密码。 13 12 11 1 10 2 9 8 3 7 4 6 5 1) 信息显示区域 显示操作说明和设备状态。 2) 功能键 选择扫描功能的按键。按下其中一个键，将显示所选扫描功能特定的设置屏幕。 3) 目的地显示区域 开始扫描作业前，显示扫描作业保存的目的地或地址。 4) 警告信息显示区域 当设备需要更换墨粉盒或清除废粉盒等时，将显示警告信息。有关这些信息的详情，请参见 《故障排除手册》。 5) 日期和时间 6) [ 作业状态 ] 如果想要查看复印、传真、扫描、打印作业的状态，或查看作业日志时，请按此键。 第 42 页 “查看扫描作业状态” 第 42 页 “查看扫描作业日志” 7) [ 扫描 ] 按此键进行扫描。 14 在触摸屏上浏览扫描菜单 2 基本操作 2.基本操作 8) [ 预览 ] 如果想要预览扫描作业，请按此键。 第 56 页 “预览扫描” ⊼ᛣ 只有以下机型才会显示 [ 预览 ]： - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 9) [ 扫描设置 ] 如果想要更改适用于 “扫描到电子归档”、“扫描到文件”、“扫描到电子邮件”和 “扫描到 USB”功能的扫描设置 时，请按此键。 第 46 页 “更改扫描设置” 10) 扫描设置显示区域 显示所选的扫描设置。 11) [?] （帮助键） 请按此键，获取触摸屏上各个功能或按键的说明。 12) [ 模板 ] 键 如果想要使用模板，请按此键。 第 77 页 “使用模板” 13) [ 选定项 ] 请按此键，显示所选扫描设置选项的列表。 在触摸屏上浏览扫描菜单 15 2 基本操作 默认设置 当开机、设备从睡眠模式恢复、或按下控制面板上的 [ 功能清除 ] 键时，设备自动选取的设置，即为默认设置。可使用默 认设置来扫描文件，也可在扫描操作中按 [ 扫描设置 ] 键，为各个作业选择需要的设置。 第 46 页 “更改扫描设置” 下表列出了扫描模式可使用的设置以及它们的出厂默认值。 设置 出厂默认值 色彩模式 黑白 分辨率 200 (dpi) 原稿模式 文本 旋转 0(度) 单面 / 双面扫描 单面 原稿尺寸 自动 压缩 中 忽略空白页 关 边缘消除 关 范围调整 ±0 曝光 自动 对比度 ±0 背景调整 ±0 锐度 ±0 饱和度 ±0 RGB 调整 红 (R) ±0 绿 (G) ±0 蓝 (B) ±0 ᦤ⼎ y 要显示扫描设置所选项的列表，请按 [ 选定项 ] 键。 第 14 页 “在触摸屏上浏览扫描菜单” y 使用控制面板上的 [ 用户功能 ] 键，可更改默认设置。有关详情，请参见 MFP Management Guide。 16 默认设置 2 基本操作 扫描到电子归档 使用该功能扫描原稿，可将其保存在电子归档盒中。每个扫描作业可包含 200 页。 保存扫描作业时，可指定一个公共归档盒或一个用户私密归档盒。公共归档盒是预定义的，用来保存设备用户需要使用的 文件。此外，用户可创建归档盒。如果为创建的归档盒设置了密码，就必须输入正确的密码，才能使用该归档盒。 通过触摸屏，可随时打印保存的数据。也可使用 e-Filing web utility 来管理数据。例如：可创建用户归档盒和文件夹、打印 文件或合并多个文件来创建一个新的文件。 有关如何使用扫描到电子归档功能来保存扫描作业、创建用户私密归档盒和打印电子归档文件的说明，请参见 e-Filing Guide。 ⊼ᛣ y 该功能仅适用于安装了硬盘的设备。 y 根据使用的机型或操作环境，电子归档的最大容量会不同。在TopAccess的[设备]标签上可查看电子归档和共享文件 夹的可用总容量。 y 将扫描作业保存到用户私密归档盒之前，需要对该归档盒进行设置。 y 为避免数据丢失，建议您对设备硬盘保存的数据进行备份。可使用 File Downloader 或 e-Filing Backup/Restore Utility，在计算机上备份数据。 y 请删除电子归档中保存的无用文件。 扫描到电子归档 17 2 基本操作 扫描到文件 使用扫描到文件功能，可将扫描作业发送并保存到设备硬盘的共享文件夹或指定的网络文件夹中。可通过网络，在计算机 上直接访问共享文件夹中保存的数据。每个扫描作业最多可包含 1000 页，直到内存满。 对于没有安装硬盘的设备，可扫描约 300 页 （彩色或自动彩色模式）或约 1500 页 （黑白）。 ⊼ᛣ y 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 扫描到文件 （本地 MFP） - 指定多个网络文件夹 （远端 1/ 远端 2） - 保存扫描件为 XPS 文件 - 预览扫描 - 使用双重功能进行扫描 （双重方式） y 根据使用的机型或操作环境，共享文件夹的最大容量会不同。在TopAccess的[设备]标签上可查看电子归档和共享文 件夹的可用总容量。 y 设备硬盘的共享文件夹最多可包含 2000 个文件。 y 要将扫描数据保存到客户端计算机，网络管理员必须进行相关设置。有关详情，请参见 TopAccess Guide。 y 建议您备份共享文件夹中保存的数据。 y 请删除共享文件夹中保存的无用文件。 扫描到文件 18 1 放好原稿。 2 按下控制面板上的 [ 扫描 ] 键，进入扫描菜单。 如需帮助，请参见 《快速开始手册》。 扫描到文件 2 基本操作 2.基本操作 3 按 [ 文件 ] 键。 y 要在设备共享文件夹中保存扫描作业，请继续步骤 4。 y 要在网络文件夹中保存扫描作业，请继续步骤 5。 ⊼ᛣ 管理员必须对设备进行配置，才能将数据保存到网络文件夹中。有关详情，请参见 TopAccess Guide。 ᦤ⼎ 有关以下机型，请在此步骤中按 [ 预览 ] 键，然后选择扫描功能以便在操作结束时来预览扫描作业。 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 有关如何预览扫描作业的说明，请参阅： 第 56 页 “预览扫描” 4 确认 [ 本地 MFP] 选中并高亮显示。 请继续步骤 9。 ᦤ⼎ 如果管理员启动了在网络文件夹中保存数据的功能，则可在 [ 本地 MFP] 以及 [ 远端 1] 和 [ 远端 2] 中选择 2 个 文件目的地。如果选择了 [ 本地 MFP]，则可指定网络文件夹 （远端 1 或 2）作为远端目的地。要将网络文件夹 设置为远端目的地，请继续步骤 5。 ⊼ᛣ 对于没有安装硬盘的设备，只可指定 [ 远端 1] 或 [ 远端 2] 为文件目的地。不可指定 [ 本地 MFP] 和多个目的地。 扫描到文件 19 2 基本操作 5 要在网络文件夹中保存扫描作业，请按 [ 远端 1] 或 [ 远端 2] 键。 y 如果管理员配置了所选的远端目的地 （远端 1 或 2），就可指定所需的网络文件夹，同时显示设置远端目的地的 屏幕。请继续步骤 6。 y 如果管理员已经定义了所选的远端目的地 （远端 1 或 2），扫描作业就会保存到指定的网络文件夹，按下此键就 不会显示用来指定文件目的地的屏幕。此时，不可更改文件目的地。请继续步骤 9。如果需要更改远端目的地， 请咨询网络管理员，获得帮助。 ᦤ⼎ 如果管理员启动了在网络文件夹中保存数据的功能，则可在 [ 本地 MFP] 或 [USB 存储器 ]，以及 [ 远端 1] 和 [ 远端 2] 中选择 2 个文件目的地。 ⊼ᛣ 对于没有安装硬盘的设备，只可指定 [ 远端 1] 或 [ 远端 2] 为文件目的地。不可指定 [ 本地 MFP] 和多个目的地。 20 扫描到文件 2 基本操作 2.基本操作 6 从列表中选择所需的文件目的地 1) 选择文件目的地。 2) 按 [ 确定 ] 键。 y 如果文件目的地选择了 FTP、NetWare IPX 或 FTPS，请继续步骤 9。 y 如果文件目的地选择了 SMB，请继续步骤 7。 y 如果设备中未注册所需的文件目的地，请按 [ 直接导入 ] 键，继续步骤 8。 7 如果文件目的地选择了 SMB，选择要存储的文件夹。 1) 选择要存储的文件夹。 2) 按 [ 确定 ] 键。 继续步骤 9。 扫描到文件 21 2 基本操作 8 选择远端目的地的文件夹。 1) 从 FTP、 SMB、 NetWare IPX、 NetWare IP 或 FTPS 中选择文件传送协议。 2) 按 [ 服务器名 ]、 [ 网络路径 ]、 [ 登录用户名 ]、 [ 密码 ] 和 [ 命令端口 ] 来指定文件目的地。 3) 最后，按 [ 确定 ] 键。 y [ 服务器名 ] （仅为 FTP、 NetWare IPX、 NetWare IP 或 FTPS） 选择 [FTP] 时： 输入 FTP 服务器的 IP 地址。例如：要发送扫描数据到 “ftp://10.10.70.101/user01/scan/，”请在此框中输入 “10.10.70.101”。 选择 [NetWare IPX] 时： 输入 NetWare 文件服务器或树 / 上下文 （当 NDS 可用时）的名称。 选择 [NetWare IP] 时： 输入 NetWare 文件服务器的 IP 地址。 选择 [FTPS] 时： 输入 FTPS 服务器的 IP 地址。例如：要发送扫描数据到 “ftps://10.10.70.101/user01/scan/”，请在此框内输入 “10.10.70.101”。 y [ 网络路径 ] 选择 [FTP] 时： 输入到达保存扫描数据的 FTP 服务器中文件夹的路径。例如：要发送扫描数据到 “ftp://10.10.70.101/user01/ scan/，”请在此框中输入 “user01\scan”。 选择 [SMB] 时： 输入到达保存扫描数据文件夹的网络路径。 选择 [NetWare IPX] 或 [NetWare IP] 时： 输入到达保存扫描数据的 NetWare 文件服务器中文件夹的路径。例如：要发送扫描数据到 NetWare 文件服务器中 的 “sys\scan”文件夹，请在此框中输入 “\sys\scan”。 选择 [FTPS] 时： 输入到达想要保存扫描数据的 FTPS 服务器中的文件夹的路径。例如：要发送扫描数据到 “ftps://10.10.70.101/ user01/scan/”，请在此框内输入 “user01\scan”。 y [ 登录用户名 ] 选择 [FTP] 时： 根据需要，输入 FTP 服务器的登录用户名。 选择 [SMB] 时： 根据需要，输入访问网络文件夹的用户名。 选择 [NetWare IPX] 或 [NetWare IP] 时： 根据需要，输入 NetWare 文件服务器的登录用户名。 选择 [FTPS] 时： 根据需要，输入 FTPS 服务器的登录的用户名。 y [ 密码 ] 选择 [FTP] 时： 根据需要，输入 FTP 服务器的登录密码。 选择 [SMB] 时： 根据需要，输入访问网络文件夹的密码。 选择 [NetWare IPX] 或 [NetWare IP] 时： 根据需要，输入 NetWare 文件服务器的登录密码。 选择 [FTPS] 时： 根据需要，输入 FTPS 服务器的登录密码。 22 扫描到文件 2 基本操作 2.基本操作 y [ 命令端口 ] （仅为 FTP 和 FTPS） 输入用于命令执行的端口号码。默认设置下，该框中显示连字符 “-”，使用由管理员设置的端口号码。只有在您想 要使用另一个端口号码时，才更改此框中的输入内容。 ᦤ⼎ y 每按一次键，触摸屏上就会显示键盘。请使用该键盘和数字键，输入各个项目，然后按 [ 确定 ] 键确认。 y 要在 [SMB] 中保存文件，请输入网络路径、登录用户名和密码，然后按 9 ，从而可选择文件夹。 根据需要，定义新文件的设置。 1) 按 [ 文件名 ] 键，更改文件名。 2) 选择文件格式、多页 / 单页或安全设置的选项。 3) 最后，按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ 要清除设置，请按 [ 重置 ] 键。 y [ 文件名 ] 按下此键，触摸屏上就会显示键盘。请使用该键盘和数字键，更改文件名，然后按 [ 确定 ] 键确认。文件名最多可 包含 128 个字符。 ᦤ⼎ y 按 为文件名添加一个有意义的数字，例如：日期和时间。数字的分配将根据为日期格式设置所选的格 式，管理员可在 TopAccess 上设置该日期格式设置。有关详情，请参见 TopAccess Guide。 y 根据所用字母的类型，可删除文件名的后缀字符 （最多 74 个）。 y 文件格式 [PDF] — 按此键，将扫描作业存储为 PDF 文件。 [SLIM PDF] — 按此键，将扫描作业存储为 slim PDF 文件。当文件最小化的重要性高于图像质量时，适用该选项。 只有在色彩模式设置中选择了 [ 彩色 ] 或 [ 灰度 ] 时，才可使用该选项。 [TIFF] — 按此键，将扫描作业存储为 TIFF 文件。 [JPEG] — 按此键，将扫描作业存储为 JPEG 文件。只有在色彩模式设置中选择了 [ 彩色 ] 或 [ 灰度 ] 时，才可使用 该选项。 [XPS] — 按此键，将扫描作业存储为 XPS 文件。 ᦤ⼎ y 只有以下机型和操作系统才支持 XPS 文件： 机型： - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO456 系列 - e-STUDIO856 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 操作系统： - Windows Vista 扫描到文件 23 2 基本操作 - Windows 7 - Windows Server 2008 SP1 或更新版本 - 安装了 .NET Framework 3.0 的 Windows XP SP2 或更新版本 - 安装了 .NET Framework 3.0 的 Windows Server 2003 SP1 或更新版本 y 如果启动了强制加密设置，则只可使用 PDF 的文件格式。要了解更多有关强制加密的设置，请参阅 MFP Management Guide y 多页 / 单页 [ 多页 ] — 按此键，将扫描作业存储为多页文件。当您扫描多页时，设备将扫描的所有页面保存为一个文件。 [ 单页 ] — 按此键，将扫描作业的每一页存储为单个文件。当您扫描多页时，设备将每一页面分别保存为单个文 件。 y 安全 当在文件格式中选择了 PDF，您可选择是否加密 PDF 文件。要加密 PDF 文件，请按 [ 开 ] 键。有关更多如何加密 PDF 文件的内容，请参阅： 第 75 页 “加密 PDF 文件” 10 按 [ 扫描 ] 键。 ᦤ⼎ y 要扫描双面文件或更改色彩模式、分辨率等设置，请按 [ 扫描设置 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” y 有关以下机型，请按 [ 预览 ] 键，然后按 [ 扫描 ] 键来预览扫描的数据。 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 第 56 页 “预览扫描” y 有关以下机型，可按 [ 电子归档 ]、 [E-Mail] 或 [USB] 键来设置其它扫描功能。（双重方式） - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO456 系列 - e-STUDIO856 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 第 72 页 “使用两种功能进行扫描 （双重方式）” 24 扫描到文件 2 基本操作 2.基本操作 11 如果显示以下屏幕，请在原稿玻璃上放置其它原稿，然后按 [ 扫描 ] 键或 [ 开始 ] 键继续扫描。要 结束作业，请按 [ 作业完成 ] 键，然后按 [ 功能清除 ] 键。 y 在以下情况下，不会显示上述屏幕： - 您通过自动双面输稿器扫描原稿，却没有按 [ 继续 ] 键来扫描其余的原稿。 - 显示扫描预览。 y 要取消操作，请按 [ 取消作业 ] 键。 y 要更改扫描设置，请按 [ 扫描设置 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” ⊼ᛣ y 当设备扫描的作业超出 1000 页时，则显示信息 “原件数超出了限定。要保存已存原件吗？”如果想要保存 扫描作业，按 [ 是 ] 键。 如果设备没有安装硬盘，扫描的原稿将不会被保存在设备中，但是仍然可执行扫描直到内存满。有关可扫描 的大致页数，请参阅： 第 18 页 “扫描到文件” y 当设备硬盘上暂时的工作空间已满时，则显示信息并取消作业。在 TopAccess[ 设备 ] 选项标签上可查看可用 的工作空间。 y 如果要在设备硬盘中存储的作业数量超出了 20，则将显示指示设备内存已满的信息。此时，请稍等直到内存 可用，或按 [ 作业状态 ] 键来删除不需要的作业。 第 42 页 “查看扫描作业状态” 扫描到文件 25 2 基本操作 扫描到电子邮件 使用扫描功能，您可将扫描作业作为附加文件发送到指定的电子邮件地址。 ⊼ᛣ y 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 保存扫描件为 XPS 文件 - 预览扫描 - 使用双重功能进行扫描 （双重方式） y 网络管理员必须对设备配置进行设置后，才能使用扫描到电子邮件的功能。 扫描到电子邮件 1 放好原稿。 2 按下控制面板上的 [ 扫描 ] 键，进入扫描菜单。 3 按 [E-mail] 键。 如需帮助，请参见 《快速开始手册》。 y 如果管理员在 TopAccess 上启用了扫描到电子邮件设置的用户验证，则显示验证屏幕。此时，请继续步骤 4。 y 如果管理员在 TopAccess 上禁用了扫描到电子邮件设置的用户验证，则显示地址簿屏幕。此时，请继续步骤 5。 ᦤ⼎ 有关以下机型，请在此步骤中按 [ 预览 ] 键，然后选择扫描功能以便在操作结束时来预览扫描作业。 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 有关如何预览扫描作业的说明，请参阅： 第 56 页 “预览扫描” 26 扫描到电子邮件 2 基本操作 2.基本操作 4 在验证屏幕上，完成用户验证。 1) 按 [ 用户名 ] 键，输入用户名。 2) 按 [ 密码 ] 键，输入密码。 3) 最后，按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ 按各个键，触摸屏上会显示键盘。使用该键盘和数字键，输入各个项目，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。 ⊼ᛣ 管理员在 TopAccess 上启用了扫描到电子邮件设置的用户验证后，才会显示上述屏幕。如果显示了该屏幕，您 必须输入用户名和密码登录到扫描到电子邮件的屏幕。有关用户名和密码，请询问您的网络管理员。 5 按 [ 到 ] 键。 扫描到电子邮件 27 2 基本操作 6 指定您想要发送扫描作业的电子邮件地址。 1) 按 [ 输入 E-mail] 键。 2) 使用触摸屏上的键盘和数字键，输入电子邮件地址，然后按 [ 确定 ] 键。 3) 最后，按 [ 确定 ] 键。 指定电子邮件地址有多种方式。有关详情，请参见： 第 58 页 “指定电子邮件地址” ᦤ⼎ 管理员可能已在 TopAccess 上设置了发件人地址文本框中的内容 （→步骤 9）。（请参见 TopAccess Guide 中 有关电子邮件设置和 / 或扫描到电子邮件设置的用户验证的介绍。）此时，您可指定电子邮件地址，然后按 [ 发 送 ] 或 [ 开始 ] 键来发送扫描作业。 7 按 [ 主题 ] 键和 [ 正文 ] 键，输入各个项目。 ᦤ⼎ y 要清除设置，请按 [ 重置 ] 键。 y 按各个键，触摸屏上会显示键盘。使用该键盘和数字键，输入各个项目，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。每个文 本框中最多可输入的字符数，如下所示： - [ 主题 ]：128 个字符 - [ 正文 ]：1000 个字符 y 如果想要添加其他联系人，请按 [ 抄送 ] 或 [ 密送 ] 键来添加联系人的电子邮件地址。 y 发送电子邮件时，日期和时间会自动添加到主题上。 y 管理员可更改正文内容。有关详情，请参阅 MFP Management Guide 和 TopAccess Guide。 y 按 28 扫描到电子邮件 添加日期和时间等有意义的数字到主题。有关详情，请参阅 TopAccess Guide. 2 基本操作 2.基本操作 8 根据需要，为附加文件进行以下设置。 1) 按 [ 文件名 ] 键，更改文件名。 2) 为文件格式和 / 或多页 / 单页和 / 安全设置进行选项设置。 3) 最后，按 。 y [ 文件名 ] 按此键，触摸屏上显示键盘。使用该键盘和数字键，输入文件名，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。文件名最多可包含 128 个字符。 ᦤ⼎ y 按 为文件名添加一个有意义的数字，例如：日期和时间。数字的分配将根据为日期格式设置所选的格 式，管理员可在 TopAccess 上设置该日期格式设置。有关详情，请参见 TopAccess Guide。 y 根据所用字母的类型，可删除文件名的后缀字符 （最多 74 个）。 y 文件格式 [PDF] — 按此键，将扫描作业存储为 PDF 文件。 [SLIM PDF] — 按此键，将扫描作业存储为 slim PDF 文件。当文件最小化的重要性高于图像质量时，适用该选项。 只有在色彩模式设置中选择了 [ 彩色 ] 或 [ 灰度 ] 时，才可使用该选项。 [TIFF] — 按此键，将扫描作业存储为 TIFF 文件。 [JPEG] — 按此键，将扫描作业存储为 JPEG 文件。只有在色彩模式设置中选择了 [ 彩色 ] 或 [ 灰度 ] 时，才可使用 该选项。 [XPS] — 按此键，将扫描作业存储为 XPS 文件。 ᦤ⼎ y 只有以下机型和操作系统才支持 XPS 文件： 机型： - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO456 系列 - e-STUDIO856 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 操作系统： - Windows Vista - Windows 7 - Windows Server 2008 SP1 或更新版本 - 安装了 .NET Framework 3.0 的 Windows XP SP2 或更新版本 - 安装了 .NET Framework 3.0 的 Windows Server 2003 SP1 或更新版本 y 如果启动了强制加密设置，则只可使用 PDF 的文件格式。要了解更多有关强制加密设置的内容，请参阅 MFP Management Guide. y 多页 / 单页 [ 多页 ] — 按此键，将扫描作业存储为多页文件。当您扫描多页时，设备将扫描的所有页面保存为一个文件。 [ 单页 ] — 按此键，将扫描作业的每一页存储为单个文件。当您扫描多页时，设备将每一页面分别保存为单个文 件。 y 安全 当在文件格式中选择了 PDF，则可选择是否加密 PDF 文件。要加密 PDF 文件，请按 [ 开 ] 键。有关更多如何加密 扫描到电子邮件 29 2 基本操作 PDF 文件的内容，请参阅： 第 75 页 “加密 PDF 文件” 9 根据需要，指定以下项目，然后按 [ 确定 ] 键。 y 分段消息大小 (KB) 选择消息分段的尺寸。如果附加文件的尺寸超出了此处选择的尺寸，设备将文件分割成较小的数据群，然后发送文 件。 ⊼ᛣ 如果电子邮件尺寸超出了可发送的最大尺寸，将不发送附加文件。管理员可在 TopAccess SMTP 客户端页面上 设置最大的电子邮件发送尺寸。 y [ 发件人地址 ] 按此键，编辑发件人的电子邮件地址。如果管理员设置了发件人的电子邮件地址，就不可编辑该文本框。 y [ 发件人姓名 ] 按此键，编辑发件人的名称。 ᦤ⼎ y 按 [ 发件人地址 ] 键或 [ 发件人姓名 ] 键，触摸屏上显示键盘。请使用该键盘和数字键，输入各个项目，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。 y 您可按控制面板上的 [ 开始 ] 键，通过上述屏幕来发送扫描作业。 30 扫描到电子邮件 2 基本操作 2.基本操作 10 按 [ 扫描 ] 键或 [ 开始 ] 键。 ᦤ⼎ y 要扫描双面文件或更改色彩模式、分辨率等设置，请按 [ 扫描设置 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” y 有关以下机型，请按 [ 预览 ] 键，然后按 [ 扫描 ] 键来预览扫描的数据。 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 第 56 页 “预览扫描” y 有关以下机型，可按 [ 电子归档 ]、 [E-Mail] 或 [USB] 键来设置其它扫描功能。（双重方式） - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO456 系列 - e-STUDIO856 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 第 72 页 “使用两种功能进行扫描 （双重方式）” 扫描到电子邮件 31 2 基本操作 11 如果显示以下屏幕，请在原稿玻璃上放置其它原稿，然后按 [ 扫描 ] 键或 [ 开始 ] 键继续扫描。要 结束作业，请按 [ 作业完成 ] 键，然后按 [ 功能清除 ] 键。 y 在以下情况下，不会显示上述屏幕： - 您通过自动双面输稿器扫描原稿，却没有按 [ 继续 ] 键来扫描其余的原稿。 - 显示扫描预览。 y 要取消操作，请按 [ 取消作业 ] 键。 y 要更改扫描设置，请按 [ 扫描设置 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” ⊼ᛣ y 当设备扫描的作业超出 1000 页时，则显示信息 “原件数超出了限定。要保存已存原件吗？”如果想要保存 扫描作业，按 [ 是 ] 键。 如果设备没有安装硬盘，扫描的原稿将不会被保存在设备中，但是仍然可执行扫描直到内存满。有关可扫描 的大致页数，请参阅： 第 18 页 “扫描到文件” y 当设备硬盘上暂时的工作空间已满时，则显示信息并取消作业。在 TopAccess[ 设备 ] 选项标签上可查看可用 的工作空间。 32 扫描到电子邮件 2 基本操作 扫描到 USB 使用扫描到 USB 功能，可将扫描数据存储到 USB 存储器上。 ⊼ᛣ y 要将数据保存到 USB 存储器上，管理员必须启动存储到 USB 介质设置。有关详情，请参阅 TopAccess Guide。 y USB 存储器必须满足以下条件。但是，即使满足了以下条件，一些 USB 存储器也可能不能在设备上使用。 - FAT16 或 FAT32 格式 - 单分区 （不支持多分区的 USB 存储器。） y 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 保存扫描件为 XPS 文件 - 预览扫描 - 使用双重功能进行扫描 （双重方式） y 当在以下机型上使用 USB 存储设备时，连接前置 USB 线到设备上，然后连接 USB 存储器到 USB 端口。 - e-STUDIO2550C 系列 扫描到 USB 1 放好原稿。 2 按下控制面板上的 [ 扫描 ] 键，进入扫描菜单。 3 要将扫描数据保存到 USB 存储器中，请插入 USB 存储器并 等待几秒。 如需帮助，请参阅 《快速开始手册》。 USBッষ ⊼ᛣ 请将 USB 存储器插入 USB 端口：有关设备 USB 端口的位置，请 参阅 《快速开始手册》。 USBᄬ఼ټ 扫描到 USB 33 2 基本操作 4 当触摸屏显示 “发现 USB 设备。”时，请按 [USB] 键。 ⊼ᛣ 当将扫描数据保存到 USB 存储器中时，请勿断开 USB 存储器与设备的连接，直到完成数据传送。在数据传送 时断开 USB 存储器与设备的连接，可导致设备损坏。 ᦤ⼎ y 根据扫描数据的大小，将扫描数据保存到 USB 存储器中所需的时间长短不同。 y 有关以下机型，请在此步骤中按 [ 预览 ] 键，然后选择扫描功能以便在操作结束时来预览扫描作业。 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 有关预览扫描的内容，请参阅： 第 56 页 “预览扫描” 5 根据需要，选择新文件的设置。 1) 按 [ 文件名 ] 键，更改文件名。 2) 选择有关文件格式、多页 / 单页和安全设置的选项。 3) 完成设置后，按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ 要清除设置，请按 [ 重置 ] 键。 y [ 文件名 ] 按此键，屏幕上显示键盘。请使用该键盘和数字键，更改文件名，然后按 [ 确定 ] 键来确认输入内容。文件名最多 可使用 128 个字母。 ⊼ᛣ y 按 键，为文件名添加日期和时间等数字。这些数字可由管理员在 TopAccess 菜单上的日期格式设置中， 选择相应的格式来设置。有关详情，请参阅 TopAccess Guide。 y 根据所用字母的类型，可删除文件名的后缀字符 （最多 74 个）。 34 扫描到 USB 2 基本操作 2.基本操作 y 文件格式 [PDF] – 按此键，保存扫描数据为 PDF 文件。 [TIFF] – 按此键，保存扫描数据为 TIFF 文件。 [XPS] – 按此键，保存扫描数据为 XPS 文件。 [SLIM PDF] – 按此键，保存扫描数据为 slim PDF 文件。当文件尺寸最小化优先于图像质量时，该选项适用。仅在 色彩模式设置中选择了 [ 彩色 ] 或 [ 灰度 ] 时，该选项才可用。 [JPEG] – 按此键，保存扫描数据为 JPEG 文件。仅在色彩模式设置中选择了 [ 彩色 ] 或 [ 灰度 ] 时，该选项才可用。 ᦤ⼎ y 只有以下机型和操作系统才支持 XPS 文件： 机型： - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO456 系列 - e-STUDIO856 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 操作系统： - Windows Vista - Windows 7 - Windows Server 2008 SP1 或更新版本 - 安装了 .NET Framework 3.0 的 Windows XP SP2 或更新版本 - 安装了 .NET Framework 3.0 的 Windows Server 2003 SP1 或更新版本 y 如果启动了强制加密设置，则只可使用 PDF 的文件格式。要了解更多有关强制加密设置的内容，请参阅 MFP Management Guide. y 多页 / 单页 [ 多页 ] – 按此键，将扫描作业存储为多页文件。当您扫描多页时，设备将扫描的所有页面保存为一个文件。 [ 单页 ] – 按此键，将扫描作业的每一页存储为单个文件。当您扫描多页时，设备将每一页面分别保存为单个文件。 y 安全 当在文件格式中选择了 PDF，则可选择是否加密 PDF 文件。要加密 PDF 文件，请按 [ 开 ] 键。有关更多如何加密 PDF 文件的内容，请参阅： 第 75 页 “加密 PDF 文件” 扫描到 USB 35 2 基本操作 6 按 [ 扫描 ] 键，进行扫描。 ᦤ⼎ y 要扫描双面文件或设置色彩模式或分辨率等，请按 [ 扫描设置 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” y 有关以下机型，请按 [ 预览 ] 键，然后按 [ 扫描 ] 键来预览扫描的数据。 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 第 56 页 “预览扫描” y 有关以下机型，可按 [ 电子归档 ]、 [E-Mail] 或 [USB] 键来设置其它扫描功能。（双重方式） - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO456 系列 - e-STUDIO856 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 第 72 页 “使用两种功能进行扫描 （双重方式）” 36 扫描到 USB 2 基本操作 2.基本操作 7 如果显示以下屏幕，请在原稿玻璃上放置其它原稿，然后按 [ 扫描 ] 键或 [ 开始 ] 键继续扫描。要 结束作业，请按 [ 作业完成 ] 键，然后按 [ 功能清除 ] 键。 y 在以下情况下，不会显示上述屏幕： - 您通过自动双面输稿器扫描原稿，却没有按 [ 继续 ] 键来扫描其余的原稿。 - 显示扫描预览。 y 要取消操作，请按 [ 取消作业 ] 键。 y 要更改扫描设置，请按 [ 扫描设置 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” ⊼ᛣ y 当设备扫描的作业超出 1000 页时，则显示信息 “原件数超出了限定。要保存已存原件吗？”如果想要保存 扫描作业，按 [ 是 ] 键。 如果设备没有安装硬盘，扫描的原稿将不会被保存在设备中，但是仍然可执行扫描直到内存满。有关可扫描 的大致页数，请参阅： 第 18 页 “扫描到文件” y 当设备硬盘上暂时的工作空间已满时，则显示信息并取消作业。可在 TopAccess[ 设备 ] 标签上查看可用的工 作空间。 y 如果要在设备硬盘中存储的作业数量超出了 20，则将显示指示设备内存已满的信息。此时，请稍等直到内存 可用，或按 [ 作业状态 ] 键来删除不需要的作业。 第 42 页 “查看扫描作业状态” 扫描到 USB 37 2 基本操作 Web 服务 (WS) 扫描 Web 服务 (WS) 扫描借助 Windows 操作系统 （例如：Windows Vista）的功能，通过网络上的客户端计算机来扫描图像。 通过在触摸屏上进行操作或运行 Windows 操作系统 （例如：Windows Vista）的客户端计算机，可执行扫描操作。在设备 上扫描的图像可下载到客户端计算机上，并在支持 Windows 图像获取 (WIA) 扫描驱动程序的应用程序上查看。 系统要求 可在以下环境中使用 WS 扫描功能： y 操作系统 Windows Vista / Windows 7 / Windows Server 2008 y 软件 Windows 图像获取 (WIA) 兼容性应用程序 安装扫描驱动程序 WS 扫描使用包含 Windows 操作系统 （例如：Windows Vista) 的 WIA 扫描驱动程序。当您安装 Web 服务打印的客户端 软件时， WIA 扫描驱动程序将自动安装到客户端计算机上。如需帮助，请参见 《软件安装手册》。 ⊼ᛣ y 要在客户端计算机上安装 WIA 扫描驱动程序，管理员必须在 TopAccess 上启用 Web 服务扫描设置。有关详情，请参 见 TopAccess Guide. y 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 保存扫描件为 XPS 文件 ᦤ⼎ 用户软件 CD-ROM 或用户软件 / 文件 DVD 包含适用于 Windows XP/Windows Vista/Windows 7/Windows Server 2003/Windows Server 2008 用户的 TOSHIBA e-STUDIO WIA 驱动程序。该驱动程序可与 WIA 兼容性应用程序共同使 用，例如：Windows XP 或 Windows Vista 支持的 Microsoft Paint，在设备上扫描图像，然后下载到客户端计算机上。 有关详情，请参见： 第 97 页 “使用 TOSHIBA e-STUDIO WIA 驱动程序来扫描图像” 本手册提供使用使用触摸屏，在设备上扫描图像的说明。有关在客户端计算机上的操作说明，请参见 WIA 兼容性应用程序 附带的文件。 使用 Web 服务扫描功能进行扫描 38 1 放好原稿。 2 按下控制面板上的 [ 扫描 ] 键，进入扫描菜单。 如需帮助，请参见 《快速开始手册》。 Web 服务 (WS) 扫描 2 基本操作 2.基本操作 3 按 [Web 服务扫描 ] 键。 4 选择所需的客户端，然后按 [ 扫描 ] 键。 ᦤ⼎ 如果屏幕上没有显示所需的客户端名称，请使用 或 来切换屏幕。 显示以下屏幕。 ᦤ⼎ 要取消操作，请按 [ 取消 ] 键。 ⊼ᛣ 如果未显示上述屏幕，请确认所选的客户端正在运行中。 Web 服务 (WS) 扫描 39 2 基本操作 使用保存的扫描数据 使用保存为电子归档文件的扫描数据 您可显示保存在电子归档中的扫描数据列表，并借助触摸屏或电子归档，以各种不同的方式使用该数据。有关如何使用保 存在电子归档中数据的说明，请参见 e-Filing Guide。 ⊼ᛣ 该功能仅适用于安装了硬盘的设备。 使用保存为文件的扫描数据 要访问保存在设备共享文件夹、 USB 存储设备或网络文件夹中的扫描数据，请使用 Windows Explorer 查找功能。 ⊼ᛣ y 只有在设备上安装了硬盘，才可将扫描件保存在其共享文件夹 （本地 MFP）中。 y 当在以下机型上使用 USB 存储设备时，连接前置 USB 线到设备上，然后连接 USB 存储器到 USB 端口。 - e-STUDIO2550C 系列 使用本地 MFP 中保存的扫描数据 当您选择 [ 本地 MFP] 来保存扫描数据时，它们存储在设备 “file_share”的共享文件夹中。您可通过运行 Windows 操作 系统的计算机来访问该文件夹。 无论您的扫描数据是直接保存在共享文件夹中，还是子文件夹中，都可在 TopAccess 本地存储路径设置中进行控制。管理 员可单击 “另存为文件”子菜单，从设置页面上更改该设置。有关详情，请参见 TopAccess Guide。 当发送扫描数据到子文件夹时： 当进行本地存储路径设置，发送扫描数据到该路径中的子文件夹时，设备将自动创建子文件夹。子文件夹的名称将根据您 操作扫描到文件的功能而定。 如下所示，子文件夹创建在 “file_share”共享文件夹下： y “SCAN”— 该子文件夹包含使用扫描到文件功能创建的文件。 y “000-PUBLIC_TEMPLATE_GROUP-[ 模板名称 ]”— 该子文件夹包含使用公共模板组中扫描模板所创建的文件。 y “[ 组号码 ] － [ 组名称 ] － [ 模板名称 ]”— 该子文件夹包含使用用户模板组中扫描模板所创建的文件。 当文件夹空时，子文件夹将被自动删除。 当直接发送扫描数据到共享文件夹时： 当进行本地存储路径设置，直接发送扫描数据进行存储时，数据将保存在设备 “file_share”文件夹下。 40 使用保存的扫描数据 2 基本操作 2.基本操作 使用 USB 存储设备中保存的扫描数据 当您选择 [USB 存储器 ] 来保存扫描数据时，它们将存储在与设备相连的 USB 存储设备中。 当您将扫描数据保存在 USB 存储设备中时，将自动创建子文件夹。该子文件夹的名称将根据您操作扫描到文件 /USB 功能 的方式而定。 y “SCAN”— 该子文件夹包含使用扫描到 USB 功能创建的文件。 y “000-PUBLIC_TEMPLATE_GROUP-[ 模板名称 ]”— 该子文件夹包含使用公共模板组中扫描模板所创建的文件。 y “[ 组号码 ] － [ 组名称 ] － [ 模板名称 ]”— 该子文件夹包含使用用户模板组中扫描模板所创建的文件。 使用网络文件夹中保存的扫描数据 （远端 1/2） 当您选择 [ 远端 1] 或 [ 远端 2] 来保存数据时，它们将存储在指定网络文件夹中自动创建的扫描文件夹内。当这些数据包含 模板时，它们将存储在模板设置中指定的文件夹内。 使用保存的扫描数据 41 2 基本操作 查看扫描作业状态和日志 可在触摸屏上查看扫描作业的状态和日志。 ⊼ᛣ 如果使用用户管理功能来管理设备，您需要输入用户信息，例如：用户名和密码。 查看扫描作业状态 按触摸屏上的 [ 作业状态 ]>[ 作业 ]>[ 扫描 ]，显示进行中的扫描作业列表。根据需要，可删除作业。 在列表上，您可查看各个作业的目的地 / 文件名、方式 （扫描功能）、日期和时间、页数和当前状态。根据使用的机型或 操作系统，最大的显示作业数量会不同。 要显示上页或下页，按 或 。一页上显示的作业数量取决于使用的设备。 要删除作业，请在列表上进行选择，然后按 [ 删除 ] 键。可多选作业并删除。 要退出作业状态屏幕，按 [ 关闭 ] 键。 查看扫描作业日志 作业状态屏幕的 [ 日志 ] 选项标签上可显示扫描作业的历史记录。要在触摸屏上显示该记录，请按 [ 作业状态 ]>[ 日志 ]> [ 扫描 ]。 在列表上，您可查看各个作业的目的地 / 文件名、方式 （扫描功能）、日期和时间、页数和状态 （作业结果）。 最多可列出 1000 个作业。没有安装硬盘的设备最多可显示 100 个作业。要显示上页或下页，按 的作业数量取决于使用的设备。 如果想要在列表上注册电子邮件地址，按 [ 注册 ] 键。 第 118 页 “在地址簿中保存联系人信息” 要退出扫描日志屏幕，按 [ 关闭 ] 键。 42 查看扫描作业状态和日志 或 。一页上显示 2 基本操作 2.基本操作 ᦤ⼎ y 有关 [ 日志 ] 标签上显示作业记录的详情，请参阅 TopAccess Guide。 y 有关 “状态”栏内显示的错误代码，请参阅 《故障排除手册》。 y 扫描作业日志可导出到 USB 存储器中。有关详情，请参阅 MFP Management Guide。 查看扫描作业状态和日志 43 2 基本操作 44 查看扫描作业状态和日志 3. 常用功能 本章描述如何使用各种高级设置来扫描文件。 更改扫描设置............................................................................................................................ 46 指定色彩模式........................................................................................................................................................46 指定分辨率 ...........................................................................................................................................................47 选择原稿模式........................................................................................................................................................47 扫描双面原稿........................................................................................................................................................50 指定原稿尺寸........................................................................................................................................................50 更改方向 ...............................................................................................................................................................49 更改压缩倍率........................................................................................................................................................51 删除空白页 ...........................................................................................................................................................52 消除图像黑边框 ....................................................................................................................................................53 调整曝光 ...............................................................................................................................................................54 调整对比度 ...........................................................................................................................................................54 调整背景浓度........................................................................................................................................................54 调整锐度 ...............................................................................................................................................................55 调整色彩平衡........................................................................................................................................................55 预览扫描 ................................................................................................................................... 56 指定电子邮件地址 .................................................................................................................... 58 使用两种功能进行扫描 （双重方式）........................................................................................ 72 加密 PDF 文件 .......................................................................................................................... 75 3 常用功能 更改扫描设置 扫描设置为 “扫描到电子归档”、“扫描到文件”、“扫描到电子邮件”和 “扫描到 USB”功能中均可应用的设置。扫描 中频繁使用的选项通常注册为默认的扫描设置 ( 第 16 页 )，在无需更改设置的条件下，您可进行文件扫描。如果您想要 更改特定作业的设置来满足需求，请按触摸屏上的 [ 扫描设置 ] 键并选择所需的设置。扫描设置屏幕有 4 页。请使用 和 来切换页面。 y 页码 1/4 第 46 页 “指定色彩模式” 第 47 页 “指定分辨率” 第 47 页 “选择原稿模式” 第 49 页 “更改方向” 第 50 页 “扫描双面原稿” 第 50 页 “指定原稿尺寸” y 页码 2/4 第 51 页 “更改压缩倍率” 第 52 页 “删除空白页” 第 53 页 “消除图像黑边框” y 页码 3/4 第 54 页 “调整曝光” 第 54 页 “调整对比度” 第 54 页 “调整背景浓度” 第 55 页 “调整锐度” y 页码 4/4 第 55 页 “调整色彩平衡” 如果您完成了对所需设置的更改，请按 [ 确定 ] 键来保存并继续扫描操作。 第 18 页 “扫描到文件” 第 26 页 “扫描到电子邮件” 第 33 页 “扫描到 USB” 有关如何使用扫描到电子归档来保存扫描作业的说明，请参见 e-Filing Guide。 指定色彩模式 在以下选项中，选择最能满足扫描作业要求的色彩模式： [ 黑白 ] — 选择该选项，以黑白模式扫描图像。 [ 灰度 ] — 选择该选项，扫描包含文本和照片的图像，以改善图像质量。 [ 彩色 ] — 选择该选项，扫描彩色图像。 [ 自动彩色 ] — 选择该选项，通过自动检测各个文件页面的色彩类型，以黑白模式扫描单色图像，以彩色模式扫描彩色图 像。按控制面板上的 [ 用户功能 ] 键可进行自动色彩调整设置，从而设置判定彩色或单色的水平。有关详情，请参见 MFP Management Guide。 46 更改扫描设置 3 常用功能 3.常用功能 指定分辨率 从以下选项中，选择分辨率： [600] — 选择该选项，以 600 dpi 的分辨率来扫描原稿。 [400] — 选择该选项，以 400 dpi 的分辨率来扫描原稿。 [300] — 选择该选项，以 300 dpi 的分辨率来扫描原稿。 [200] — 选择该选项，以 200 dpi 的分辨率来扫描原稿。 [150] — 选择该选项，以 150 dpi 的分辨率来扫描原稿。 [100] — 选择该选项，以 100 dpi 的分辨率来扫描原稿。 ⊼ᛣ y 使用“扫描到文件”或“扫描到 USB”功能，根据应用程序，以 100 dpi 分辨率扫描的 A5、A6、ST-R、8K 或 16K 尺寸的原稿将被视为非标准尺寸。 y 使用 “扫描到文件”、“扫描到电子邮件”或 “扫描到 USB”功能，如果在文件格式设置中选择了 [SLIM PDF]，则 分辨率设置不可用。 选择原稿模式 选择最满足原稿图像质量要求的原稿模式。 ⊼ᛣ 当在色彩模式设置中选择了 [ 灰度 ] 时，则原稿模式设置不可用。 更改扫描设置 47 3 常用功能 e-STUDIO4540C 系列， e-STUDIO6550C 系列 [ 文本 ] - 选择该选项，扫描文本型原稿。 [ 文本 / 照片 ] - 选择该选项，扫描包含文本和照片的原稿。只有在彩色模式设置中选择了 [ 黑白 ]，才可使用该选项。 [ 照片 ] - 选择该选项，对打印在照相纸上的照片型原稿进行扫描。 [ 印刷的图像 ] - 选择该选项，将原稿作为印刷图像进行扫描。只有在彩色模式设置中选择了 [ 彩色 ] 或 [ 自动彩色 ]，才可 使用该选项。 e-STUDIO456 系列， e-STUDIO856 系列， e-STUDIO2550C 系列， e-STUDIO2551C 系列 [ 文本 ] — 选择该选项，扫描文本型原稿。 [ 文本 / 照片 ] — 选择该选项，扫描包含文本和照片的原稿。 [ 照片 ] — 选择该选项，对打印在照相纸上的照片型原稿进行扫描。 48 更改扫描设置 3 常用功能 3.常用功能 更改方向 使用旋转设置，您可更改扫描的方向。根据需要，从以下选项中选择所需的旋转方式： — 选择该项，扫描原稿而不更改方向。 — 选择该项，将扫描件向右旋转 90 度。 — 选择该项，将扫描件旋转 180 度。 — 选择该项，将扫描件向左旋转 90 度。 更改扫描设置 49 3 常用功能 ⊼ᛣ 如果选择以下设置项目，在 e-STUDIO456 系列和 e-STUDIO856 系列的旋转设置上，扫描图像将自动向右旋转 90 度： y 彩色模式：[ 灰度 ]， [ 彩色 ] 或 [ 自动彩色 ] y 分辨率：[600] y 原稿尺寸：[ 自动 ]， [ 混合原稿尺寸 ] 或除了 B4 （A3， B4， 8K， LD， LG， COMP）以外的任何尺寸 扫描双面原稿 使用单面 / 双面扫描设置时，您可选择是否扫描原稿的两面。请从以下选项中进行选择。 [ 单面 ] — 选择该选项，仅扫描原稿的正面。 [ 书本拼页 ] — 选择该选项，以相同的方向，扫描原稿的两面。 [ 上下拼页 ] — 选择该选项，先以一个方向扫描原稿正面，然后旋转 180 度扫描背面。 指定原稿尺寸 要指定原稿尺寸，请按 [ 原稿尺寸 ] 键。按键后，显示可选的原稿尺寸键和以下其它键： 50 更改扫描设置 3 常用功能 3.常用功能 [ 自动 ] — 选择该选项，设备自动检测原稿的大小。 [ 混合原稿尺寸 ] — 当在自动双面输稿器中放置不同尺寸的原稿时，选择该选项。 ⊼ᛣ 在以下机型中使用 [ 自动 ] 和 [ 混合原稿尺寸 ] 时，必须安装自动双面输稿器。 - e-STUDIO2551C 系列 更改压缩倍率 您可为扫描的图像数据选择压缩倍率。通常情况下，压缩倍率越高，图像质量越低。请从以下选项中进行选择： [ 低 ] — 选择该选项，应用较低的压缩倍率，提高图像质量。 [ 中 ] — 选择该选项，使用中等压缩倍率来压缩数据，以取得中等的图像质量。 [ 高 ] — 选择该选项，使用较高的压缩倍率。当您想要最小化数据尺寸，而不是提高图像质量时，适用该选项。 ⊼ᛣ 在以下环境中，不可使用压缩倍率设置： y 在文件格式设置中选择 [SLIM PDF]。 y 在色彩模式设置中选择 [ 黑白 ]。 更改扫描设置 51 3 常用功能 删除空白页 如果您的原稿含有空白页，扫描结果中可删除该空白页。要使用该功能，请启用忽略空白页设置。 [ 开 ] — 当您想要启用该功能，从扫描结果中删除空白页时，选择该选项。 [ 关 ] — 当您想要禁用该功能，在扫描作业中包含空白页时，选择该选项。 ⊼ᛣ 在以下情况下，设备可能不能正确检测空白页： y 原稿含有半色调页面。 y 页面上包含细小的文本 / 图像，例如：打印在空白页面上的页码。 52 更改扫描设置 3 常用功能 3.常用功能 消除图像黑边框 如果扫描原稿时，特别是当扫描类似驾驶执照大小的原稿或像字典一样厚的书本时，希望打开原稿盖板。此时，打开的盖 板就会让光线进入原稿玻璃表面，从而在扫描图像外部形成黑色边框。使用周边消除功能可消除该黑边框。 ݇ ᓔ [ 开 ] — 选择该选项，启用周边消除功能。按下此键后，可使用范围调整滑动键。 [ 关 ] — 选择该选项，禁用周边消除功能。 范围调整 — 使用 除的区域越大。 和 ，在 7 级水平范围中选择合适的感光度值，以检测图像和外边框之间的边界。水平越高，消 ᦤ⼎ 使用控制面板可更改检测各个作业图像和外边框的感光度值。 ⊼ᛣ y 无论何种设置，可在以下条件中禁用该功能： - 扫描时，关闭原稿盖板。 - 使用自动双面输稿器来扫描原稿。 y 手动设置正确的曝光。启用周边消除功能将取消自动曝光调整功能。 第 54 页 “调整曝光” y 当原稿含有凹面陷入形状的图像时，使用该功能可能将不能输出正确的作业。 y 在以下条件下，可能不能正确消除黑边框： - 光线进入放置在原稿玻璃上原稿的边距区域。 - 扫描原稿玻璃上放置的原稿时，同时扫描了手或手指。 y 要在以下机型中使用该功能，请指定原稿尺寸。 - e-STUDIO2550C 系列 - e-STUDIO2551C 系列 第 50 页 “指定原稿尺寸” 更改扫描设置 53 3 常用功能 调整曝光 使用 或 ，在 11 级的水平范围中选择所需的曝光。如果选择了 [ 自动 ]，将启用自动曝光功能，从而自动设置最适 合原稿的曝光水平。 调整对比度 使用 或 ，在 9 级的水平范围中选择所需的对比度设置。 ⊼ᛣ 只有在色彩模式设置中选择了 [ 彩色 ] 或 [ 自动彩色 ]，才可进行对比度设置。 调整背景浓度 使用背景调整设置，您可调淡或加深扫描作业的背景浓度。使用 54 更改扫描设置 或 ，在 9 级的水平范围中选择所需的背景浓度。 3 常用功能 3.常用功能 调整锐度 进行锐度设置将决定您的扫描作业是否清晰或模糊。使用 和 ，在 9 级的水平范围中进行所需的设置。 调整色彩平衡 进行饱和度和 RGB 调整设置，可调整扫描作业的色彩平衡。 ⊼ᛣ 只有在色彩模式设置中选择了 [ 彩色 ] 或 [ 自动彩色 ]，才可显示上图中的页面。 饱和度 使用 或 ，手动指定饱和度水平。 RGB 调整 使用 或 ，手动指定各个颜色的浓度水平：红色 (R)、绿色 (G) 和蓝色 (B)。 ᦤ⼎ 如果要将所有颜色的色彩平衡恢复到默认值，请按 [ 重置 ] 键。 更改扫描设置 55 3 常用功能 预览扫描 使用预览功能，在保存或发送扫描作业的电子邮件前，可在触摸屏上进行查看。请根据以下步骤进行操作。 ⊼ᛣ y 预览功能仅适用于以下机型 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） y 预览功能不可与 WS 扫描功能共同使用。 预览扫描 1 在扫描或传真菜单屏幕上，按 [ 预览 ] 键。 2 请参见以下部分，适用所需的扫描功能，然后扫描文件： 第 18 页 “扫描到文件” 第 26 页 “扫描到电子邮件” 第 33 页 “扫描到 USB” 第 103 页 “发送互联网传真” 有关如何使用扫描到电子归档功能进行文件扫描的说明，请参见 e-Filing Guide。 ⊼ᛣ 预览功能不可与 WS 扫描功能共同使用。 56 预览扫描 3 常用功能 3.常用功能 3 请仔细检查预览的扫描作业内容。要保存或发送扫描作业的电子邮件，请按 [ 确定 ] 键。 y y y y y 如果您还需扫描更多的原稿，请将其放在原稿玻璃或自动双面输稿器中，然后按 [ 开始 ] 键。 要删除当前预览的页面，请按 [ 删除页面 ] 键。 要替换当前预览的页面，请按 [ 替换页面 ] 键。 要在当前预览的页面前插入另一个扫描页，请按 [ 插入页面 ] 键。 要更改扫描设置，请按扫描菜单上的 [ 扫描设置 ] 键，或按传真菜单上的 [ 选项 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” 第 103 页 “发送互联网传真” ᦤ⼎ y 如下所示，有三种类型的预览方式。 - — 按此键，使扫描页适合预览窗口的大小。 - — 按此键，使扫描页适合预览窗口的宽度。 - — 按此键，以实际尺寸显示扫描页。 y 使用 、 、 和 ，滚动显示的图像。 y 如果扫描多页，您可使用以下导航键来切换页面： - — 按此键，显示首页。 - — 按此键，显示上一页。 - — 按此键，显示下一页。 - — 按此键，显示末页。 预览扫描 57 3 常用功能 指定电子邮件地址 要在扫描到电子邮件功能或互联网传真中指定电子邮件地址，有以下选项可供选择： ᦤ⼎ 最多可指定 400 个地址。 第 58 页 “输入电子邮件地址” 第 60 页 “从地址簿中选择” 第 61 页 “细化搜索” 第 61 页 “使用 ID 查找地址簿” 第 62 页 “使用搜索字符串查找地址簿” 第 65 页 “使用搜索字符串查找 LDAP 服务器” 第 67 页 “选择组” 第 68 页 “使用 ID 查找组” 第 69 页 “根据名称查找组” 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” ⊼ᛣ 以下操作步骤中显示的屏幕，以使用扫描到电子邮件功能为例。屏幕外观与使用互联网传真功能时，稍有不同。 输入电子邮件地址 1 按 [ 输入 E-Mail] 键。 触摸屏上显示键盘。 2 使用键盘或数字键，输入电子邮件地址，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。 y 有关扫描到电子邮件，请继续步骤 3。 y 有关互联网传真，指定电子邮件地址。继续互联网传真操作。 第 103 页 “发送互联网传真” 58 指定电子邮件地址 3 常用功能 3.常用功能 ᦤ⼎ y 如果您想要为互联网传真指定多个电子邮件地址，请按 [ 多址 ] 键，然后重复步骤 1 和 2。 如果您按 [ 输入 E-Mail] 键时没有按 [ 多址 ] 键，您可对已输入的电子邮件地址进行编辑。 3 按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ y 按 [ 确定 ] 键之前，您可指定更多的电子邮件地址。 y 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 指定电子邮件地址 59 3 常用功能 从地址簿中选择 1 在 [ 个人 ] 选项标签上，按 选择所需的联系人。 y 有关扫描到电子邮件，请继续步骤 2。 y 有关互联网传真，指定电子邮件地址。继续互联网传真操作。 第 103 页 “发送互联网传真” ᦤ⼎ y 您可选择多个联系人。 y 所选的联系人将突出显示。 y 要取消选择，再次按 2 键。 按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 60 指定电子邮件地址 3 常用功能 3.常用功能 细化搜索 1 单击上拉式菜单，选择您想要显示的字母。 1) 单击上拉式菜单。 2) 选择您想要显示的字母。 显示以所选字母开头的地址。 2 按 ，选择所需的联系人。有关扫描到电子邮件，请在操作结束时按 [ 确定 ] 键。 ⊼ᛣ y 按 [ 确定 ] 键之前，您可指定其它的电子邮件地址。 y 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 使用 ID 查找地址簿 1 按 [ 已知 ID] 键。 指定电子邮件地址 61 3 常用功能 2 使用数字键，输入所需联系人的 ID 号，然后按 [ 确定 ] 键。 显示含有指定 ID 号的联系人的页面。 3 按所需联系人的 键。有关扫描到电子邮件，请在最后按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ y 按 [ 确定 ] 键之前，您可指定更多的电子邮件地址。 y 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 使用搜索字符串查找地址簿 1 按 [ 搜索 ] 键。 显示搜索屏幕。 62 指定电子邮件地址 3 常用功能 3.常用功能 2 按所需搜索类别中相应的键，输入搜索字符串。最后，按 [ 搜索 ] 键。 按各个键，触摸屏将显示键盘。使用该键盘和数字键，输入搜索字符串，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。 ᦤ⼎ 根据输入的字符串，搜索联系人。 3 按所需联系人的 键，然后按 [ 确定 ] 键。 y 有关扫描到电子邮件，请继续步骤 4。 y 有关互联网传真，指定电子邮件地址。要指定更多的电子邮件地址，请重复上述步骤。 ᦤ⼎ 有关扫描到电子邮件，按 [ 搜索地址 ] 或 [ 搜索组 ] 将继续使用其它搜索字符串，进行单个联系人或组的搜索。 指定电子邮件地址 63 3 常用功能 4 按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 64 指定电子邮件地址 3 常用功能 3.常用功能 使用搜索字符串查找 LDAP 服务器 ⊼ᛣ 要查找电子邮件地址的 LDAP 服务器，网络管理员必须在 TopAccess 上注册目录服务。 1 按 [ 搜索 ] 键。 显示地址搜索屏幕。 2 在位置中选择想要搜索的目录服务名称。 3 按所需搜索类别相应的键，然后输入搜索字符串。最后，按 [ 搜索 ] 键。 1) 单击下拉式菜单。 2) 选择想要搜索的目录服务名称。 按各个键，屏幕上显示键盘。使用键盘和数字键，输入搜索字符串，然后按 [ 确定 ] 键确认输入内容。 ᦤ⼎ 根据所输入的搜索字符串，搜索联系人。 指定电子邮件地址 65 3 常用功能 4 按所需联系人的 键，然后按 [ 确定 ] 键。 y 有关扫描到电子邮件，请继续步骤 5。 y 有关互联网传真，指定电子邮件地址。要指定更多的电子邮件地址，请重复上述步骤。 ᦤ⼎ y 如果您按了错误的键，请再次按该键来取消选择，或请按 [ 功能清除 ] 键，然后重新开始。 第 26 页 “扫描到电子邮件” 第 103 页 “发送互联网传真” y 有关扫描到电子邮件，按 [ 搜索地址 ] 或 [ 搜索组 ] 将继续使用其它搜索字符串，进行单个联系人或组的搜索。 5 按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 66 指定电子邮件地址 3 常用功能 3.常用功能 选择组 1 按 [ 分组 ] 键，显示 [ 分组 ] 选项标签。 2 选择所需的组。有关扫描到电子邮件，请在随后按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ y 要查看组中注册的电子邮件地址，请按 [ 内容 ] 键。 y 按 [ 确定 ] 键之前，您可指定更多的电子邮件地址。 y 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 细化组搜索 1 单击上拉式菜单，然后选择想要显示的字母。 1) 单击上拉式菜单。 2) 选择想要显示的字母。 显示以所选字母开头的地址。 指定电子邮件地址 67 3 常用功能 2 选择所需的组。有关扫描到电子邮件，请在完成操作后，按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ y 要查看组中注册的电子邮件地址，请按 [ 内容 ] 键。 y 按 [ 确定 ] 键之前，您可指定其它的电子邮件地址。 y 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 使用 ID 查找组 68 1 按 [ 分组 ] 键，显示 [ 分组 ] 选项标签。 2 按 [ 已知 ID] 键。 指定电子邮件地址 3 常用功能 3.常用功能 3 使用数字键，输入所需组的 ID 号，然后按 [ 确定 ] 键。 显示含有指定 ID 号的组页面。 4 选择所需的组。有关扫描到电子邮件，请在随后按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ y 要查看组中注册的电子邮件地址，请按 [ 内容 ] 键。 y 按 [ 确定 ] 键之前，您可指定更多的电子邮件地址。 y 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 根据名称查找组 1 按 [ 分组 ] 键，显示 [ 分组 ] 选项标签。 指定电子邮件地址 69 3 常用功能 2 按 [ 搜索 ] 键。 显示组搜索屏幕。 3 按 [ 组名 ] 键，输入所需组名称的搜索字符串。最后，按 [ 搜索 ] 键。 按 [ 组名 ] 键，触摸屏将显示键盘。使用该键盘和数字键，输入搜索字符串，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。 ᦤ⼎ 根据输入的字符串，搜索组。 4 按所需组的相应键，然后按 [ 确定 ] 键。 y 有关扫描到电子邮件，请继续步骤 5。 y 有关互联网传真，指定电子邮件地址。要指定更多的电子邮件地址，请重复上述步骤。 ᦤ⼎ 有关扫描到电子邮件，按 [ 搜索地址 ] 或 [ 搜索组 ] 将继续使用其它搜索字符串，进行单个联系人或组的搜索。 70 指定电子邮件地址 3 常用功能 3.常用功能 5 按 [ 确定 ] 键。 ᦤ⼎ y 要查看组中注册的电子邮件地址，请按 [ 内容 ] 键。 y 按 [ 确定 ] 键之前，您可指定更多的电子邮件地址。 y 如果您想要查看或删除指定的电子邮件地址，请按 [ 目的地 ] 键。 第 71 页 “查看 / 删除指定的电子邮件地址” 查看 / 删除指定的电子邮件地址 您可查看指定的电子邮件地址、联系人和组，并从列表中进行删除。 1 按 [ 目的地 ] 键。 屏幕上列出当前选择的电子邮件地址、联系人和组。 2 要从列表中删除电子邮件地址、联系人和 / 或组。请选择想要删除的内容，然后按 [ 删除 ] 键。 指定电子邮件地址 71 3 常用功能 使用两种功能进行扫描 （双重方式） 执行扫描操作时，可同时选择 2 种扫描功能。 ⊼ᛣ y 该功能仅适用于安装了硬盘的设备。 y 不可与其它扫描功能共同使用 WS 扫描功能。 使用两种功能进行扫描 （双重方式） 1 放好原稿。 2 按下控制面板上的 [ 扫描 ] 键，进入扫描菜单。 3 选择想要使用的扫描功能。 如需帮助，请参见 《快速开始手册》。 [ 电子归档 ] — 扫描作业保存在电子归档盒中。 [ 文件 ] — 扫描作业另存为文件，保存在设备的共享文件夹或网络文件夹中。 [E-Mail] — 发送扫描作业到指定的电子邮件地址。 [USB] — 按此键，将扫描作业保存到 USB 存储器中。 ⊼ᛣ 不可与其它扫描功能共同使用 WS 扫描功能。 4 72 进行所选扫描功能需要的设置，然后按 [ 确定 ] 键。 y 根据所选的扫描功能，需要的设置会不同。有关如何执行各个扫描功能设置的说明，请参见： 第 18 页 “扫描到文件” 第 26 页 “扫描到电子邮件” 第 33 页 “扫描到 USB” 有关如何使用扫描到电子邮件的功能进行文件扫描的说明，请参见 e-Filing Guide。 y 按各个扫描功能屏幕上的 [ 确定 ] 键，返回到带橘色线标识的所选功能键下的基本扫描菜单。 使用两种功能进行扫描 （双重方式） 3 常用功能 3.常用功能 5 在扫描菜单上，选择想要使用的第二个扫描功能，然后重复步骤 4。 6 按扫描菜单上的 [ 扫描 ] 键。 ⊼ᛣ y 您可同时设置 2 种扫描功能。不可同时选择 3 种扫描功能。 y 不可与其它扫描功能共同使用 WS 扫描功能。 ᦤ⼎ 要清除扫描功能，请选择该功能，然后按 [ 重置 ] 键。触摸屏显示返回到基本扫描菜单，所选按键清除。 使用两种功能进行扫描 （双重方式） 73 3 常用功能 7 如果显示以下屏幕，请在原稿玻璃上放置其它原稿，然后按 [ 扫描 ] 键或 [ 开始 ] 键继续扫描。要 结束作业，请按 [ 作业完成 ] 键，然后按 [ 功能清除 ] 键。 y 在以下情况下，不会显示上述屏幕： - 您通过自动双面输稿器扫描原稿，却没有按 [ 继续 ] 键来扫描其余的原稿。 - 显示扫描预览。 y 要取消操作，请按 [ 取消作业 ] 键。 y 要更改扫描设置，请按 [ 扫描设置 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” ⊼ᛣ y 当设备扫描的作业超出 1000 页时，则显示信息 “原件数超出了限定。要保存已存原件吗？”如果想要保存 扫描作业，按 [ 是 ] 键。 如果设备没有安装硬盘，扫描的原稿将不会被保存在设备中，但是仍然可执行扫描直到内存满。有关可扫描 的大致页数，请参阅： 第 18 页 “扫描到文件” y 当设备硬盘上暂时的工作空间已满时，则显示信息并取消作业。在 TopAccess[ 设备 ] 选项标签上可查看可用 的工作空间。 y 如果要在设备硬盘中存储的作业数量超出了 20，则将显示指示设备内存已满的信息。此时，请稍等直到内存 可用，或按 [ 作业状态 ] 键来删除不需要的作业。 第 42 页 “查看扫描作业状态” 74 使用两种功能进行扫描 （双重方式） 3 常用功能 加密 PDF 文件 当使用 “扫描到文件”、“扫描到电子邮件”或 “扫描到 USB”功能时，按照以下步骤，如果选择了 PDF 的文件格式， 则可加密该 PDF 文件。 加密 PDF 文件 1 在扫描菜单上，从 [ 文件 ]、 [E-Mail] 或 [USB] 键中选择所需的扫描功能。 如需帮助，请参阅以下章节： 第 18 页 “扫描到文件” 第 26 页 “扫描到电子邮件” 第 33 页 “扫描到 USB” 2 在文件格式中选择 [PDF]，然后在安全设置中按 [ 开 ] 键。 显示 PDF 安全设置屏幕。 ᦤ⼎ 如果启动了强制加密设置，则安全设置中 [ 开 ] 键总会呈选中状态。要了解更改多有关强制加密设置的内容，请 参阅 MFP Management Guide。 加密 PDF 文件 75 3 常用功能 3 键入或选择以下项目，然后按 [ 确定 ] 键。 y [ 用户密码 ] 按此键，设置加密 PDF 文件的密码。当打开该文件时，需要输入该密码。 y [ 主密码 ] 按此键，设置用来更改加密等级和授权设置的密码。 ᦤ⼎ y y y y 设备出厂时，并未设置用户密码和主密码。如果发现设置了主密码，请询问您的网络管理员。 按各个键，屏幕显示键盘。使用键盘和数字键，输入密码，然后按 [ 确定 ] 键来确认输入的内容。 密码为 1 至 20 个单字节的字符，包含 “#”和 “*”。 您不可设置相同的用户密码和主密码。 ⊼ᛣ 根据管理员的安全设置，可更改用户密码和主密码。如果您无权更改主密码，就不可更改以下的加密等级或授 权设置。要重置这些密码，请询问您的网络管理员。 y 加密等级 [128bit AES] — 按此键，设置与 Acrobat 7.0 （PDF 版本 1.6）兼容的加密等级。 [128bit RC4] — 按此键，设置与 Acrobat 5.0 （PDF 版本 1.4）兼容的加密等级。 [40bit RC4] — 按此键，设置与 Acrobat 3.0 （PDF 版本 1.1）兼容的加密等级。 ⊼ᛣ 当选择了 [128bit AES] 时，则不可通过 USB 直接打印来输出创建的 PDF 文件。在这种情况下，请使用客户端 计算机来打印文件。要了解更多有关 USB 直接打印的内容，请参阅 《打印功能手册》。 y 授权 [ 打印 ] — 按此键，授权用户来打印 PDF 文件。 [ 更改 ] — 按此键，授权用户来编辑和转换 PDF 文件。 [ 提取 ] — 按此键，授权用户来复制或提取 PDF 文件的内容。 [ 辅助工具 ] — 按此键，启动辅助工具的功能。 4 76 请根据需要，进行其它设置，然后按 [ 扫描 ] 键来扫描文件。 如需帮助，请参阅： 第 18 页 “扫描到文件” 第 26 页 “扫描到电子邮件” 第 33 页 “扫描到 USB” 第 46 页 “更改扫描设置” 加密 PDF 文件 4. 使用模板 本章描述如何使用使用模板来扫描文件。 注册扫描模板............................................................................................................................ 78 使用扫描模板............................................................................................................................ 84 4 使用模板 注册扫描模板 一旦注册了模板，您就可通过调用一组扫描设置，轻松地执行扫描操作。根据用途，可在公共模板组或私密模板组中注册 模板。 y 公共模板组 该组用于注册类似公司或部门内所有用户都要经常使用的扫描模板。设置密码可限制对模板的访问权限。 y 私密模板组 该组由各个部门或用户创建和控制，用来注册专属的模板。组 #001 包含预定义的模板，适用各种不同的场合。为各个 组设置密码可限制用户的使用权限。 ⊼ᛣ y 根据机型，每组可注册的最大组数量和最大模板数量不同。 最大的组数量 机型 每组最大的模板数量 公共 私密 e-STUDIO6550C 系列 1 200 64 e-STUDIO6550C 系列 1 200 60 e-STUDIO6550C 系列 1 200 60 e-STUDIO6550C 系列 1 200 60 装有 HDD 1 200 60 未装 HDD 1 4 12 1 4 12 e-STUDIO2550C 系列 e-STUDIO2551C 系列 y 要在公共模板组中注册模板，必须输入管理员密码。 y 除了组 #001，在其它私密模板组中注册模板时，您需要创建自己的私密模板组。如需帮助，请参见 《复印功能手 册》。 y 不可使用 WS 扫描功能来创建模板。 注册扫描模板 1 78 按下控制面板上的 [ 扫描 ] 键，进入扫描菜单。 注册扫描模板 4 使用模板 4.使用模板 2 根据需要，选择扫描功能并进行设置。 如需帮助，请参见： 第 18 页 “扫描到文件” 第 26 页 “扫描到电子邮件” 第 33 页 “扫描到 USB” 有关如何设置扫描到电子归档的说明，请参见 e-Filing Guide。 ⊼ᛣ y 在此操作步骤中，请勿按 [ 扫描 ] 键。 y 不可使用 WS 扫描功能来创建或使用模板。 3 按下触摸屏上的 [ 模板 ] 键，显示模板菜单。 4 按 [ 登记 ] 键，显示 [ 登记 ] 选项标签。 注册扫描模板 79 4 使用模板 5 选择 [PUBLIC TEMPLATE GROUP] 键或一个私密模板组键，然后按 [ 打开 ] 键。 y 如果您选择 [PUBLIC TEMPLATE GROUP] 键，则显示管理员密码屏幕。此时，请继续步骤 6。 y 如果您选择设置了密码的私密模板组，则显示密码输入屏幕。此时，请继续步骤 8。 y 如果您选择没有设置密码的私密模板组，则显示所选组的模板键。此时，请继续步骤 11。 ᦤ⼎ 如果屏幕上没有显示所需的私密模板组，请使用 6 和 来切换页面。 按 [ 密码 ] 键。 触摸屏上显示键盘。 7 使用键盘和数字键来输入管理员密码，然后按 [ 确定 ] 键。 显示所需组的模板键。请继续步骤 11。 80 注册扫描模板 4 使用模板 4.使用模板 8 按 [ 密码 ] 键。 9 使用键盘和数字键，输入所选丝密模板组的密码，然后按 [ 确定 ] 键。 10 按 [ 确定 ] 键。 显示所选组的模板键。 注册扫描模板 81 4 使用模板 11 选择一个空的模板键，然后按 [ 保存 ] 键。 ᦤ⼎ 如果您按下现有的模板键，可覆写该模板。 12 根据需要，设置以下项目，然后按 [ 保存 ] 键。 y [ 名称 1] 按此键，输入模板键上第一行显示的名称。该名称最多可包含 11 个字母数字混合字符。 y [ 名称 2] 按此键，输入模板键上第二行显示的名称。该名称最多可包含 11 个字母数字混合字符。 ⊼ᛣ [ 名称 1] 和 [ 名称 2] 不可使用以下符号： ; : / \ " = | * < > ? + [ ] , . y [ 用户名 ] 按此键，输入模板的用户名。用户名最多可包含 30 个字母数字混合字符。 y [ 密码 ] 按此键，为模板设置 1-20 位数的密码。当使用设置了密码的模板时，必须输入密码。 y 自动开始 选择启用或禁用自动开始功能。如果启用了该功能，按下模板键将自动开始操作注册模板。在启用该功能的情况 下，模板键的左下角将显示 图标。 82 注册扫描模板 4 使用模板 4.使用模板 13 按下控制面板上的 [ 功能清除 ] 键，返回扫描菜单。 注册扫描模板 83 4 使用模板 使用扫描模板 一旦注册了模板，扫描操作就会变得更加轻松。 ⊼ᛣ 使用扫描模板前，需要先注册模板。有关如何注册模板的说明，请参见： 第 78 页 “注册扫描模板” ᦤ⼎ 要使用扫描到电子邮件功能的模板，用户需要对访问 SMTP 服务器的权限进行验证。有关如何使用扫描到电子邮件 模板的说明，请参见： 第 89 页 “使用扫描到电子邮件的模板 （当验证方式选择了 SMTP 时）” y 标记代表专为智能扫描创建的模板。根据模板设置，您可能需要在执行智能扫描前，输入各种信息。启动智能 扫描功能需要安装智能扫描套件。 y 使用智能扫描功能，您可附加扫描图像的 meta 数据 （XML 文件）并通过电子邮件进行发送，或保存在设备的共享 文件夹中。有关智能扫描功能的详情，请参阅 TopAccess Guide。 y 不可在以下机型中使用智能扫描功能。 - e-STUDIO2551C 系列 y 使用扫描模板 84 1 放好原稿。 2 按下触摸屏上的 [ 模板 ] 键，进入模板菜单。 3 按下触摸屏上的 [ 模板 ] 键，显示模板菜单。 如需帮助，请参见 《快速开始手册》。 使用扫描模板 4 使用模板 4.使用模板 4 在 [ 调用 ] 选项标签上，选择包含想要使用模板的组。 y 如果您选择设置了密码的私密模板组，则显示密码输入屏幕。此时，请继续步骤 5。 y 如果您选择 [PUBLIC TEMPLATE GROUP] 键或没有设置密码的私密模板组，则显示模板键。此时，请继续步骤 8。 ᦤ⼎ 如果屏幕上没有显示所需的私密模板组，请使用 和 来切换页面。 5 按 [ 密码 ] 键。 6 在密码输入屏幕上，使用键盘和数字键输入组密码，然后按 [ 确定 ] 键。 使用扫描模板 85 4 使用模板 7 按 [ 确定 ] 键。 选择所选组的模板键。 8 选择想要使用的模板。 y 如果您选择了一个没有设置密码的模板，且该模板启用了自动开始功能 （键上显示 ），则设备将自动开始扫 描操作。（操作结束） y 如果您选择了一个没有设置密码的模板，且该模板禁用了自动开始功能，则显示扫描菜单。此时，请继续步骤 13。 y 如果您选择了一个设置了密码的模板，就需要输入密码。此时，请继续步骤 9。 y 标记代表智能扫描模板。如果您选择了智能扫描模板，请继续步骤 12。 9 86 按 [ 密码 ] 键。 使用扫描模板 4 使用模板 4.使用模板 10 在密码输入屏幕上，使用键盘和数字键，输入模板密码，然后按 [ 确定 ] 键。 11 按 [ 确定 ] 键。 如果您选择了启动了自动开始功能的模板 （键上带 12 ），设备将自动开始扫描操作。（请继续步骤 14。） 要使用智能扫描模板，请根据需要输入信息，然后按 [ 扫描 ] 键。 1) 根据需要，按各项的键并输入信息。 2) 最后，按 [ 扫描 ] 键。 继续步骤 14。 ᦤ⼎ y 上图中的输入内容为举例。请询问管理员有关需要输入的项目内容。 y 必填项用星号表示。 y 按各个键，屏幕上显示键盘。使用键盘和数字键，输入各个项目，然后按 [ 确定 ] 键来确认输入的内容。 使用扫描模板 87 4 使用模板 13 按 [ 扫描 ] 键。 ᦤ⼎ 有关以下机型，请按 [ 预览 ] 键，然后按 [ 扫描 ] 键来预览扫描的数据。 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 第 56 页 “预览扫描” 14 如果显示以下屏幕，请在原稿玻璃上放置其它原稿，然后按 [ 扫描 ] 键或 [ 开始 ] 键继续扫描。要 结束作业，请按 [ 作业完成 ] 键，然后按 [ 功能清除 ] 键。 y 在以下情况下，不会显示上述屏幕： - 您通过自动双面输稿器扫描原稿，却没有按 [ 继续 ] 键来扫描其余的原稿。 - 显示扫描预览。 y 要取消操作，请按 [ 取消作业 ] 键。 y 要更改扫描设置，请按 [ 扫描设置 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” ⊼ᛣ y 当设备扫描的作业超出 1000 页时，则显示信息 “原件数超出了限定。要保存已存原件吗？”如果想要保存 扫描作业，按 [ 是 ] 键。 如果设备没有安装硬盘，扫描的原稿将不会被保存在设备中，但是仍然可执行扫描直到内存满。有关可扫描 的大致页数，请参阅： 第 18 页 “扫描到文件” y 当设备硬盘上暂时的工作空间已满时，则显示信息并取消作业。在 TopAccess[ 设备 ] 选项标签上可查看可用 的工作空间。 y 如果要在设备硬盘中存储的作业数量超出了 20，则将显示指示设备内存已满的信息。此时，请稍等直到内存 可用，或按 [ 作业状态 ] 键来删除不需要的作业。 第 42 页 “查看扫描作业状态” 88 使用扫描模板 4 使用模板 4.使用模板 使用扫描到电子邮件的模板 （当验证方式选择了 SMTP 时） 当在 TopAccess 上，将 “扫描到电子邮件的用户验证”设置为使用 SMTP 来验证用户时，则使用扫描到电子邮件功能模 板的操作步骤稍有不同。此时，请根据以下步骤进行操作。 1 放好原稿。 2 按下控制面板上的 [ 扫描 ] 键，进入扫描菜单。 3 按下触摸屏上的 [ 模板 ] 键，进入模板菜单。 4 在 [ 调用 ] 选项标签上，选择包含想要使用模板的组。 如需帮助，请参见 《快速开始手册》。 y 如果您选择设置了密码的私密模板组，则显示密码输入屏幕。此时，请继续步骤 5。 y 如果您选择 [PUBLIC TEMPLATE GROUP] 键或没有设置密码的私密模板组，则显示模板键。此时，请继续步骤 7。 ᦤ⼎ 如果屏幕上没有显示所需的私密模板组，请使用 和 来切换页面。 使用扫描模板 89 4 使用模板 5 按 [ 密码 ] 键。 6 在密码输入屏幕上，使用键盘和数字键输入组密码，然后按 [ 确定 ] 键。 7 按 [ 确定 ] 键。 显示所选组的模板键。 90 使用扫描模板 4 使用模板 4.使用模板 8 选择想要使用的 “扫描到 E-Mail”模板。 y 如果您选择了一个设置了密码的模板，就需要输入密码。此时，请继续步骤 9。 y 如果您选择了一个没有设置密码的模板，则显示验证屏幕。此时，请继续步骤 12。 9 10 按 [ 密码 ] 键。 在密码输入屏幕上，使用键盘和数字键输入模板密码，然后按 [ 确定 ] 键。 使用扫描模板 91 4 使用模板 11 按 [ 确定 ] 键。 12 在验证屏幕上，输入用户名和密码来完成用户验证。 1) 按 [ 用户名 ] 键，输入用户名。 2) 按 [ 密码 ] 键，输入密码。 3) 最后，按 [ 确定 ] 键。 y 如果您选择了一个启用了自动开始功能的模板 （键上显示 ），则设备将自动开始扫描操作。（操作结束） y 如果您选择了一个禁用自动开始功能的模板，则显示扫描菜单。此时，请继续步骤 13。 ᦤ⼎ 按各个键，触摸屏显示键盘。使用该键盘和数字键，输入各个项目，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。请向管理员询 问用户名和密码。 13 按 [ 扫描 ] 键。 ᦤ⼎ 有关以下机型，请按 [ 预览 ] 键，然后按 [ 扫描 ] 键来预览扫描的数据。 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 第 56 页 “预览扫描” 92 使用扫描模板 4 使用模板 4.使用模板 14 如果显示以下屏幕，请在原稿玻璃上放置其它原稿，然后按 [ 扫描 ] 键或 [ 开始 ] 键继续扫描。要 结束作业，请按 [ 作业完成 ] 键，然后按 [ 功能清除 ] 键。 y 在以下情况下，不会显示上述屏幕： - 您通过自动双面输稿器扫描原稿，却没有按 [ 继续 ] 键来扫描其余的原稿。 - 显示扫描预览。 y 要取消操作，请按 [ 取消作业 ] 键。 y 要更改扫描设置，请按 [ 扫描设置 ] 键。 第 46 页 “更改扫描设置” ⊼ᛣ y 当设备扫描的作业超出 1000 页时，则显示信息 “原件数超出了限定。要保存已存原件吗？”如果想要保存 扫描作业，按 [ 是 ] 键。 如果设备没有安装硬盘，扫描的原稿将不会被保存在设备中，但是仍然可执行扫描直到内存满。有关可扫描 的大致页数，请参阅： 第 18 页 “扫描到文件” y 当设备硬盘上暂时的工作空间已满时，则显示信息并取消作业。在 TopAccess[ 设备 ] 选项标签上可查看可用 的工作空间。 y 如果要在设备硬盘中存储的作业数量超出了 20，则将显示指示设备内存已满的信息。此时，请稍等直到内存 可用，或按 [ 作业状态 ] 键来删除不需要的作业。 第 42 页 “查看扫描作业状态” 使用扫描模板 93 4 使用模板 94 使用扫描模板 5. 其它扫描方式 本章概述用户软件 CD-ROM 或用户软件 / 文件 DVD 附带的扫描驱动程序。 使用 TOSHIBA e-STUDIO 远程扫描驱动程序来扫描图像........................................................ 96 使用 TOSHIBA e-STUDIO WIA 驱动程序来扫描图像 .............................................................. 97 5 其它扫描方式 使用 TOSHIBA e-STUDIO 远程扫描驱动程序来扫描图像 用户软件 CD-ROM 或用户软件 / 文件 DVD 附带的扫描驱动程序之一就是 TOSHIBA e-STUDIO 远程扫描驱动程序。使用 该驱动程序，您可通过 TCP/IP 网络上的 Windows 计算机，执行远程扫描操作。同时，扫描作业也可下载到运行 TWAIN 兼容应用程序的 Windows 计算机上。 有关如何安装驱动程序的内容，请参阅 《软件安装手册》。 96 使用 TOSHIBA e-STUDIO 远程扫描驱动程序来扫描图像 5 其它扫描方式 使用 TOSHIBA e-STUDIO WIA 驱动程序来扫描图像 用户软件 CD-ROM 或用户软件 / 文件 DVD 也包含适合 Windows XP/Windows Vista/Windows 7/Windows Server 2003/ Windows Server 2008 用户使用的 TOSHIBA e-STUDIO WIA 驱动程序。该驱动程序可与 WIA 兼容性应用程序共同使用， 例如：Windows XP 或 Windows Vista 支持的 “画图”软件，以在设备上扫描图像并下载到客户端计算机上。 ⊼ᛣ 如果仅启动了部门管理功能，就需输入部门代码。 有关如何安装驱动程序的说明，请参见 《软件安装手册》。有关如何扫描和获取图像到计算机上的说明，请参见 WIA 兼容 性应用程序附带的文件。 ⊼ᛣ 如果您当前使用的是 Windows XP 或 Windows Server 2003，请根据以下步骤，在完成驱动程序的安装后，将设备注 册到 TOSHIBA e-STUDIO WIA 驱动程序。 1. 双击 [ 控制面板 ] 中的 [ 扫描仪和照相机 ]。 2. 鼠标右键单击 [TOSHIBA e-STUDIO WIA 驱动程序 ]，然后单击 [ 属性 ]。 3. 单击 [ 设备设置 ] 标签菜单上的 [ 查找 ]。 4. 单击 [ 开始查找 ]。 5. 选择该设备，然后按 [ 确定 ]。 6. 单击 [ 确定 ]。 使用 TOSHIBA e-STUDIO WIA 驱动程序来扫描图像 97 5 其它扫描方式 98 使用 TOSHIBA e-STUDIO WIA 驱动程序来扫描图像 6. 互联网传真 本章描述互联网传真功能。 互联网传真的注意事项 ........................................................................................................... 100 查看触摸屏上的传真菜单........................................................................................................ 101 发送互联网传真 ...................................................................................................................... 103 发送互联网传真 ..................................................................................................................................................103 另存为文件 （互联网传真并保存）.....................................................................................................................106 设置高级功能...................................................................................................................................................... 111 接收互联网传真 ...................................................................................................................... 115 可用的文件格式 .................................................................................................................................................. 115 接收互联网传真 .................................................................................................................................................. 115 查看互联网传真作业状态和日志 ............................................................................................. 116 查看互联网传真作业状态.................................................................................................................................... 116 查看互联网传真作业的发送日志 ......................................................................................................................... 117 查看互联网传真作业的接收日志 ......................................................................................................................... 118 在地址簿中保存联系人信息 ................................................................................................................................ 118 6 互联网传真 互联网传真的注意事项 除非对互联网传真的工作原理十分了解，它的运作方式类似电子邮件，所以发生的问题也很相似。请在使用互联网传真功 能前，仔细阅读并熟悉以下的注意事项： y 与传统的传真不同，互联网传真发送文件的副本到电子邮件服务器，然后再发送到互联网上时，并不通过 PSTN*。它 不与收件人进行直接的通信。当发送的文件副本到达电子邮件服务器时，理论上就认为完成了互联网传真的发送。 y 进行互联网发送的安全等级较低。当要发送机密文件时，建议使用传统的传真方式。 y 由于线路交通繁忙，接收互联网传真可能需要等待一些时间。 y 如果发送的文件数据大小超出了电子邮件服务器配置上设置的限制，发送可能就会失败。 y 当您给多个收件人发送互联网传真时，如果设置打印标题页，则将打印所有收件人的电子邮件地址。如果您需要加强 个人信息的安全性，请分别给每个收件人发送互联网传真，而不同时发送给多个收件人。 * PSTN （公共交换电话网络）是全球的电话系统，借助铜线发送模拟信号，以在全世界范围内通信。 ⊼ᛣ 以下功能仅适用于安装了硬盘的设备。 - 预览扫描 - 通过互联网传真将发送数据作为文件保存在设备的共享文件夹中 （互联网传真并保存） 100 互联网传真的注意事项 6 互联网传真 查看触摸屏上的传真菜单 当按下控制面板上的 [ 传真 ] 键时，触摸屏上就会显示传真菜单。 ⊼ᛣ 如果使用部门管理或用户管理功能来管理设备，就需要输入部门代 码或用户信息，例如：用户名和密码。 10 1 2 3 9 4 5 8 6 7 1. 信息显示区域 显示操作指示和设备状态。 2. [ 个人 ] 标签 在此标签上，您可选择与互联网传真操作相关的单个联系人和各种功能键。 3. [ 分组 ] 标签 在此标签上，您可选择与互联网传真操作相关的联系人组合各种功能键。 4. [ 地址 ] 标签 此标签包含设备地址簿中保存的联系人信息，并显示 [ 个人 ] 和 [ 分组 ] 标签上的信息。 5. [ 高级 ] 标签 可在此标签上使用各种类型的高级功能。 第 111 页 “设置高级功能” 6. 警告信息显示区域 当需要更换墨粉盒或清洁废粉盒等时，设备将显示警告信息。有关这些信息的详情，请参见 《故障排除手册》。 7. 日期和时间 查看触摸屏上的传真菜单 101 6 互联网传真 8. [ 作业状态 ] 当您想要监视复印、传真、扫描和 / 或打印作业，或查看作业日志时，请按此键。 第 116 页 “查看互联网传真作业状态” 第 117 页 “查看互联网传真作业的发送日志” 第 118 页 “查看互联网传真作业的接收日志” 9. [ 预览 ] 按此键，预览扫描内容。 第 56 页 “预览扫描” ⊼ᛣ 只有以下机型才会显示 [ 预览 ]： - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 10. [ 发送 ] 按此键，发送设备上放置的文件副本。 11. [ 存储 ] 当您想要发送文件副本并将发送的数据保存在设备的硬盘中时，请按此键。 第 106 页 “另存为文件 （互联网传真并保存）” 102 查看触摸屏上的传真菜单 6 互联网传真 发送互联网传真 与扫描到电子邮件功能类似，互联网传真将扫描数据作为附件发送到指定的电子邮件地址。区别在于，文件格式是 TIFFFX(Profile S)，可使用互联网传真设备接收和打印。如果再进行一些操作，也可保存每一次互联网传真作业的发送数据或 设置高级功能。 第 103 页 “发送互联网传真” 第 106 页 “另存为文件 （互联网传真并保存）” 第 111 页 “设置高级功能” ⊼ᛣ 要使用互联网传真功能，网络管理员必须对设备配置进行设置。 发送互联网传真 发送互联网传真 1 放好原稿。 2 按下控制面板上的 [ 传真 ] 键。 3 按下 [ 地址 ] 标签上的 [ 选项 ] 键。 如需帮助，请参见 《快速开始手册》。 发送互联网传真 103 6 互联网传真 4 根据需要，指定以下项目，然后按 。 y 分辨率 选择扫描原稿的分辨率。 ⊼ᛣ 发送互联网传真时，即使选择了 [ 超精细 ]，通常也会使用 [ 精细 ]。 y 原稿模式 选择扫描原稿的原稿模式，以获取最佳的图像质量。 [ 文本 ] — 按此键，扫描文本型原稿。 [ 文本 / 照片 ] — 按此键，扫描由文本和照片组成的原稿。 [ 照片 ] — 按此键，对打印在照相纸上的照片型原稿进行扫描。 ᦤ⼎ 当选择 [ 文本 / 照片 ] 或 [ 照片 ] 时，发送互联网传真可能需要一些时间。 y 传送类型 发送互联网传真时，仅可选择 [ 内存传送 ]。 只有在设备上安装了传真单元，才可选择此键。 y 原稿尺寸 根据原稿尺寸，选择相应的键。要使设备自动设置原稿尺寸，请按 [ 自动 ] 键。 使用不同尺寸的原稿时，请按 [ 不同宽度 ] 键。 ⊼ᛣ 互联网传真发送与 A4、LT 或 LG 原稿尺寸相同的副本。大于 A4、LT 或 LG 尺寸的原稿将缩减至 A4 或 LT 尺 寸，而小于这些尺寸的原稿将在不放大的前提下，作为 A4 或 LT 尺寸进行发送。 y 曝光 选择扫描原稿的合适曝光水平。按 [ 自动 ] 键，将自动设置最适合原稿的曝光水平。要手动设置曝光，请使用 和 104 来选择合适的曝光。 发送互联网传真 6 互联网传真 6.互联网传真 5 根据需要，指定以下项目，然后按 [ 确定 ] 键。 y [ 主题 ] 按此键，输入发送互联网传真的主题。 y [ 正文 ] 按此键，输入发送互联网传真的主体信息。 ᦤ⼎ y 按各个键，触摸屏上显示键盘。使用该键盘和数字键，输入各个项目，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。 y 管理员可通过 TopAccess 更改主体信息。有关详情，请参见 TopAccess Guide。 ⊼ᛣ 上述步骤中提及了互联网传真所需的所有设置。除此之外的设置仅用于传真发送。 6 指定您想要送达的电子邮件地址，然后按 [ 发送 ] 键或 [ 开始 ] 键。 您可使用各种不同的方式来指定电子邮件地址。有关详情，请参见： 第 58 页 “指定电子邮件地址” ᦤ⼎ y 您可将发送的互联网传真另存为文件。 第 106 页 “另存为文件 （互联网传真并保存）” y 您也可设置高级功能，例如：双面扫描和优先权预约。 第 111 页 “设置高级功能” y 有关以下机型，请按 [ 预览 ] 键，然后按 [ 扫描 ] 键来预览扫描的数据。 - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 第 56 页 “预览扫描” 发送互联网传真 105 6 互联网传真 7 如果显示以下屏幕，请在原稿玻璃上放置其它原稿，然后按 [ 扫描 ] 或 [ 开始 ] 键继续扫描。如果 完成了所有原稿的扫描，请按 [ 作业完成 ] 键。 y 当通过自动双面输稿器扫描原稿时，不会显示上述屏幕。 y 要取消操作，请按 [ 取消作业 ] 键。 y 要更改所选的设置，请按 [ 选项 ] 键。 另存为文件 （互联网传真并保存） 发送互联网传真时，您也可在设备的共享文件夹和 / 或网络文件夹 （远端 1 或远端 2）中保存发送的数据。 ⊼ᛣ y 要在网络文件夹中保存数据，管理员需要对设备配置进行设置。有关详情，请参见 TopAccess Guide。 y 当启动了强制加密设置时，互联网传真并保存将不可用。要了解更多有关强制加密设置的内容，请参阅 MFP Management Guide。 y 只有在设备上安装了硬盘，才可将发送数据作为文件保存在其共享文件夹 （本地 MFP）中。 另存为文件 （互联网传真并保存） 106 1 请参考 “发送互联网传真” ( 2 按 [ 存储 ] 键。 发送互联网传真 第 103 页 ) 并根据步骤 1 到 5 进行操作。 6 互联网传真 6.互联网传真 3 如果想要在设备的共享文件夹中保存数据，选择 [ 本地 MFP] 键并确认它突出显示。 请继续步骤 6。 ᦤ⼎ 如果管理员启用了在网络文件夹中保存数据，您可从 [ 本地 MFP]、 [ 远端 1] 和 [ 远端 2] 中选择 2 个文件目的 地。如果您想要选择 [ 远端 1] 和 / 或 [ 远端 2]，请继续步骤 4。 ⊼ᛣ 对于没有安装硬盘的设备，只可指定 [ 远端 1] 或 [ 远端 2] 为文件目的地。不可指定 [ 本地 MFP] 和多个目的地。 4 要在网络文件夹中保存数据，请按 [ 远端 1] 键或 [ 远端 2] 键。 y 如果管理员配置了所选的远端目的地 （远端 1 或 2），则您可指定所需的网络文件夹，触摸屏显示设置远端目的 地的菜单。请继续步骤 5。 y 如果管理员已经定义了所选的远端目的地 （远端 1 或 2），则扫描作业将保存在指定的网络文件夹内，按此键并 不会显示指定文件目的地的屏幕。此时，您不可更改文件目的地。请继续步骤 6。如果您需要更改设置的远端目 的地，请向您的网络管理员寻求帮助。 发送互联网传真 107 6 互联网传真 5 选择远端目的地的文件夹。 1) 选择 FTP、SMB、 NetWare IPX、 NetWare IP 或 FTPS 作为发送文件的协议。 2) 按 [ 服务器名 ]、 [ 网络路径 ]、 [ 登录用户名 ]、 [ 密码 ] 和 / 或 [ 命令端口 ]，指定文件目的地。 3) 最后，按 [ 确定 ] 键。 y [ 服务器名 ] （仅为 FTP， NetWare IPX， NetWare IP 和 FTPS） 选择 [FTP]： 输入 FTP 服务器的 IP 地址。例如：要发送数据到 “ftp://10.10.70.101/user01/internetfax/,”请在该文本框中输入 “10.10.70.101”。 选择 [NetWare IPX]： 输入 NetWare 文件服务器或树 / 上下文的名称 （当 NDS 可用时）。 选择 [NetWare IP]： 输入 NetWare 文件服务器的 IP 地址。 选择 [FTPS]： 输入 FTPS 服务器的 IP 地址。例如，要发送扫描数据到 “ftps://10.10.70.101/user01/scan/”，请在该文本框内输 入 “10.10.70.101”。 y [ 网络路径 ] 选择 [FTP]： 输入到达想要保存数据的 FTP 服务器中的文件夹的路径。例如：要发送数据到 “ftp://10.10.70.101/user01/ internetfax/,”请在该文本框中输入 “user01\internetfax”。 选择 [SMB]： 输入到达想要保存数据的文件夹的网络路径。 选择 [NetWare IPX] 或 [NetWare IP]： 输入到达想要保存数据的 NetWare 文件服务器中的文件夹的路径。例如：要发送数据到 NetWare 文件服务器中的 “sys\internetfax”文件夹，请在该文本框中输入 “\sys\internetfax”。 选择 [FTPS]： 输入到想要保存扫描数据的 FTPS 服务中的文件夹的路径。例如，发送扫描数据到 “ftps://10.10.70.101/user01/ scan/，”，请在该文本框内输入 “user01\scan”。 y [ 登录用户名 ] 选择 [FTP]： 根据需要，输入 FTP 服务器的登录用户名。 选择 [SMB]： 根据需要，输入访问网络文件夹的用户名。 选择 [NetWare IPX] 或 [NetWare IP]： 根据需要，输入 NetWare 文件服务器的登录用户名。 选择 [FTPS]： 根据需要，输入 FTPS 服务器的登录用户名。 y [ 密码 ] 选择 [FTP]： 根据需要，输入 FTP 服务器的登录密码。 选择 [SMB]： 根据需要，输入访问网络文件夹的密码。 选择 [NetWare IPX] 或 [NetWare IP]： 根据需要，输入 NetWare 文件服务器的登录密码。 选择 [FTPS]： 根据需要，输入 FTPS 服务器的登录密码。 108 发送互联网传真 6 互联网传真 6.互联网传真 y [ 命令端口 ] （仅为 FTP 和 FTPS） 输入用于命令执行的端口号。默认设置下，该文本框中为 “-”，使用由管理员设置的端口号。只有在您想要使用另 一个端口号时，才更改该文本框中的内容。 ᦤ⼎ 按各个键，触摸屏上显示键盘。使用该键盘和数字键，输入各个项目，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。 6 根据需要，定义新文件的设置。 1) 按 [ 文件名 ]，更改文件名。 2) 选择文件格式和 / 或多页 / 单页设置的选项。 3) 最后，按 [ 确定 ]。 y [ 文件名 ] 按各个键，触摸屏上显示键盘。使用该键盘和数字键，更改文件名，然后按 [ 确定 ] 键进行确认。文件名最多可包 含 128 个字符。 ᦤ⼎ 根据所用字母的类型，可删除文件名的后缀字符 （最多 74 个）。 y 文件格式 [PDF] — 按此键，将扫描作业存储为 PDF 文件。 [TIFF] — 按此键，将扫描作业存储为 TIFF 文件。 [XPS] — 按此键，将扫描作业存储为 XPS 文件。 ᦤ⼎ 只有以下机型和操作系统才支持 XPS 文件： 机型： - e-STUDIO4540C 系列 - e-STUDIO6550C 系列 - e-STUDIO456 系列 - e-STUDIO856 系列 - e-STUDIO2550C 系列 （仅当安装了硬盘时） 操作系统 - Windows Vista - Windows 7 - Windows Server 2008 SP1 或更新版本 - 安装了 .NET Framework 3.0 的 Windows XP SP2 或更新版本 - 安装了 .NET Framework 3.0 的 Windows Server 2003 SP1 或更新版本 y 多页 / 单页 [ 多页 ] — 按此键，将扫描作业存储为多页文件。当您扫描多页时，设备将扫描的所有页面保存为一个文件。 [ 单页 ] — 按此键，将扫描作业的每一页存储为单个文件。当您扫描多页时，设备将每一页面分别保存为单个文 件。 发送互联网传真 109 6 互联网传真 7 请参考 “发送互联网传真” ( 第 103 页 )，并根据步骤 6 和 7 来发送文件。 ᦤ⼎ y 完成互联网传真发送后，设备将保存发送的数据。如果在多次尝试后，发送仍然失败，设备将在所选的文件 夹中保存数据。管理员可在 TopAccess 上指定重试发送的次数。 y 如果数据保存在设备的共享文件夹中，则可在 “file_share”文件夹下的 “TXFAX”文件夹中找到保存的数 据。如需了解更多有关 “file_share”文件夹的信息，请参见： 第 40 页 “使用保存的扫描数据” 110 发送互联网传真 6 互联网传真 6.互联网传真 设置高级功能 在操作互联网传真时，如果按 [ 高级 ] 键，将显示 [ 高级 ] 标签。在该标签上，可使用以下高级功能： y 双面扫描 — 当您想要使用自动双面输稿器来发送双面原稿时，请使用该功能。 第 111 页 “设置双面扫描” y 优先权预约 — 当您想要在当前预约的发送作业前发送原稿时，请使用该功能。 第 113 页 “设置优先权预约” 设置双面扫描 当您想要使用自动双面输稿器来发送双面原稿时，请使用该功能。完成发送后，将恢复该功能的默认设置。如果想要使用 该功能，就需要每次启用该设置。 ⊼ᛣ 要在自动双面输稿器中放置 A4 或 LT 尺寸的原稿，请纵向放置。 设置双面扫描 1 按 [ 高级 ] 键，显示 [ 高级 ] 标签。 2 按 [ 双面扫描 ] 键。 显示双面扫描屏幕。 发送互联网传真 111 6 互联网传真 3 为原稿类型选择 [ 书本拼页 ] 或 [ 上下拼页 ]，然后按 [ 确定 ] 键。 4 按 [ 地址 ] 键，返回 [ 地址 ] 标签。 继续互联网传真操作。 第 103 页 “发送互联网传真” 112 发送互联网传真 6 互联网传真 6.互联网传真 设置优先权预约 当您想要在当前队列中等待的作业前发送原稿时，请使用该功能。完成发送后，将恢复该功能的默认设置。如果想要使用 该功能，就需要每次启用该设置。 ⊼ᛣ 通过输入或在地址簿中查找的方式，可指定电子邮件地址。 设置优先权预约 1 按 [ 高级 ] 键，显示 [ 高级 ] 标签。 2 按 [ 优先权预约 ] 键。 显示优先权预约屏幕。 3 按 [ 确定 ] 键。 发送互联网传真 113 6 互联网传真 4 按 [ 地址 ] 键，返回 [ 地址 ] 标签。 继续互联网传真操作。 第 103 页 “发送互联网传真” 114 发送互联网传真 6 互联网传真 接收互联网传真 可用的文件格式 设备可打印 TIFF-FX 图像、黑白格式扫描的 TIFF 图像和文本数据 （普通文本格式的电子邮件信息）。此外， TIFF-FX 图 像的分辨率必须为 8 x 3.85、 8 x 7.7 或 8 x 15.4 （点 / 毫米），而扫描的 TIFF 图像必须为 200 x 100、 200 x 200、200 x 400、 400 x 400 或 600 x 600 (dpi)。 如果接收的互联网传真的附加文件未能达到以上条件，则发生电子邮件打印错误并在接收日志上记录该错误代码。在 TopAccess 上，管理员可进行 “电子邮件打印”设置，从而可以报告形式打印错误代码。管理员也可设置设备来转发类似 互联网传真到其它电子邮件地址。有关详情，请参见 TopAccess Guide。 接收互联网传真 设备将按指定的时间间隔来访问电子邮件服务器，以检查是否发送了任何电子邮件。在手动检查的情况下，才会自动接收 并打印输出新的电子邮件。 自动接收互联网传真 管理员可在 TopAccess 上进行设备配置设置，以自动接收来自电子邮件服务器的互联网传真。如果指定了 “扫描速度” 设置，则设备将在指定的时间间隔 （出厂默认设置为 5 分钟。）访问电子邮件服务器，查收新的电子邮件。有关详情，请 参见 TopAccess Guide。 手动接收互联网传真 1 按下控制面板上的 [ 用户功能 ] 键。 2 按 [ 用户 ] 标签上的 [ 查邮件 ] 键。 y 设备开始查收新的电子邮件。如果接收到互联网传真，屏幕上显示 “接收电子邮件”。显示 “已接收新的电子 邮件”后，设备开始打印互联网传真。 y 如果没有接收到新的电子邮件，屏幕上显示 “当前没有电子邮件”。 接收互联网传真 115 6 互联网传真 查看互联网传真作业状态和日志 您可在触摸屏上查看互联网传真作业的状态。发送或接收到互联网传真后，也可查看或打印作业记录。在发送 / 接收日志 屏幕上，您可将联系人信息保存到地址簿中，例如：电话号码和电子邮件地址。 ⊼ᛣ 如果使用用户管理功能来管理设备，就需要输入用户信息，例如：用户名和密码。 第 116 页 “查看互联网传真作业状态” 第 117 页 “查看互联网传真作业的发送日志” 第 118 页 “查看互联网传真作业的接收日志” 第 118 页 “在地址簿中保存联系人信息” 查看互联网传真作业状态 按触摸屏上的 [ 作业状态 ]>[ 作业 ]>[ 传真 ]，显示正在进行或等待中的互联网传真、传统传真和网络传真作业的列表。可 根据需要，删除作业。 列表中，您可查看各个作业的文件号 （作业的时间顺序）、接收人的电子邮件地址、传真号码、日期和时间、页数和当前 状态。根据使用的机型或操作系统，最大的显示作业数量会不同。 要显示上页或下页，请按 或 。一页上显示的作业数量将根据使用的设备而不同。 要删除作业，在列表上选择作业，然后按 [ 删除 ] 键。可多选作业并删除。 要打印显示的信息，请按 [ 保留列表 ] 键。 “状态”列中列出了以下状态信息： y 线路 1 — 线路 1 正在进行的传统传真作业。 y 线路 2 — 线路 2 正在进行的传统传真作业。 y 网络 — 进行中的互联网传真。 y 延迟 — 计划在指定时间进行的传统传真或网络传真作业。 y 等待 — 等待中的作业。 y 无效 — 由无效部门代码导致的网络传真作业中断。如需了解更多有关网络传真的内容，请参见 Network Fax Guide。 要退出作业状态屏幕，请按 [ 关闭 ] 键。 116 查看互联网传真作业状态和日志 6 互联网传真 6.互联网传真 查看互联网传真作业的发送日志 发送日志屏幕上可显示互联网传真作业的发送记录。要在触摸屏上显示该记录，请按 [ 作业状态 ]>[ 日志 ]>[ 发送 ]。 在发送日志屏幕中，您可查看各个作业的文件号 （作业的时间顺序）、接收人的电子邮件地址、传真号码、日期和时间、 页数和状态 （作业结果）。 最多可列出 1000 个作业。没有安装硬盘的设备最多可显示 100 个作业。要显示上页或下页，请按 示的作业数量将根据设备的型号而不同。 要打印显示的信息，请按 [ 日志 ] 键。 如果您想要在地址簿中保存联系人信息，例如：电话号码和电子邮件地址，请按 [ 注册 ] 键。 第 118 页 “在地址簿中保存联系人信息” 或 。一页上显 要退出发送日志屏幕，请按 [ 关闭 ] 键。 ⊼ᛣ 发送日志屏幕上除了列出互联网传真作业外，还列出了传真作业。 ᦤ⼎ y 有关 “状态”列中显示错误代码的详情，请参见 《故障排除手册》。 y 可将互联网传真作业的传送记录导出到 USB 存储器上。有关详情，请参阅 MFP Management Guide。 查看互联网传真作业状态和日志 117 6 互联网传真 查看互联网传真作业的接收日志 接收日志屏幕上可显示互联网传真作业的接收记录。要在触摸屏上显示该记录，请按 [ 作业状态 ]>[ 日志 ]>[ 接收 ]。 在接收日志屏幕中，您可查看各个作业的文件号 （作业的时间顺序）、接收人的电子邮件地址、传真号码、日期和时间、 页数和状态 （作业结果）。 最多可列出 1000 个作业。没有安装硬盘的设备最多可显示 100 个作业。要显示上页或下页，请按 或 。一页上显 示的作业数量将根据设备的型号而不同。 要打印显示的信息，请按 [ 日志 ] 键。 如果您想要在地址簿中保存联系人信息，例如：电话号码和电子邮件地址，请按 [ 注册 ] 键。 第 118 页 “在地址簿中保存联系人信息” 要退出接收日志屏幕，请按 [ 关闭 ] 键。 ⊼ᛣ 接收日志屏幕上除了列出接收的互联网传真作业外，还列出了接收的传真和电子邮件作业。 ᦤ⼎ y y 有关 “状态”列中显示错误代码的详情，请参见 《故障排除手册》。 可将互联网传真作业的传送记录导出到 USB 存储器上。有关详情，请参阅 MFP Management Guide。 在地址簿中保存联系人信息 在发送、接收和扫描日志屏幕上，您可将电话号码和电子邮件地址等联系人信息保存到地址簿中。有关地址簿的详情和说 明，请参见 MFP Management Guide。 118 查看互联网传真作业状态和日志 索引 A 安全 .............................................................24, 29, 75 加密等级 .................................................................. 76 警告信息显示区域 ............................................. 14, 101 B K [?] ( 帮助键 ) ..............................................................15 饱和度 ............................................................... 16, 55 背景调整 ...................................................................16 背景浓度 ...................................................................54 本地 MFP ......................................................... 40, 107 [ 本地 MFP] ...............................................................19 边缘消除 ...................................................................16 空白页 ..................................................................... 52 C 菜单 互联网传真 ...........................................................101 扫描 ......................................................................14 查找组 ......................................................................68 触摸屏 互联网传真 ...........................................................101 扫描 ......................................................................14 存储 ........................................................................102 D 单面 / 双面扫描 ..........................................................16 导航键 ......................................................................57 登录用户名 ..............................................................108 [ 登录用户名 ] ............................................................22 地址标签 .................................................................101 地址簿 ................................................ 60, 61, 62, 118 电子归档 ...................................................................40 电子邮件地址 .............................................................58 查看 ......................................................................71 对比度 ............................................................... 16, 54 多页 / 单页 .......................................................... 24, 29 F [ 发件人地址 ] ............................................................30 [ 发件人姓名 ] ............................................................30 发送 ........................................................................102 范围调整 ............................................................ 16, 53 方向 ..........................................................................49 分辨率 .......................................................16, 47, 104 分段消息大小 .............................................................30 服务器名 .......................................................... 22, 108 G 高级标签 .................................................................101 高级功能 .................................................................111 个人标签 .................................................................101 公共模板组 ................................................................78 功能 互联网传真 .............................................................11 功能键 ......................................................................14 共享文件夹 ......................................................... 18, 40 H 红 (R) .......................................................................16 互联网传真 发送 ....................................................................103 接收 ....................................................................115 注意事项 ..............................................................100 互联网传真并保存 ....................................................106 忽略空白页 ................................................................16 J L LDAP 服务器 ............................................................ 65 蓝 (B) ....................................................................... 16 联系人信息 ............................................................. 118 两种功能 .................................................................. 72 绿 (G) ...................................................................... 16 M 密码 ................................................................. 82, 108 [ 密码 ] ..................................................................... 22 名称 1 ...................................................................... 82 名称 2 ...................................................................... 82 命令端口 ................................................................ 109 [ 命令端口 ] ............................................................... 23 模板 SMTP 验证 ............................................................ 89 使用 ...................................................................... 84 注册 ...................................................................... 78 [ 模板 ] ..................................................................... 15 默认设置 .................................................................. 16 目的地显示区域 ........................................................ 14 P PDF 加密 ...................................................................... 75 曝光 ...........................................................16, 54, 104 R RGB 调整 ........................................................... 16, 55 日期和时间 ....................................................... 14, 101 日志 发送 .................................................................... 117 互联网传真 .......................................................... 116 接收 .................................................................... 118 扫描 ...................................................................... 42 锐度 ................................................................... 16, 55 S [ 扫描 ] ..................................................................... 14 扫描到电子归档 .................................................... 6, 17 扫描到电子邮件 .................................................... 7, 26 扫描到 USB .......................................................... 8, 33 扫描到文件 ............................................................... 18 扫描到文件或 USB ...................................................... 7 扫描功能 .................................................................... 6 扫描设置 .................................................................. 46 [ 扫描设置 ] ............................................................... 15 扫描设置显示区域 ..................................................... 15 扫描速度 .................................................................... 9 色彩模式 ............................................................ 16, 46 色彩平衡 .................................................................. 55 授权 ......................................................................... 76 双面扫描 ................................................................ 111 双面原稿 .................................................................. 50 双重方式 .................................................................. 72 私密模板组 ............................................................... 78 搜索 .............................................................61, 67, 70 搜索字符串 ......................................................... 62, 65 ID ...................................................................... 61, 68 索引 119 W Web 服务 (WS) 扫描 ............................................... 8, 9 Web 服务 (WS) 扫描 ...................................................38 USB 存储设备 ............................................................41 网络路径 .................................................................108 [ 网络路径 ] ................................................................22 网络文件夹 ......................................................... 18, 41 文件格式 ....................................................23, 29, 115 [ 文件名 ] ............................................................ 23, 29 X 信息显示区域 .................................................... 14, 101 [ 选定项 ] ...................................................................15 选择组 ......................................................................67 旋转 ..........................................................................16 Y 压缩 ..........................................................................16 压缩倍率 ...................................................................51 [ 用户密码 ] ................................................................76 用户名 ......................................................................82 优先权预约 ..................................................... 111, 113 预览 ..........................................................................56 [ 预览 ] ............................................................. 15, 102 远端 1 .............................................................. 20, 107 远端 2 .............................................................. 20, 107 原稿尺寸 ....................................................16, 50, 104 原稿模式 ....................................................16, 47, 104 Z 正文 ................................................................. 28, 105 智能扫描 ............................................................ 84, 87 注册 ........................................................................117 [ 主密码 ] ...................................................................76 主题 ................................................................. 28, 105 传送类型 .................................................................104 状态 互联网传真作业 ....................................................116 扫描日志 ................................................................42 自动开始 ...................................................................82 子文件夹 ...................................................................40 组标签 ....................................................................101 作业状态 .................................................................102 [ 作业状态 ] ................................................................14 120 索引 多功能彩色数码复印机/多功能数码复印机